關于高校智慧校園業(yè)務流程優(yōu)化再造的研究

陸 棟

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關于高校智慧校園業(yè)務流程優(yōu)化再造的研究

陸 棟

（無錫南洋職業(yè)技術學院，江蘇 無錫 214000）

隨著智慧校園研究工作的深入開展，傳統(tǒng)管理模式的不足逐漸暴露出來，這對推動高校智慧校園業(yè)務流程上的完善與優(yōu)化提供了巨大的幫助。本文分析了高校中的人力資源管理和校園資產(chǎn)管理兩方面的業(yè)務流程，提出一些具體的優(yōu)化再造方法，希望有助于后期研究工作的進一步展開。

高校智慧校園；業(yè)務流程；優(yōu)化再造

0 引言

過去的業(yè)務流程在高校管理中雖已取得了較好的應用效果，但隨著高校學生的大量擴招，傳統(tǒng)模式已無法滿足日漸增長的高校管理需求。為了適應時代的發(fā)展，各大高校在科學技術的推動、網(wǎng)絡平臺深入應用下，從教學模式、受教育者的管理方式等方面開始了更高層次的創(chuàng)新與調整，針對性地優(yōu)化智慧校園內的業(yè)務流程，這對高校更好的適應未來的發(fā)展具有著重要的意義[1]。

1 概況

1.1 業(yè)務流程

20世紀末，業(yè)務流程的優(yōu)化再造方面被美國邁克爾·哈默與錢皮教授再次釋讀，他們通過企業(yè)中應用的業(yè)務流程再次深入思考和設計，推動其中的資金成本、服務功能、質量效果、發(fā)展速度等出現(xiàn)較明顯的改善，將不同的輸入信息資源轉化成對顧客具有一定價值的輸出活動，這對現(xiàn)代企業(yè)面臨的顧客為上、市場競爭、發(fā)展變化環(huán)境有著更好的適應能力[2]。目前，業(yè)務流程優(yōu)化的進程演變依次為流程的改進、再造、管理、治理四項。如表1所示。

表1 業(yè)務流程管理優(yōu)化的變遷

Tab.1 Changes of business process management optimization

1.2 高校業(yè)務流程優(yōu)化

傳統(tǒng)的高校業(yè)務流程中，內部管理模式的實際辦公效率大大限制了整個高校的服務質量，這就對高校業(yè)務流程的優(yōu)化再造也提出了必然的要求。在網(wǎng)絡技術的推廣下，院校內的業(yè)務活動已經(jīng)開始廣泛應用現(xiàn)代化的計算機信息技術。但需要注意的。校園業(yè)務流程的優(yōu)化再造，必須堅持現(xiàn)代管理理念、應用計算機信息技術和強化市場管理機制，立足于智慧校園的建設標準，優(yōu)化再造業(yè)務流程體現(xiàn)出較強的組織性和目的性，同時注重高校流程設計最初的目的[3]，實現(xiàn)各大高校內財務成本、服務質量、行政成本的高標準，從而推動高校業(yè)務流程成功 變革。

各大高校推行業(yè)務流程優(yōu)化，應以實現(xiàn)業(yè)務管理的持續(xù)穩(wěn)定、高效率工作為根本宗旨，規(guī)避高校管理者的權責不明、執(zhí)行力差、互相推諉等工作性問題。在高校運行過程中，管理者應堅持良好的業(yè)務流程管理理念。高校校園業(yè)務流程管理區(qū)別于一般的企業(yè)管理，它的業(yè)務流程優(yōu)化涉及到不同的節(jié)點，只有通過整合業(yè)務流程，建立全新的設計方案，保障管理工作的順暢運行和工作效率的穩(wěn)定提升，才能真正體現(xiàn)出高校服務功能的高質量，滿足現(xiàn)代高校綜合競爭力的提升和管理模式的優(yōu)化要求。

2 高校業(yè)務流程中的不足

2.1 業(yè)務流程權責不明

高校管理中的傳統(tǒng)業(yè)務流程是依照崗位職能來具體劃分的，各大高校的管理組織將學籍管理、課程管理向下劃分，其中參與的管理者和執(zhí)行者以多點式接觸方式來推行工作[4]。業(yè)務流程推行的具體指令內容較多，工作人員必須以指令性要求為準，導致業(yè)務流程的不明確，直接體現(xiàn)出高校管理的權責不明，面臨問題就扯皮推諉。

