基于會計(jì)信息化的大型集團(tuán)企業(yè)內(nèi)部控制優(yōu)化研究

□（太原旅游職業(yè)學(xué)院山西太原030024）

目前，不少大型企業(yè)為了更好地管理會計(jì)信息以及提升會計(jì)工作效率，紛紛進(jìn)行會計(jì)信息化建設(shè)，這種現(xiàn)代化的會計(jì)核算操作模式不但實(shí)現(xiàn)了企業(yè)管理技術(shù)的革新，也對企業(yè)的內(nèi)部控制管理提出了新的要求。筆者通過調(diào)研發(fā)現(xiàn)，XBF 集團(tuán)在進(jìn)行會計(jì)信息化建設(shè)的過程中，沒有處理好其與內(nèi)部控制管理之間的協(xié)調(diào)問題。基于這種情況，本文深入解析了XBF集團(tuán)在會計(jì)信息化下的內(nèi)部控制管理現(xiàn)狀，針對存在的問題提出具體的改善建議，以期提升該企業(yè)的資本利用與市場運(yùn)作效率。

一、XBF集團(tuán)內(nèi)部控制現(xiàn)狀分析

作為全球領(lǐng)先的ICT廠商，XBF集團(tuán)具有很高的會計(jì)信息化程度，企業(yè)對會計(jì)信息系統(tǒng)具有很強(qiáng)的依賴性，同時(shí)會計(jì)信息管理方面也存在風(fēng)險(xiǎn)。筆者具體考察了XBF集團(tuán)目前的內(nèi)部控制情況，認(rèn)為在會計(jì)信息化下該企業(yè)內(nèi)部控制管理中存在的問題主要有：

（一）對新形勢下的內(nèi)部控制改變認(rèn)識不足。影響企業(yè)內(nèi)部控制的因素有很多，通常包括管理控制與公司治理控制兩大方面，可以概括為公司特征、治理特征、評價(jià)與信息披露、構(gòu)建與執(zhí)行等幾類。影響XBF集團(tuán)內(nèi)部控制的因素逐年增多，見圖1。

圖1 XBF集團(tuán)內(nèi)部控制影響因素總數(shù)變化趨勢

（二）會計(jì)原始數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性有待提升。當(dāng)前，XBF集團(tuán)對會計(jì)原始數(shù)據(jù)準(zhǔn)確錄入的管理工作有待加強(qiáng)，數(shù)據(jù)采集工作存在很多疏漏，該企業(yè)歷年會計(jì)原始數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確度情況如圖2所示。首先，數(shù)據(jù)的連續(xù)性太強(qiáng)，后期數(shù)據(jù)的采集都是以前期數(shù)據(jù)為基礎(chǔ)的，因此，如果前期數(shù)據(jù)不準(zhǔn)確的話，那么后續(xù)的數(shù)據(jù)就是以錯誤的起點(diǎn)開始計(jì)算的，難以確保數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性。其次，原始數(shù)據(jù)的操作流程是單向的，沒有建立起相應(yīng)的信息傳輸與溝通機(jī)制。

圖2 XBF集團(tuán)會計(jì)原始數(shù)據(jù)操作的準(zhǔn)確度

（三）會計(jì)信息容易造假。隨著會計(jì)信息系統(tǒng)的不斷完善，XBF集團(tuán)幾乎所有的會計(jì)數(shù)據(jù)以及賬務(wù)信息都儲存在會計(jì)信息系統(tǒng)中，并備份在移動存儲設(shè)備中。因?yàn)闆]有能與其進(jìn)行核對的紙質(zhì)文件，一切都以系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)為準(zhǔn)，會計(jì)信息如果被篡改的話很難被發(fā)現(xiàn)。這種做法提高了XBF集團(tuán)審查以及復(fù)核會計(jì)數(shù)據(jù)與賬務(wù)信息工作的難度，無形中增大了企業(yè)的財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)。

（四）業(yè)務(wù)流程的科學(xué)性不高。當(dāng)前XBF集團(tuán)實(shí)行的財(cái)務(wù)管理制度仍然存在很多不足，導(dǎo)致企業(yè)內(nèi)部在傳遞與共享財(cái)務(wù)信息方面的效果不盡如人意，降低了企業(yè)進(jìn)行內(nèi)部控制管理的效率。因此，XBF集團(tuán)應(yīng)提升業(yè)務(wù)流程的科學(xué)性。不過，進(jìn)行流程重組的投入很大，企業(yè)需要根據(jù)自身的發(fā)展與運(yùn)營情況，選擇在最適當(dāng)?shù)臅r(shí)候進(jìn)行流程重組，從而降低重組成本，提升重組效率。

