高校合同審核流程研究和軟件實(shí)踐

吳旻昊

摘要：合同審核是合同管理的基礎(chǔ)。本文從合同審核流程現(xiàn)狀入手展開探討，建議完善相關(guān)制度，建立合同審核程式化流程。同時(shí)，通過軟件管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)職責(zé)明晰、流程順暢、工作高效的合同審核動(dòng)態(tài)管理。

關(guān)鍵詞： 合同審核 流程程式化 動(dòng)態(tài)管理系統(tǒng)

隨著市場經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展和高校自主辦學(xué)權(quán)利的加大，高校在培養(yǎng)人才和進(jìn)行科學(xué)研究的同時(shí)，越來越多地參與到經(jīng)濟(jì)活動(dòng)中。合同作為高校和社會(huì)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)聯(lián)系的橋梁顯得尤為重要。加強(qiáng)合同管理，特別是合同審核管理是防范風(fēng)險(xiǎn)，維護(hù)學(xué)校利益的有力保證。在全面推進(jìn)依法治校的背景下，如何加強(qiáng)合同審核管理，理順審核流程，推動(dòng)電子化動(dòng)態(tài)管理，充分發(fā)揮合同的作用，是亟待解決的問題。

高校經(jīng)濟(jì)活動(dòng)有一定的特殊性，主要是圍繞教學(xué)、科研和服務(wù)社會(huì)開展的。因此，高校合同的類型主要局限于儀器設(shè)備的采購、基建維修、委托加工、科技服務(wù)、資產(chǎn)租賃、物業(yè)管理、捐贈(zèng)、人事合同等。就南京醫(yī)科大學(xué)而言，因其醫(yī)學(xué)類院校的特性，學(xué)校還會(huì)有大量試劑耗材的采購合同。因人事管理合同是非經(jīng)濟(jì)合同，科研合同一般由科技管理處專門負(fù)責(zé)管理，故本文不對(duì)這兩類合同進(jìn)行探討。

一、問題的提出

根據(jù)江蘇省省屬高校審計(jì)機(jī)構(gòu)設(shè)置情況調(diào)研結(jié)果顯示，34所高校中共有7所高校在單設(shè)的審計(jì)處下設(shè)立合同審核科、法規(guī)科、綜合審計(jì)室等科室，負(fù)責(zé)學(xué)校合同審核工作。各高校都不同程度地設(shè)置了合同管理機(jī)構(gòu)。目前，高校合同審核主要采用會(huì)審制，即由項(xiàng)目管理部門草擬合同，并由財(cái)務(wù)、監(jiān)察、審計(jì)、招投標(biāo)辦公室等部門進(jìn)行審核，審核通過后經(jīng)分管校領(lǐng)導(dǎo)、校長批示后，簽訂合同。這種會(huì)審制可以積極降低合同風(fēng)險(xiǎn)，但是在合同審核過程中也遇到一些問題。

（一）合同主體不適合，加大履約風(fēng)險(xiǎn)

學(xué)校的法定代表人即校長或其委托的代理人是學(xué)校對(duì)外簽訂合同的有效主體。但在實(shí)際過程中，更多的是職能部門或者二級(jí)學(xué)院以本部門、本單位的名義對(duì)外簽訂合同，加蓋學(xué)校公章，有時(shí)僅蓋部門公章。因?yàn)楹贤炗喌闹黧w不具有獨(dú)立的民事主體資格，合同很有可能是無效的。看似程序簡易，卻規(guī)避了合同審核的流程，萬一有不利條款，全部責(zé)任只能由學(xué)校承擔(dān)，容易給學(xué)校帶來不必要的風(fēng)險(xiǎn)和損失。

（二）法律意識(shí)淡薄，合同審核流于形式

由于管理者法律意識(shí)淡薄，往往認(rèn)為合同僅僅是“走走過場”，或者合同內(nèi)容已經(jīng)開始實(shí)施后，才根據(jù)對(duì)方的要求補(bǔ)簽合同。合同的承辦單位總是要求盡可能的縮短審核時(shí)間，最好能立等可取。對(duì)于合同審核人員就合同不明確的地方所提出的質(zhì)疑，要么缺乏耐心，認(rèn)為故意為難；要么認(rèn)為已經(jīng)口頭談好，不會(huì)出現(xiàn)意外情況，對(duì)之置之不理。合同審核部門作為學(xué)校的一個(gè)平級(jí)部門，其提出的審核意見能否被接受缺乏有力支持。