2.2 大量非增值活動流程的存在

以職能性來劃分業(yè)務流程存在一定的科學合理性，實踐管理工作在調整過程中，必然導致業(yè)務流程的重復冗雜，出現(xiàn)一些無意義的活動。依據(jù)業(yè)務流程概念，這類非增值性流程活動在管理業(yè)務方面產(chǎn)生的效果微乎其微[5]。另一方面，業(yè)務流程的結構設計冗雜，逐級上報工作進展，大大延遲了業(yè)務的開展速率，使整個管理業(yè)務的效率受到很大程度的限制（如圖1）。

2.3 信息化戰(zhàn)略不完善

各大高校在長時間建設發(fā)展中，信息系統(tǒng)應用范圍擴大、使用量增大，工作質量并未產(chǎn)生顯著性效果，其中存在的建設體系不健全、規(guī)劃設計不完善以及各部門中的管理職能過分看重、服務功能作用較小，使流程化在院校中的思想意識和應用程度大大受限[6]。

圖1 教師崗位管理業(yè)務流程再造圖

2.4 頂層設計不統(tǒng)一

據(jù)統(tǒng)計，各大高校部門中仍多沿用傳統(tǒng)理念，建設過程中的思想意識存在很大的落后性，業(yè)務工作者將主要工作范圍限定在本部門內的管理、服務方面，忽視了很多人性化需求。同時，各個部門之間的業(yè)務流程是相互獨立的，信息系統(tǒng)在收集、儲存數(shù)據(jù)資源后并未建立系統(tǒng)內部的信息數(shù)據(jù)資源共享機制[7]，導致具體的職能作用和信息資源的斷層，降低了業(yè)務執(zhí)行能力和信息資源利用的實際效果。

2.5 預測性能力不足

各大高校中的業(yè)務信息系統(tǒng)已經(jīng)廣泛上線，在業(yè)務管理的便捷性方面的作用顯著，但是相應的處理邏輯卻不能與時俱進，仍然停留在原有的固定模式上，各部門業(yè)務系統(tǒng)只能依靠傳統(tǒng)處理流程，期間造成的較大數(shù)量的審批、簽署協(xié)議工序，業(yè)務管理的內在價值也就受到很大影響[8]。

2.6 業(yè)務結構不規(guī)范

現(xiàn)階段，高校管理者的工作模式實行機械化操作，整個業(yè)務執(zhí)行未及時采取深層次反思，表現(xiàn)在管理上就是對業(yè)務流程與實踐模型的分析過程不完善，期間所需具備的業(yè)務溝通、業(yè)務管理方面都存在很大的局限性，廣大師生難以享受到的優(yōu)質的 服務。

3 優(yōu)化業(yè)務流程的方法

3.1 流程增值分析表法ASME

所謂ASME標準，即美國機械工程師協(xié)會標準，業(yè)務流程中具有較明確的不增值過程，確定出其具體存在環(huán)節(jié)和實際應推行的優(yōu)化方法。如表2，高校為廣大師生提供的基礎性業(yè)務服務和人力資源、財政資源、物質資源等基礎性成本之上提供的服務性是否充分發(fā)揮，在表格中做出分類統(tǒng)計，其中存在的不合理、不增值情況可以進行逐一明確[9]。

表2 流程增值分析表

Tab.2 Process value added analysis table

3.2 標桿瞄準法

該方法主要用于高校內重要業(yè)務的整理，將同類高校內具有一定優(yōu)勢的部門與一流高校之間實行積極地對比分析，有利于院校內部分工作內容的調整和優(yōu)化，具體思路如圖2。

圖2 標桿標準法思路

3.3 DMAIC模型法

DMAIC模型基于許多公司的6sigma經(jīng)驗總結發(fā)展后提出的，是進一步優(yōu)化再造業(yè)務管理的結果，更加適應于現(xiàn)行業(yè)務流程需求[10]。它主要包含五項因素，依次為界定、量測、分析、改進、控制。具體來說，界定業(yè)務需求，提升用戶的滿意度；量測數(shù)據(jù)，以此為基礎統(tǒng)計、校準，增強數(shù)據(jù)信息的準確性和可靠性；綜合分析數(shù)據(jù)資源，及時掌握各類問題出現(xiàn)的關鍵性影響因素；以問題關節(jié)點為基礎積極改進，更好地把控其中關鍵性因素的偏差范圍。