二、對XBF集團(tuán)內(nèi)部控制的優(yōu)化建議

（一）改善內(nèi)部控制環(huán)境。

1.提升內(nèi)部審計(jì)力度。內(nèi)部審計(jì)工作能夠有效提升企業(yè)的內(nèi)部控制效率，營造良好的內(nèi)部控制環(huán)境，因此，對于整個(gè)企業(yè)的發(fā)展來說至關(guān)重要。內(nèi)部審計(jì)部門應(yīng)充分發(fā)揮自身作用，將審計(jì)工作貫穿于企業(yè)的所有層級，不論是董事會還是基層員工都應(yīng)該同樣對待。此外，內(nèi)部審計(jì)部門應(yīng)結(jié)合企業(yè)的實(shí)際運(yùn)營情況，對各項(xiàng)工作進(jìn)行事后監(jiān)督，分析其對企業(yè)發(fā)展產(chǎn)生的綜合效應(yīng)，如果發(fā)現(xiàn)存在顯著的負(fù)面影響，需要馬上與相關(guān)部門溝通，并提出應(yīng)對措施。內(nèi)部審計(jì)部門要在將審計(jì)工作重點(diǎn)聚焦于業(yè)務(wù)部門的同時(shí)，重視對綜合管理部門的審計(jì)，拓展審計(jì)視野，細(xì)致全面地審計(jì)每項(xiàng)業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)與信息。

2.完善內(nèi)部控制組織。在日常工作中，XBF集團(tuán)應(yīng)加強(qiáng)不同部門之間的交流與協(xié)作。如果遇到規(guī)模很大或業(yè)務(wù)涉及較廣的項(xiàng)目，可以在不同部門抽調(diào)一些員工組建臨時(shí)的項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)。在組隊(duì)伊始就需要明確每位員工的職責(zé)與權(quán)限；等到項(xiàng)目全部完結(jié)以后，可以解散臨時(shí)項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)，讓員工回到自己的工作崗位上。這樣做不但能夠降低項(xiàng)目管理成本，還能夠使員工明確自己在項(xiàng)目中的職責(zé)，從而降低由于職責(zé)不清而帶來的各類風(fēng)險(xiǎn)。

3.秉承以人為本的發(fā)展理念。對于任何企業(yè)來說，員工都是最重要的資產(chǎn)，因?yàn)樽罹邉?chuàng)造性與最需要經(jīng)驗(yàn)和耐性的工作是由員工來完成的。員工不但是企業(yè)利益的創(chuàng)造者，也是企業(yè)利益的維護(hù)者，當(dāng)然也是可能引致企業(yè)發(fā)生損失的重要因素之一。隨著XBF集團(tuán)會計(jì)信息化程度的提高，對員工的素質(zhì)也有了更高要求，在員工聘用及培訓(xùn)政策上需做出相應(yīng)改變。

XBF集團(tuán)應(yīng)對員工實(shí)行針對性培訓(xùn)，在提升其專業(yè)技能的同時(shí)，提升其工作責(zé)任感。培訓(xùn)可以分為三個(gè)步驟：首先，明確培訓(xùn)需要實(shí)現(xiàn)的目標(biāo)，并根據(jù)目標(biāo)制定培訓(xùn)方案。其次，根據(jù)培訓(xùn)方案安排培訓(xùn)計(jì)劃，選擇適合的專家或者企業(yè)內(nèi)部管理層作為培訓(xùn)講師，制定培訓(xùn)時(shí)間與課程表。最后，設(shè)定科學(xué)的培訓(xùn)評估標(biāo)準(zhǔn)，考評培訓(xùn)收效，并根據(jù)評估結(jié)果衡量培訓(xùn)方案的合理性，及時(shí)完善方案中的不足，從而提升后續(xù)培訓(xùn)的有效性。

（二）建立完善的內(nèi)部控制機(jī)制。

1.借助信息技術(shù)開展內(nèi)部會計(jì)控制。隨著XBF集團(tuán)會計(jì)管理工作水平的不斷提高，會計(jì)信息化已成為其必然選擇，會計(jì)信息化的優(yōu)勢在于：首先，電子錄入方式有效減輕了相關(guān)工作人員的工作壓力，工作過程變得相對簡單。其次，電子錄入方式能夠記錄操作過程，提升工作人員的責(zé)任感。最后，電子錄入方式對于數(shù)據(jù)的調(diào)用與處理都非常方便，通過系統(tǒng)客戶端憑用戶名與密碼登錄系統(tǒng)就可以進(jìn)行必要的操作，不受時(shí)間、地點(diǎn)的限制。