（三）審核流程多頭管理，效率低下

合同審核一方面有效的從經(jīng)費(fèi)管理、監(jiān)督、招投標(biāo)等方面對(duì)合同內(nèi)容進(jìn)行把關(guān)，降低合同履約風(fēng)險(xiǎn)；但另一方面也容易出現(xiàn)溝通不暢、責(zé)任不清、互相推諉等現(xiàn)象，反而出現(xiàn)管理漏洞。在實(shí)際過程中，合同審核基本是由紙質(zhì)審核單流轉(zhuǎn)完成，項(xiàng)目管理部門需要由經(jīng)辦人一個(gè)部門、一個(gè)部門的去跑，直至整個(gè)流程結(jié)束。這種方式不僅消耗大量的人力物力，也難以對(duì)整個(gè)學(xué)校的合同簽訂情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，合同審核工作效率低下，難以統(tǒng)籌。

二、合同審核流程優(yōu)化

針對(duì)上述問題，我們探索形成合同審核動(dòng)態(tài)管理機(jī)制。通過優(yōu)化合同審核的流程，進(jìn)一步明晰各個(gè)部門的職責(zé)，減少不必要的步驟，提高合同審核的有效性。同時(shí)電子化管理可以讓合同審核執(zhí)行狀態(tài)和存在的問題一目了然，避免人力的浪費(fèi)，還可以實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)的及時(shí)統(tǒng)計(jì)、查詢等功能。

（一）建立完善的合同審核制度

1、建立授權(quán)委托書管理制度

校長作為高校對(duì)外簽訂合同的唯一主體，必須對(duì)其委托代理人（一般為各職能部門和二級(jí)學(xué)院的財(cái)務(wù)一支筆）進(jìn)行授權(quán)。授權(quán)委托書要明確代理人姓名、代理事項(xiàng)、代理權(quán)限和有效期限，由法定代表人即校長簽字，并加蓋單位公章。如果委托代理人因?yàn)槌鰢忍厥庠颍谔囟ㄆ谙迌?nèi)無法行使代理權(quán)，要進(jìn)行轉(zhuǎn)委托的話，應(yīng)征得法定代表人的同意，并進(jìn)行書面委托。如果授權(quán)委托書是一年一授的話，應(yīng)及時(shí)周延，保證授權(quán)的有效性。通過簽署授權(quán)委托書，在全校范圍內(nèi)提高管理者對(duì)合同的重視程度，有利于合同審核工作的開展。

2、建立合同審核制度

通過建立合同審核制度，明確合同審核的內(nèi)容、程序、責(zé)任追究等方面。只有流程明晰并具有實(shí)際操作性，才能有效的加強(qiáng)對(duì)合同審核的管理。比如南京XX大學(xué)為加強(qiáng)合同審核管理，于2013年制定出臺(tái)了《南京XX大學(xué)經(jīng)濟(jì)合同審核管理辦法（試行）》，對(duì)合同種類、審核流程、簽署權(quán)限等各方面作了細(xì)致的規(guī)定，是學(xué)校合同規(guī)范化管理的重要一步。

3、建立高校自身標(biāo)準(zhǔn)合同文本庫和使用示范文本相結(jié)合

合同原則上應(yīng)采用國家有關(guān)部門統(tǒng)一制定的格式文本。如基建合同就應(yīng)使用《建設(shè)工程施工合同示范文本》，結(jié)合工程實(shí)際情況，在此基礎(chǔ)上進(jìn)行修改和補(bǔ)充。同時(shí)，學(xué)校也要根據(jù)自身特點(diǎn)，對(duì)經(jīng)常發(fā)生的、內(nèi)容基本一致的經(jīng)濟(jì)活動(dòng)建立其標(biāo)準(zhǔn)合同文本，避免直接使用對(duì)方單位合同，使得合同條款最大程度保護(hù)學(xué)校利益，這也加快了合同審核的效率，夯實(shí)安全基礎(chǔ)。