3.4 ESIA分析法

業(yè)務流程的非增值過程必須最大程度的把控，調整其中的核心過程，ESIA法則的提出更加適用于這一目標性原則，具體如表3。

表3 ESIA方法功能表

Tab.3 ESIA method function table

3.5 ECRS分析法

ECRS分析法是業(yè)務流程優(yōu)化再造方法中較簡單、明快的一種，目前的適用范圍較廣、使用人數(shù)較多，主要的分析點如表4。

表4 ECRS分析法關鍵內容

Tab.4 Key elements of ECRS analysis

總之，各類方法的施行，積極掌握業(yè)務流程繁雜且不存在、服務價值較小時其中的具體內容和關鍵步驟，利用更加簡便、易操作、更適合的方法，降低投入的財政、人力、物質等成本，增強服務性的綜合質量[11]。

4 優(yōu)化業(yè)務流程的細則與步驟

流程優(yōu)化以動態(tài)式的業(yè)務運行為基礎逐漸確立、調整，以更好地適應多樣化、變化式的業(yè)務管理需求，大致的優(yōu)化流程導向如圖3。

流程導向的深入確立，是掌握流程優(yōu)化的內在價值和目標方向的重要基礎，進而確定整體性的流程戰(zhàn)略，制定出更具優(yōu)勢的優(yōu)化措施，在具體實行時必須遵循一定原則，具體實行步驟可參考表5。

圖3 業(yè)務流程優(yōu)化導向

表5 業(yè)務流程優(yōu)化主要步驟

Tab.5 Main steps of business process optimization

（1）堅持以高校內的領導和師生等服務者為主體，強化設計方案和推行流程，重視滿足師生的實際需求；

（2）把控業(yè)務流程中的不增值活動，充分體現(xiàn)服務性能的高效率、低成本、準確性和容易度；

（3）借助使用度高的圖形性語言，直接表達目標宗旨，使業(yè)務流程系統(tǒng)更易理解，有利于被教育者廣泛達成共識，從而減少了一定的了解時間和培訓投入；

（4）以更細、更好的原則要求，對交叉性審核任務和子過程間的聯(lián)系能夠更好地把控其中的邏輯性；

（5）廣泛應用網(wǎng)上電子簽名，除檔案管理，都應更進一步確定審核過程中的實際需求和一定的必要因素，使業(yè)務流程更具便捷性，加強優(yōu)化；

（6）打破高校內各個部門的障礙，將流程優(yōu)化過程中的設計和制定不局限于某一部門；

（7）業(yè)務部門之間的聯(lián)系需要進一步強化，實現(xiàn)信息系統(tǒng)內所有數(shù)據(jù)資源的共享服務，簡化業(yè)務流程中涉及的用戶數(shù)據(jù)的填報數(shù)量。

5 高校智慧校園業(yè)務流程優(yōu)化

5.1 研究結果

5.1.1 人力資源管理方面

省時省力、快速高效是人力資源管理的業(yè)務流程優(yōu)化再造的根本性目標。為了穩(wěn)步增強高校內人力資源管理能力、逐步走向集約化發(fā)展模式，采用業(yè)務流程的優(yōu)化方法，使各個業(yè)務環(huán)節(jié)和單元流轉時間有所減少、業(yè)務流程中的應用鏈條和節(jié)點逐步簡化、業(yè)務流程縮減。

5.1.2 資產(chǎn)管理方面

現(xiàn)階段，高校的資產(chǎn)管理業(yè)務流程優(yōu)化多立足于ERP，使本校的教育教學、科學研究、行政管理等綜合能力顯著增強。

5.2 案例分析

就當前來看，業(yè)務流程優(yōu)化再造已經(jīng)在部分高校廣泛應用，在校內管理業(yè)務流程的確立和調整優(yōu)化已經(jīng)逐步開展，業(yè)務部門堅持“先梳理、后優(yōu)化”理念，推動整項業(yè)務工作的順利開展，使優(yōu)化中的部分流程充分體現(xiàn)積極影響。以校園中實行的“一卡通補辦業(yè)務”案例為基礎，通過分析對比流程優(yōu)化的前后特點，可以發(fā)現(xiàn)各個節(jié)點的統(tǒng)一優(yōu)化能夠在服務便捷方面逐步增強，使實現(xiàn)流程優(yōu)化效益最大化。ESIA方法、BPMN2.0標準是本次案例中采用的處理方法，在優(yōu)化前學生校園卡的補辦業(yè)務具體流程繁復，增加了部門工作的冗雜[12]。

