智能會議系統簡析

李業偉 孫群峰

中國聯合網絡通信有限公司日照市分公司 日照 276800

引言

隨著社會科技的快速發展和智能終端的普及，會議無紙化、智能化已成為企業發展的趨勢。1997年，武銳軍提出一種多媒體網絡并行會議系統方案[1]。該方案通過多媒體網絡技術解決了分散異地相關人員不能參會的問題。1999年，李業麗提出一種基于以太網的電視會議系統方案[2]。該方案采用通信設施和網絡通信軟件解決了相關人員通過互聯網參加會議的問題。2015年，李粹容基于云計算技術提出一種視頻會議系統方案[3]。該方案通過網絡、基礎設施、存儲等資源池處理會議系統中的數據與語音，有效降低了運營維護成本。2016年，錢承山基于物聯網技術提出一種交互式會議系統方案[4]。該方案通過物聯網技術解決了傳統會議功能單一、交互性差等問題。2017年，宋春光提出一種高清視頻會議系統應用研究方案[5]。該方案將視頻會議系統與生產調度、視頻監控等系統對接，從而滿足會議討論、業務協調、多方交互等會議需求。

綜上所述，以上解決方案從不同的角度解決了會議無紙化問題，但都存在一定的局限性。因此，本文設計了一種基于物聯網的智能會議系統。

1 智能會議系統關鍵技術

會議物聯網是利用各種傳感器實時采集需要監控、交互、控制會議設備的信息，并通過網絡將獲取的信息傳輸到智能會議平臺，從而實現各種會議服務和應用[6-7]。

本文系統網絡體系結構參考物聯網的3層體系結構[8]，并分別從感知層、網絡層和應用層進行闡述。本文系統網絡體系結構圖如圖1所示。

圖1 本文系統網絡體系結構圖

1)感知層。感知層采用數據采集技術負責識別參會人員和會議設備，并通過攝像頭等感知終端采集參會人員、設備電源、溫濕度、聲音大小、光照等信息，為會議管理人員決策提供主要數據源和參數。

2)網絡層。網絡層采用通信技術負責數據傳輸和語音通話。本文通過4G流量卡、WLAN和光纖互聯網相結合的方式實現會議數據傳輸，并通過3G語音網絡實現會議語音傳輸，從而保證數據傳輸的實時性。

3)應用層。應用層采用系統應用技術負責視頻會議、視頻監控、業務調度、遠程培訓等多系統的對接，并對多源數據進行融合分析和處理，實現參會人員和會議設備的監控、檢測。同時，通過網絡層及時下達指令，實現參會人員和會議設備的管理和控制，從而實現整個會議系統的智能化。

2 基于物聯網的智能會議系統

基于物聯網的智能會議系統通過智能會議系統關鍵技術不僅實現了參會人員和會議設備的智能化管理和控制，還實現了視頻監控、業務調度、遠程培訓等多系統的無縫對接。

2.1 系統設計

智能會議統由智能會議平臺、通信網絡和智能終端3個主要功能模塊組成。其中，本文的智能會議系統如圖2所示。

智能會議平臺相當于人體的大腦，整合的信息越多，實現的功能越多。智能會議平臺不僅可以分析處理智能終端采集的參會人員信息、會議設備信息和會議信息，實現常規會議無紙化，還能分析處理視頻監控、業務調度、遠程培訓等對接系統的信息，實現多系統會議智能化。

圖2 智能會議系統

通信網絡相當于人體的神經系統，既能自下而上地傳輸參會人員信息、會議設備信息和會議信息，又能自上而下地傳輸控制指令。智能會議通信網絡通過無線和有線的緊密結合，滿足了平臺與人、平臺與會議設備的通信需求，實現了整個會議信息的共享。

智能終端相當于人體的器官，既能采集信息，又能顯示信息。智能終端主要分為智能會議終端和智能控制終端。其中，智能會議終端又分為信息采集終端和顯示終端。信息采集終端也被稱為傳感器，主要被用于采集參會人員信息、會議設備信息和會議信息。顯示終端主要用于參會人員在線簽到、查看會議信息等功能，實現會議同步。智能控制終端通過無線通信方式實現會議設備的監測和遠程控制。智能終端為實現會議無紙化、智能化奠定了基礎。

2.2 系統功能

本文設計和實現的基于物聯網的智能會議系統不僅可以提供強大的會議管理的應用功能，還可以提供參會人員管理和會議設備管理，真正意義上實現無紙化、智能化。其中，智能會議系統功能結構如圖3所示。