不過，會計(jì)信息化也對企業(yè)提出了新的要求：首先，應(yīng)強(qiáng)化對員工的信息化技術(shù)培訓(xùn)，使其盡快熟悉會計(jì)信息系統(tǒng)的操作。其次，明確劃分系統(tǒng)開發(fā)者與系統(tǒng)用戶的權(quán)限，有效提升系統(tǒng)的安全性。

2.增強(qiáng)內(nèi)部會計(jì)控制機(jī)制的防范功能。要增強(qiáng)這一功能，關(guān)鍵在于規(guī)范各項(xiàng)管理工作，具體包括：每項(xiàng)會計(jì)操作都嚴(yán)格根據(jù)操作準(zhǔn)則以及企業(yè)流程規(guī)范進(jìn)行，確保操作全過程的科學(xué)性與嚴(yán)謹(jǐn)性，同時(shí)，確保工作人員的絕對獨(dú)立性。這是內(nèi)部會計(jì)控制工作最基礎(chǔ)、最關(guān)鍵的要求，企業(yè)應(yīng)給予足夠重視。

3.提升對軟硬件以及系統(tǒng)安全的管理。近幾年來，XBF集團(tuán)因?yàn)閷浻布刂频氖Ф斐傻膬?nèi)部控制癱瘓情況有不斷增多的趨勢，如下頁圖3所示。因此，在開發(fā)信息系統(tǒng)軟件時(shí)，需要增強(qiáng)對信息的保護(hù)以及加密功能，從而確保企業(yè)能夠進(jìn)行正常的生產(chǎn)與運(yùn)營。提升系統(tǒng)的安全性可以確保會計(jì)信息的安全性，避免數(shù)據(jù)被篡改、盜用或者惡意刪除，使整個(gè)財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)能夠正常工作。另外，為了避免會計(jì)信息的外泄，企業(yè)還應(yīng)該做好網(wǎng)絡(luò)安全工作。

圖3 XBF集團(tuán)因安全控制失效而造成的內(nèi)部控制癱瘓占比

（三）強(qiáng)化監(jiān)督管理機(jī)制。

1.加強(qiáng)外部審計(jì)。XBF集團(tuán)作為一家上市企業(yè)，會定期聘請會計(jì)師事務(wù)所審計(jì)企業(yè)當(dāng)前運(yùn)營的實(shí)際績效、存在的問題等，并將審計(jì)結(jié)果匯總為公正獨(dú)立的審計(jì)報(bào)告予以公示。加強(qiáng)外部審計(jì)雖然會給企業(yè)帶來一定的管理壓力，但同時(shí)也能激發(fā)企業(yè)提升內(nèi)部控制管理完善程度的積極性。

2.嚴(yán)格審計(jì)規(guī)范，改進(jìn)審計(jì)技術(shù)。當(dāng)前，不少企業(yè)開展的內(nèi)部審計(jì)基本上都是事后審計(jì)，方式多為財(cái)務(wù)審計(jì)，審計(jì)重點(diǎn)聚焦在對財(cái)務(wù)報(bào)表以及相關(guān)制度的審查上。由于審查是事后進(jìn)行的，這就代表著問題已經(jīng)客觀存在了，損害可能已經(jīng)產(chǎn)生了，亡羊補(bǔ)牢的措施雖然能夠?qū)ΜF(xiàn)狀有所改善，但還是錯過了解決問題的最好時(shí)機(jī)；由于進(jìn)行的是財(cái)務(wù)審查，對于企業(yè)數(shù)量巨大的賬目信息，不可能進(jìn)行全面細(xì)致的審查，只能采取抽查的方式，因此具有一定的片面性。基于上述情況，本文建議XBF集團(tuán)嚴(yán)格規(guī)范內(nèi)部審計(jì)、改進(jìn)審計(jì)技術(shù)，也就是將當(dāng)前的財(cái)務(wù)審計(jì)轉(zhuǎn)型為基于風(fēng)險(xiǎn)管理的管理審計(jì)，并將審計(jì)貫穿于管理活動的全過程。從業(yè)務(wù)開始的那一刻起就進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)監(jiān)控，從而第一時(shí)間發(fā)現(xiàn)開展業(yè)務(wù)過程中存在的問題、分析問題產(chǎn)生的原因、采取整改措施。

