信息時(shí)代下如何做好高校檔案管理工作

孫印厚 張曉言

摘要：本文主要對(duì)信息時(shí)代怎樣做好高校檔案管理工作進(jìn)行了探究，對(duì)信息時(shí)代下檔案管理的工作模式和主要特征進(jìn)行了闡述，并研究了信息技術(shù)應(yīng)用對(duì)傳統(tǒng)檔案管理工作造成的一系列影響。在此基礎(chǔ)上對(duì)信息時(shí)代下如何提升檔案管理工作質(zhì)量提出了針對(duì)性策略。

關(guān)鍵詞：信息時(shí)代；信息技術(shù)；高校檔案管理工作；促進(jìn)措施

當(dāng)今，網(wǎng)絡(luò)科技的不斷發(fā)展為全民信息化時(shí)代的到來(lái)提供了重要支撐動(dòng)力。各行各業(yè)為了適應(yīng)信息化時(shí)代，紛紛對(duì)自身的工作方式和工作狀態(tài)做出了一番調(diào)整，檔案管理工作當(dāng)然也不例外。現(xiàn)階段，檔案管理工作被各大高校高度重視，各級(jí)檔案部門(mén)都在構(gòu)建信息化檔案管理工作模式，這同樣也是保障和加強(qiáng)檔案管理工作有效運(yùn)行的具體措施。要怎么樣才能把檔案資料當(dāng)中所包含的具體實(shí)際作用在政府機(jī)關(guān)得到充分發(fā)揮呢？這個(gè)問(wèn)題一直都被檔案管理者高度重視。基于此，本文就以信息時(shí)代下如何提升檔案管理工作效率為出發(fā)點(diǎn)，闡述其主要內(nèi)容。

一、信息時(shí)代下檔案管理工作的主要內(nèi)容

1.信息時(shí)代下檔案管理的工作模式

在信息化時(shí)代，檔案管理工作的一個(gè)最為明顯的特點(diǎn)就是數(shù)字化和現(xiàn)代化。現(xiàn)在很多高校的檔案管理大多采用網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)，實(shí)物保管的方式已經(jīng)漸漸不存在了。信息時(shí)代的檔案管理工作模式和傳統(tǒng)檔案管理模式，兩者之間有著天壤之別。信息化時(shí)代的檔案管理一般都有專門(mén)的管理機(jī)構(gòu)和組織直接負(fù)責(zé)，工作人員在進(jìn)行檔案管理的時(shí)候主要依托于現(xiàn)代互聯(lián)網(wǎng)科學(xué)技術(shù)進(jìn)行收集、分類、歸納，以及服務(wù)客戶。

2.信息時(shí)代下檔案管理的明顯特征

信息時(shí)代檔案管理的特征主要表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面。第一，要對(duì)相關(guān)部門(mén)針對(duì)檔案整理編制所提出的各項(xiàng)法律法規(guī)、政策給予充分肯定和支持。第二，要將信息化時(shí)代下的電子檔案管理模式和以前的那種紙媒檔案管理模式進(jìn)行比較，查找其中的優(yōu)缺點(diǎn)。第三，依靠信息技術(shù)手段，以此來(lái)實(shí)現(xiàn)檔案管理的網(wǎng)絡(luò)化和數(shù)字化。

二、信息技術(shù)對(duì)傳統(tǒng)檔案管理工作造成的影響

1.檔案儲(chǔ)存量大大增加

這一點(diǎn)同樣也是采集多樣化檔案信息的基礎(chǔ)，以往，高校內(nèi)部的檔案資料大部分都是由文字和音像資料組成的，但是在經(jīng)過(guò)信息技術(shù)的洗禮之后，檔案的載體就從傳統(tǒng)紙媒載體變成了現(xiàn)在的電子信息載體。這樣，不但使管理更加方便，而且也極大地增加了檔案內(nèi)部的儲(chǔ)存空間。比如，一張光碟當(dāng)中可以存儲(chǔ)一萬(wàn)條信息，容量之大是傳統(tǒng)紙媒檔案所不能比的。

2.方便檔案的檢索、利用工作

依靠信息技術(shù)手段，簡(jiǎn)化了工作人員在管理檔案過(guò)程中的繁瑣步驟，極大程度上節(jié)省了人力、物力和資金的投入，使得檔案管理的綜合效率得到大幅度提升，與此同時(shí)也彰顯出了檔案管理的安全性和高效性。這樣不僅能大大減輕檔案工作人員的工作壓力，并且能使其以網(wǎng)絡(luò)作為支撐載體，對(duì)所需要的信息進(jìn)行系統(tǒng)性查找，隨時(shí)隨地，不受時(shí)間、空間、地點(diǎn)的限制。從某種程度上來(lái)說(shuō)，世界上任何一個(gè)國(guó)家和地區(qū)，只要是法律許可范圍內(nèi)的信息資料都可以被用戶拿來(lái)下載使用，且具有安全性。

三、信息時(shí)代關(guān)于做好檔案管理工作的策略

1.樹(shù)立正確的檔案工作觀念

高校檔案管理人員必須要明白，檔案信息資源管理和檔案信息化建設(shè)，兩者之間其實(shí)是相互依賴、優(yōu)勢(shì)互補(bǔ)的。在傳統(tǒng)檔案管理中，檔案信息更多的時(shí)候是當(dāng)做一種文化資源來(lái)對(duì)待，具備了檔案信息的憑據(jù)價(jià)值。可是在如今的信息時(shí)代，檔案信息更多的則是被人當(dāng)做一種可隨時(shí)利用的經(jīng)濟(jì)資源，檔案工作人員平時(shí)要做的就是將這些檔案的特有價(jià)值挖掘出來(lái)。