（二）合同審核程式化

合同審核程式化主要是指將合同審核，比如審什么？如何審？為什么這樣審？細(xì)化成標(biāo)準(zhǔn)化的操作流程。一般的合同審核應(yīng)當(dāng)包括如下環(huán)節(jié)：

（1）項(xiàng)目管理部門經(jīng)辦人起草合同，負(fù)責(zé)人審核簽字；

（2）如合同涉及到其他相關(guān)部門，送相關(guān)部門審核并簽字；

（3）財(cái)務(wù)部門審核，主要看其是否按照預(yù)算執(zhí)行，支付條款是否符合財(cái)務(wù)制度；

（4）招投標(biāo)辦公室審核，主要是達(dá)到招標(biāo)范圍的標(biāo)的物有無按照要求招標(biāo)，有無規(guī)避招標(biāo)的情況；

（5）法律事務(wù)辦公室審核，主要是對(duì)達(dá)到一定金額的重大合同，對(duì)其文本的合法合規(guī)性、規(guī)范性等進(jìn)行審核；

（6）審計(jì)部門審核，主要負(fù)責(zé)對(duì)合同的可行性，合同條款是否維護(hù)學(xué)校利益等方面的審核；

（7）項(xiàng)目管理部門按照審核意見進(jìn)行修改后，送到合同管理部門進(jìn)行復(fù)核；

（8）按照合同標(biāo)的金額，分別送分管校領(lǐng)導(dǎo)、校長審批簽字；

（9）合同章保管部門登記蓋章備案。

高校合同種類繁多，金額大小不等，小則幾千元，大到幾百萬甚至幾千萬元，如果不論合同金額大小均按照以上流程執(zhí)行，不但審核任務(wù)繁重，審核效率也十分低下。因此高校合同審核應(yīng)設(shè)定不同層次的簽署權(quán)限。

以南京XX大學(xué)為例，金額在5萬元以下的合同，由校長授權(quán)的項(xiàng)目管理部門負(fù)責(zé)人簽字，送財(cái)務(wù)部門、審計(jì)部門審核后，即可簽訂。

物資采購金額在5萬元以上、20萬元以下的，基建維修項(xiàng)目金額在10萬以上、50萬元以下的合同，加送招投標(biāo)辦公室審核。

物資采購金額在20萬元以上、100萬元以下的，基建維修項(xiàng)目金額在50萬以上、100萬元以下的合同，加送法律事務(wù)辦公室審核，并報(bào)校長授權(quán)的分管校領(lǐng)導(dǎo)審核簽字。

物資采購、基建維修項(xiàng)目金額在100萬元以上的，加送校長審核簽字。

三、合同審核動(dòng)態(tài)跟蹤管理系統(tǒng)

借全省教育系統(tǒng)內(nèi)部審計(jì)信息化建設(shè)的契機(jī)，南京XX大學(xué)深化開發(fā)合同審核模塊，實(shí)現(xiàn)了合同審核的動(dòng)態(tài)管理。系統(tǒng)通過權(quán)限分配，將各個(gè)環(huán)節(jié)任務(wù)分配到角色賬號(hào)，實(shí)行網(wǎng)上審核。通過系統(tǒng)，可以對(duì)合同信息進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化管理，便于信息的收集，同時(shí)系統(tǒng)已經(jīng)將整個(gè)流程程序化，關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)都會(huì)跳出提示，按照合同簽署權(quán)限自動(dòng)流轉(zhuǎn)進(jìn)入相應(yīng)的部門，各個(gè)節(jié)點(diǎn)一目了然，經(jīng)辦人也節(jié)約了在各個(gè)部門之間奔波的時(shí)間和精力。