3.參考國內(nèi)外先進(jìn)企業(yè)的經(jīng)驗(yàn)。歐美等發(fā)達(dá)國家很早就開始了對企業(yè)內(nèi)部控制的研究與實(shí)務(wù)操作，累積了很多優(yōu)秀的理論以及實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)。企業(yè)的發(fā)展過程雖然各有特色，但基本的發(fā)展方向還是有很多相似之處的，XBF集團(tuán)當(dāng)前難以解決的問題，其他企業(yè)在發(fā)展過程中可能也面對過，因此，XBF集團(tuán)應(yīng)積極參考國內(nèi)外先進(jìn)企業(yè)解決內(nèi)部控制問題的模式，從而快速提升自身內(nèi)部控制機(jī)制的運(yùn)行效率。

（四）重組業(yè)務(wù)流程。XBF集團(tuán)將會計(jì)信息審核工作的重點(diǎn)放在了解決賬物、賬賬之間不一致的問題上。其實(shí)，這些不一致的情況不一定是由于工作失誤造成的，很有可能是因?yàn)槠髽I(yè)內(nèi)部不同部門之間的信息傳輸出現(xiàn)了問題。ERP系統(tǒng)能夠有效提升企業(yè)會計(jì)信息化的速度，并重組會計(jì)業(yè)務(wù)流程，從而提升企業(yè)的管理與內(nèi)部控制效率，見圖4。

圖4 XBF集團(tuán)的信息共享策略

1.應(yīng)用之前的準(zhǔn)備工作。XBF集團(tuán)需要正視風(fēng)險(xiǎn)與收益之間的相互依存關(guān)系，既要明白重組會計(jì)業(yè)務(wù)雖然能夠提升自身的會計(jì)管理工作以及內(nèi)部控制效率，也要明白重組會計(jì)業(yè)務(wù)流程有可能引發(fā)很高的財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)，并帶來損失。所以，本文建議XBF集團(tuán)在重組流程之前，要先做好前期的準(zhǔn)備工作，做好資料的搜集與整理，并大致預(yù)測一下可能出現(xiàn)的突發(fā)風(fēng)險(xiǎn)以及應(yīng)該如何應(yīng)對。

（1）成果目標(biāo)。XBF集團(tuán)對于重組會計(jì)業(yè)務(wù)流程的目標(biāo)非常清楚，那就是在建設(shè)會計(jì)信息化的過程中，借助重組會計(jì)業(yè)務(wù)流程，讓XBF集團(tuán)的領(lǐng)導(dǎo)層能夠在第一時(shí)間掌握企業(yè)的運(yùn)營現(xiàn)狀，從而更好地根據(jù)運(yùn)營實(shí)際制定各種決策，進(jìn)而提升企業(yè)內(nèi)部控制以及管理的效率，提升企業(yè)的盈利能力。

（2）實(shí)施戰(zhàn)術(shù)。結(jié)合XBF集團(tuán)的實(shí)際情況，本文建議其整個(gè)會計(jì)業(yè)務(wù)流程重組工作可以按照以下步驟進(jìn)行：首先，找出企業(yè)當(dāng)前運(yùn)作效率不高、管理水平低下的業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)。其次，借助會計(jì)信息化歸納并整理財(cái)務(wù)信息，從而為接下來的重組工作提供數(shù)據(jù)基礎(chǔ)。最后，改造業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)，提升企業(yè)會計(jì)工作效率，進(jìn)而提升內(nèi)部控制水平。

2.重組會計(jì)業(yè)務(wù)流程。XBF集團(tuán)重組之后的會計(jì)業(yè)務(wù)流程見圖5。

圖5 XBF集團(tuán)的業(yè)務(wù)流程

（1）重組后的業(yè)務(wù)部門銜接流程。采購部門改變過去將采購票據(jù)交到其他部門的做法，改為將票據(jù)信息上傳到數(shù)據(jù)庫中，然后按照數(shù)據(jù)庫中的信息生成訂單，并發(fā)送至供應(yīng)商處；驗(yàn)收部門按照系統(tǒng)中顯示的訂單信息核對貨物詳情；財(cái)務(wù)部門按照系統(tǒng)中顯示的訂單完成情況進(jìn)行相應(yīng)的付款處理。

（2）重組后的生產(chǎn)部門銜接流程。完成會計(jì)業(yè)務(wù)流程重組之后，生產(chǎn)部門將業(yè)務(wù)的相關(guān)票據(jù)提交至票據(jù)中心，由其集中處理所有的后續(xù)工作。這種流程模式不但能夠?qū)崿F(xiàn)票據(jù)收付的同步，還能夠提升票據(jù)傳遞與管理的效率，從而提升企業(yè)的運(yùn)作效率。