新時(shí)期的檔案管理人員首先要做的就是轉(zhuǎn)變思想，以往的檔案管理主要是側(cè)重于對(duì)檔案資源的利用，但是那些一直處于現(xiàn)行或半現(xiàn)行時(shí)期的文件，通常情況下則一直處于被保密的狀態(tài)，開(kāi)放性不強(qiáng)。所以在推進(jìn)檔案信息化建設(shè)的過(guò)程中，管理人員就應(yīng)該擺脫以往陳舊的管理模式，將工作重點(diǎn)放在強(qiáng)化現(xiàn)行和半現(xiàn)行的開(kāi)放性上，具體可以在適當(dāng)?shù)臅r(shí)候借助表編制和現(xiàn)行文件相關(guān)的開(kāi)放政策來(lái)實(shí)現(xiàn)。

另外，檔案管理人員要樹(shù)立起終身學(xué)習(xí)的理念。在傳統(tǒng)的檔案管理工作中，百分之九十以上的管理者對(duì)檔案管理工作當(dāng)中所運(yùn)用的對(duì)應(yīng)應(yīng)用理論沒(méi)有充分的認(rèn)識(shí)，檔案管理部門(mén)也沒(méi)有對(duì)他們?nèi)粘I(yè)務(wù)的相關(guān)技能提出嚴(yán)格化的具體要求，所以他們即便是沒(méi)有接受過(guò)正規(guī)的教育培訓(xùn)，依舊可以在日常的檔案管理工作中做得得心應(yīng)手。可是在信息時(shí)代，這種做法就不行了，隨著檔案信息化的不斷推進(jìn)，隨之衍生的各種新技術(shù)、新理論也會(huì)被逐漸融入到檔案管理工作體系當(dāng)中。這個(gè)時(shí)候，身為檔案管理人員，就會(huì)面臨各種各樣復(fù)雜的問(wèn)題。因此，信息時(shí)代下的檔案管理人員，要想工作起來(lái)游刃有余，就必須緊隨時(shí)代發(fā)展潮流，從自我做起，樹(shù)立終身學(xué)習(xí)理念，為檔案信息化建設(shè)目標(biāo)的具體實(shí)現(xiàn)積極獻(xiàn)計(jì)獻(xiàn)策。

2.檔案信息管理標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)工作落實(shí)到位

一般來(lái)說(shuō)，檔案信息管理標(biāo)準(zhǔn)化通常包含收集、儲(chǔ)存、管理、信息網(wǎng)絡(luò)這幾大方面。要知道，檔案信息在管理方面的標(biāo)準(zhǔn)化，一般可以被看作是檔案信息化建設(shè)的有效基礎(chǔ)保障。檔案信息化的程度越高，針對(duì)檔案信息管理標(biāo)準(zhǔn)化提出的要求也會(huì)隨之增加。只有對(duì)檔案信息標(biāo)準(zhǔn)化進(jìn)行規(guī)范性的約束引導(dǎo)，才能讓檔案信息在建設(shè)過(guò)程中得到穩(wěn)定快速發(fā)展，檔案信息運(yùn)作的健康性和持久性才能得到長(zhǎng)期有效的保障。因此，檔案行政和管理部門(mén)必須要在切實(shí)可行的情況下，就具體的現(xiàn)狀編排出一整套完善的制度方案，對(duì)那些常見(jiàn)的檔案格式、著錄規(guī)劃進(jìn)行分類整理、數(shù)據(jù)記錄、安全規(guī)定等。也只有通過(guò)這種工作模式，檔案數(shù)據(jù)信息之間才能實(shí)現(xiàn)最終的通用、共享和互利互惠。這樣，即使是在軟件或硬件環(huán)境發(fā)生變動(dòng)的情況下，檔案數(shù)據(jù)的完整性和安全性也不會(huì)受到絲毫影響。

3.認(rèn)真學(xué)習(xí)新的檔案管理方法

如今，新技術(shù)和新方法整合進(jìn)檔案管理工作中已是大勢(shì)所趨，同時(shí)這也是檔案管理工作質(zhì)量實(shí)現(xiàn)最優(yōu)化的最佳解決策略。檔案信息化建設(shè)也可以被理解成將分散在不同層次上的多樣化載體，按照數(shù)字化的模式統(tǒng)一歸納整理，再通過(guò)互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的輔助，繼而實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)之間的有效鏈接，這也體現(xiàn)出資源利用過(guò)程中的時(shí)效性和共享性兩大特征。但是，上述目標(biāo)并非一朝一夕就能實(shí)現(xiàn)的，它需要檔案管理人員在實(shí)踐當(dāng)中不斷挖掘潛在的各項(xiàng)信息資源，并善于利用各種高端設(shè)備、科學(xué)技術(shù)，來(lái)對(duì)新時(shí)代檔案管理的渠道和辦法進(jìn)行創(chuàng)新探究，以此來(lái)進(jìn)一步推進(jìn)檔案信息化建設(shè)工作的發(fā)展。

總之，只有充分認(rèn)識(shí)到檔案信息化建設(shè)的根本意義，掌握合適的方法，才能在實(shí)踐中進(jìn)行更深層次的服務(wù)探究工作。除此之外，檔案管理人員在進(jìn)行實(shí)踐的階段，要樹(shù)立正確的法制觀念，提升自身的信息綜合整理能力，這樣才能將高校檔案信息管理工作運(yùn)行的時(shí)效性得到進(jìn)一步落實(shí)。

孫印厚，1973年3月出生，男，漢族，山東平陰人，青島大學(xué)后勤管理處碩士研究生，講師，研究方向?yàn)闄n案研究；張曉言，1974年1月出生，女，漢族，山東即墨人，青島市檔案館館員，主要從事檔案研究。