1)人員管理。會議管理員在會前添加參會人員信息，并設置參會人員系統權限。

2)會議創建。會議管理員添加會議主題、會議時間、會議地點、會議日程等信息。

3)會議通知。會議管理員創建會議后選擇參會人員通訊錄可實現會議通知群發、簽到提醒等。

4)在線簽到。參會人員入座后點擊會議簽到模塊，可完成會議簽到。同時，系統服務器可實時統計出各位參會人員的到會情況，并為會議投票系統提供參會人員的真實人數。

圖3 智能會議系統功能結構圖

5)資料共享。會議主持人根據會議保密性，可將會議資料選擇性共享或全部共享到其它會議終端或會議大屏。參會人員可同步查看或異步查看。

6)文件批注。參會人員可以通過人機交互技術直接在會議終端顯示器上對會議資料進行批注保存。

7)會議溝通。參會人員在開會時可以通過會議終端與其他參會人員交流溝通，也可以將需要上傳的資料通過會議終端上傳至服務器，再選擇性共享或全部共享給其他參會人員。

8)在線投票。參會人員可以在線投票，而且服務器可以快速匯總統計參會人員投票情況，及時將投票結果同步公示到各個會議終端或會議大屏。

9)視頻會議。會議管理人員將會場外的參會者通過傳輸線路和多媒體設備接入主會場，以便所有參會者不僅可以聽到聲音，還可以看到對方，甚至可以討論交流。

10)音頻錄播。會議管理人員通過多媒體設備實時錄制現場會議。同時，會議管理人員可以對外直播現場會議或后期點播現場會議視頻。

11)設備管理。會議管理員通過智能控制終端在線監測會議設備運行狀態，并遠程統一升降參會人員使用的一體機，開關燈光、音響、電動窗簾、多媒體等設備。

除此之外，智能會議系統還能無縫對接視頻監控，實時觀看遠程現場畫面；對接業務調度系統，隨時進行業務經營分析，遠程調度相關部門；對接遠程培訓系統，隨時開展項目溝通、教育培訓、在線考試等等。

3 系統實現

基于物聯網的智能會議系統不僅實現了所有參會系統、設備與網絡的連接，同時實現了系統對接無縫化、文件傳輸網絡化、文件顯示編輯無紙化、會議設備可控化。其中，本文智能會議系統應用流程如圖4所示。

圖4 智能會議系統應用流程圖

1)會前應用。會議管理員通過賬號和密碼登錄智能會議系統，完成會議前期準備工作，包括人員管理、會議管理、設備管理。其中，會議管理員通過人員管理和會議管理模塊向參會人員一鍵群發會議通知。

參會人員入座前，會議管理員通過設備管理模塊智能控制會議設備，遠程啟動升起會議終端顯示器、開啟設備電源、調整會議大屏和終端顯示器顯示度、調整音響聲音大小、會場溫濕度等。

2)會中應用。參會人員入座后，點擊智能會議系統簽到模塊完成會議簽到。同時，系統后臺可以實時統計會場簽到情況，并自動提醒未簽到參會者簽到。

為了防止會前泄露會議內容，會議主持人簽到后通過U盤將會議資料上傳至系統服務器，并點擊智能分發模塊，可將上傳的會議資料分發給參會人員。參會人員在發言人主講時可以同步或異步瀏覽會議終端顯示器。同時，參會人員可以在會議終端顯示器直接批注會議原文件。

會議交流時，參會人員可以分發或群發消息，也可以通過電子白板共享畫面進行溝通交流。

投票表決時，參會人員可以點擊在線投票模塊進行投票表決。系統后臺可以自動統計投票數量，并及時將投票結果公示。

另外，參會人員有任何需要都可以通過智能會議系統向會議管理員推送信息，會議管理員根據參會人員的需要調整溫濕度、調整光照、調整聲音大小、開啟多媒體設備、切換視頻監控等對接系統。

3)會后應用。參會人員離開會議室后，系統服務器先以會議主題創建文件夾，再以參會人員姓名創建下一級會議文件夾，其中以參會人員姓名創建的文件夾用以保存參會人員的批注。同時，會議服務器自動將簽到結果或投票結果保存到會議主題文件夾中。根據涉密情況，會議管理員可以一鍵清空系統服務器中主題文件夾內的會議資料。

另外，會議管理員通過智能終端智能控制會場設備，關降會議終端顯示器、關閉設備電源等。

最后，通過在會議室部署本文系統，驗證了本文系統不僅可以實現會議前、會中、會后的智能管控，提高了工作效率，還可以使得參會人員感受到更好的參會體驗，使整個會議變得無紙化、集成化、智能化。

4 結束語

本文基于物聯網技術實現無紙化、交互式的智能會議系統，極大地降低了工作壓力，提高了參會者的開會效率。同時，節省了大量資料印刷費用，并確保了會議資料信息的保密性。但是，由于本系統要求所有的會議設備必須接入物聯網，因此如何降低接入成本，還需要進一步深入研究。