（一）合同信息標(biāo)準(zhǔn)化管理

在項(xiàng)目管理部門經(jīng)辦人進(jìn)行合同信息錄入時(shí)，將各個(gè)關(guān)鍵信息進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化，字段主要包括：合同名稱、合同類型、項(xiàng)目管理部門、部門負(fù)責(zé)人、往來單位名稱、合同送審金額、是否招標(biāo)、項(xiàng)目描述等。如果必填項(xiàng)沒有填列，在提交時(shí)會(huì)出現(xiàn)對(duì)話框進(jìn)行提醒。如圖1所示：

（二）分工明確，責(zé)任到人

在系統(tǒng)維護(hù)時(shí)，根據(jù)各部門上報(bào)的人員對(duì)其進(jìn)行權(quán)限設(shè)置，比如經(jīng)辦人只能負(fù)責(zé)資料的錄入，流程的跟蹤等。同時(shí)還對(duì)不同復(fù)核部門的送審資料進(jìn)行了設(shè)定。比如達(dá)到招標(biāo)范圍的項(xiàng)目，招標(biāo)文件、招標(biāo)記錄等為必須的送審資料，如果部門沒有作為附件上傳，復(fù)核部門將退回處理。電子化的審核管理將責(zé)任明晰，合同審核進(jìn)行到哪一步，延誤在哪個(gè)部門手中清晰明了，有一定的工作壓力，是促使合同審核流程中的各個(gè)部門提高工作效率的有效手段。同時(shí)，系統(tǒng)中為每個(gè)老師設(shè)置了提醒服務(wù)，只要合同流轉(zhuǎn)到自己手中，系統(tǒng)即會(huì)發(fā)出提醒信息，在代辦事項(xiàng)列表中呈現(xiàn)。

（三）方便統(tǒng)計(jì)，資料留檔

通過合同審核動(dòng)態(tài)管理系統(tǒng)，可以很輕松的對(duì)各項(xiàng)數(shù)據(jù)進(jìn)行統(tǒng)計(jì)。比如每年的合同簽訂量，各家公司和學(xué)校的交易額排序，部門的合同簽訂量等，這都為學(xué)校以后的經(jīng)濟(jì)活動(dòng)有序發(fā)展提供了基礎(chǔ)數(shù)據(jù)支撐。例如，如果一家公司在學(xué)校一年的交易額達(dá)到一定的金額，學(xué)校可以考慮和其進(jìn)行總體談判，對(duì)各項(xiàng)費(fèi)用進(jìn)行明晰，降低總體收費(fèi)，提高對(duì)學(xué)校各部門的服務(wù)質(zhì)量。而學(xué)校各部門只需要根據(jù)學(xué)校談判的金額直接進(jìn)行采購即可。

同時(shí)，系統(tǒng)也形成了合同管理的臺(tái)賬，按照既定的分類進(jìn)行編號(hào)，方便調(diào)閱。紙質(zhì)蓋章合同作為備檔資料即可。

最終，全部審核流程執(zhí)行完畢，系統(tǒng)自動(dòng)生成如下審閱單（見表1）：

通過制度的完善和管理軟件的幫助，合同審核從最初起草到最后蓋章各個(gè)環(huán)節(jié)流暢清晰，職責(zé)分明。通過動(dòng)態(tài)跟蹤管理，實(shí)現(xiàn)實(shí)時(shí)提醒，加快了工作進(jìn)程，出現(xiàn)的問題也一目了然，方便針對(duì)性解決。同時(shí)查詢功能的使用，極大的方便了數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)和對(duì)比，為后期工作的開展提供了數(shù)據(jù)基礎(chǔ)。

由于系統(tǒng)運(yùn)行時(shí)間不長，仍需進(jìn)一步完善。今后將努力實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)和學(xué)校數(shù)字化校園的連接，這樣老師們只要進(jìn)入數(shù)字化校園系統(tǒng)，通過標(biāo)簽選擇，就可以直接進(jìn)入合同審核系統(tǒng)，避免二次輸入賬號(hào)密碼，實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)整合。隨著高校合同管理的完善，合同審核系統(tǒng)可逐步延伸為合同管理系統(tǒng)，和學(xué)校財(cái)務(wù)系統(tǒng)對(duì)接，實(shí)現(xiàn)合同支付進(jìn)度控制、合同執(zhí)行績效評(píng)價(jià)等功能。

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