5.2.1 清除非增值活動

院校學生經(jīng)過網(wǎng)絡平臺文件下載、前臺服務大廳領取表格、內容填寫、簽字審核等一系列的線下操作，價值增值類服務在其中并未體現(xiàn)出必要性。拒絕繁雜的程序繁雜是學生的直觀需求，高校信息化系統(tǒng)的建設應讓學生可以在線上完成一次性的填寫工程，減少程序的繁雜程度。

5.2.2 簡化程序環(huán)節(jié)

高校內的一卡通服務中心在辦理校園卡時通常收取一定的工本費，教職工在人工操作過程中需要填寫、記錄、整理信息資源并根據(jù)辦理章程中的時間范圍，同財政部門一起做好賬務核對工作。這種流程的人工操作十分繁復，容易出錯。工本費用與財務會計不一致是常有現(xiàn)象，出現(xiàn)問題卻很難發(fā)現(xiàn)其中的癥結所在，難以進行及時處理。通過信息系統(tǒng)的應用，可以將辦理程序進行線上操作，每一項工本費用的增多都可以及時對接到財政系統(tǒng)，大大提升了辦理效率。

5.2.3 整合部門內的權責和業(yè)務

根據(jù)每一位學生的在籍信息，院系主管部門對校園卡的補辦工作要嚴格審核、批準。由于價值增值型服務在整個流程中未有明確的體現(xiàn)，同時受客觀因素影響，學生的業(yè)務辦理過程中常常會有缺席問題，教職工的實際執(zhí)行力就會受到一定程度上的限制。信息系統(tǒng)、共享數(shù)據(jù)中心的逐步建立與完善，可以將學生的信息數(shù)據(jù)共享對象以程序化方式限制為本校內在籍生，將具體的一卡通辦理審核流程從兩步簡化為一步。

5.2.4 自動化業(yè)務流程

基于智慧校園信息技術的深入應用，網(wǎng)絡協(xié)同平臺上一站式的線上服務能夠更好地體現(xiàn)自動化流程優(yōu)勢，增強整體的服務質量和工作效率。

6 結語

各大高校的業(yè)務流程優(yōu)化再造，開始從理論歸于實際，應用范圍逐漸變廣。智慧校園業(yè)務流程的優(yōu)化再造可以在人事管理方面立足于業(yè)務關系來劃分權責，建立健全綜合管理流程，利用創(chuàng)新發(fā)展業(yè)務流程體系使其實踐應用更具科學性。使各大高校的經(jīng)營性資產(chǎn)、非經(jīng)營性資產(chǎn)明確類別劃分，結合資產(chǎn)管理體系的建立、正向創(chuàng)新力的發(fā)揮，構建資產(chǎn)管理流程體系，加強業(yè)務流程優(yōu)化再造的創(chuàng)新發(fā)展。智慧校園的業(yè)務流程再造是流程內各個環(huán)節(jié)的有效轉化，是對增強人員素養(yǎng)、改革行政組織制度、文化再造、調整流程結構等方面的積極融合。文中對高校業(yè)務流程優(yōu)化過程中的不足和強化措施方面簡要分析，希望在后期的實際應用中得到改進和完善。

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Research on Optimization and Reengineering of Intelligent Campus Business Process

LU Dong

(Wuxi Nanyang Vocational Technology College, Wuxi, Jiangsu 214000)

With further development of research work of smart campus, shortcomings of traditional management mode have been gradually exposed, which provides great help to business process improvement and optimization of intelligent campus. The article analyzes business process of human resource management and campus asset management in colleges and universities, puts forward some specific methods of optimization reengineering, to help further research work in later period.

Smart campus of universities; Business process; Optimization and reengineering

TP315

A

10.3969/j.issn.1003-6970.2018.08.044

陸棟(1984-)，男，實驗師，本科，研究方向：信息化建設。

本文著錄格式：陸棟. 關于高校智慧校園業(yè)務流程優(yōu)化再造的研究[J]. 軟件，2018，39（8）：210-214