知識經濟時代企業檔案管理

葉伊林

摘 要 知識經濟時代的到來給企業檔案管理工作帶來了很多新挑戰，傳統的檔案管理模式逐漸暴露出了很多問題。如何主動適應知識經濟時代的要求，進一步提升檔案管理水平成為企業檔案管理領域的一個新課題。本文基于知識經濟時代的典型特征，對知識經濟時代背景下，企業檔案管理面臨的新挑戰進行了全面探討，圍繞這些挑戰提出了新時期做好檔案管理工作的具體策略。

關鍵詞 知識經濟時代 檔案管理 新挑戰 策略

一、引言

當前人類社會已經進入了知識經濟時代，知識成為最重要的生產要素，在這種背景下，知識管理的重要性不斷凸顯。檔案管理本質上就是知識管理的重要組成部分，檔案是企業重要的知識資產，做好檔案管理工作有助于企業更好地利用各種知識，將知識轉化為現實生產力，從而給企業的發展注入更多能量。

二、知識經濟時代特征

知識經濟時代是相對于工業經濟時代、農業經濟時代而言的，從人類社會發展規律來看，知識經濟時代的到來是必然趨勢。知識經濟時代的特征主要包括以下幾個方面：一是知識成為企業最寶貴的資產和財富，是推動企業發展的重要力量。對于企業來說，知識資產占比在逐漸地提升，唯有獲得大量的知識并提升知識轉化為生產力的能力，才能夠讓企業核心競爭力得到提升。二是知識管理成為企業經營管理的重中之重，對于企業來說，持續發展的基礎在于能夠掌握其他企業所不掌握的知識。知識管理就是通過各種途徑來獲得知識，并不斷提升知識運用能力的過程。三是知識經濟時代，知識增長呈現出了爆炸性的特點，知識折舊速度不斷加快，同時知識來源、處理呈現出了信息化、網絡化特點，在信息技術日新月異，網絡不斷普及的情況下，知識的來源越來越依賴于網絡。

三、知識經濟時代給檔案管理帶來的新挑戰

（一）檔案管理內容更加豐富

知識經濟時代一方面知識以幾何級數不斷增加，各種新知識層出不窮；另一方面，企業在開展經營管理工作的過程中需要獲得的知識也越來越多。上述情況意味著企業傳統檔案管理內容過于單一，如很多企業檔案管理基本上集中在人事檔案管理方面，財務檔案、技術檔案、產品檔案等并沒有囊括其中。這種情況下，企業檔案管理作用發揮就會大受限制，檔案的價值得不到充分開發利用。

（二）檔案管理上升為知識管理

檔案管理與知識管理之間的關系非常密切，知識經濟時代，企業一定要重新認識思考檔案管理價值，了解其與知識管理之間的關系，從而讓檔案管理工作能夠與時俱進。企業要從知識管理角度出發來推進檔案管理工作，認識到檔案也是企業的重要知識資產，利用知識管理的思維以及方法進行檔案管理。同時企業在檔案管理方面需要投入更多的資源，創造更好的條件來推動檔案管理水平的提升。

（三）檔案價值利用更加凸顯

檔案作為企業生產經營中形成的有價值的信息，本身具有重要的情報價值、評審價值、維權價值等，因此如果在知識經濟時代不注重檔案管理，也就意味著檔案的價值難以得到充分利用。目前，很多企業忽視檔案本身具有的價值，不注重檔案的深度分析，檔案自然無法得到利用，無法給企業的發展提供幫助。隨著知識經濟時代的到來，企業檔案的價值進一步凸顯，可以說企業經營決策水平的提升離不開檔案管理工作的支持，這要求企業更加注重開發利用檔案的價值。

四、知識經濟時代企業檔案管理策略

（一）轉變檔案管理理念

面對知識經濟時代企業檔案管理面臨的各種挑戰，企業需要盡快轉變檔案管理理念。一方面，要更加重視檔案管理，給予這一工作更多的支持；另一方面，則是要基于知識管理思維、觀念來推動檔案管理工作的開展。企業檔案管理從組織架構來看需要更加獨立，企業有必要成立專門的情報檔案管理部門，而不是將檔案管理局限在人事部門的人事檔案管理方面。企業檔案管理要樹立系統管理、規范管理的理念，基于知識經濟時代檔案管理的最主要目的，處理好檔案管理各個子系統之間的關系，同時根據檔案管理工作開展的需要，制定規范的管理制度，提升這一工作的規范性。

（二）創新檔案管理模式

知識經濟時代，越來越多的知識都是以數據的形式存在，這意味著傳統的檔案管理模式需要進行創新，需要根據當前各種知識存在形式的變化引入電子檔案管理模式。一方面，就是要引入檔案管理信息系統，基于信息化管理系統，對檔案進行更加高效的管理；另一方面，就是對于檔案材料進行電子化歸檔，配備掃描設備將各種檔案資料轉化為數字檔案，對于各種檔案進行歸類整理，這樣才能夠更好地進行檔案資料的檢索，確保檔案管理能夠更好地服務于企業的生產經營。

（三）提升檔案管理能力

知識經濟時代企業檔案管理的專業性更強，需要檔案管理人員具有較高的管理水平和更好的崗位勝任力，做好相應的工作。從這一角度來看，一方面是要根據這一崗位工作開展的需要，引入有檔案管理專業背景的人才；另一方面，要針對檔案管理人員工作能力方面存在的不足，開展相應的培訓，通過開展專題培訓，不斷提升檔案管理人員的專業能力。舉例而言，對于檔案管理人員進行信息化素養方面的培訓，從而讓員工能夠更好地掌握檔案管理信息化系統，提升檔案管理信息化水平。

五、結語

知識經濟時代企業檔案管理工作面臨著很多的新挑戰，對于這些挑戰企業檔案管理人員需要正確把握，并能夠盡快轉變檔案管理理念，構建科學的檔案管理模式，不斷提升檔案管理能力，從而實現檔案管理水平的不斷提升，為企業發展提供更好的保障。

（作者單位為福建省高速公路集團有限公司寧德管理分公司）

參考文獻

[1] 繆榮喜.知識管理背景下企業檔案管理模式研究[J].中小企業管理與科技，2017（31）.

[2] 楊景輝.知識經濟時代的企業檔案管理探究[J].卷宗，2017（30）.

[3] 曹紅梅.探索知識經濟時代的檔案管理[J].知識經濟，2016（21）.