基于會計信息化的大型集團企業(yè)內(nèi)部控制優(yōu)化研究

（太原旅游職業(yè)學院 山西太原030024）

目前，不少大型企業(yè)為了更好地管理會計信息以及提升會計工作效率，紛紛進行會計信息化建設，這種現(xiàn)代化的會計核算操作模式不但實現(xiàn)了企業(yè)管理技術(shù)的革新，也對企業(yè)的內(nèi)部控制管理提出了新的要求。筆者通過調(diào)研發(fā)現(xiàn)，XBF集團在進行會計信息化建設的過程中，沒有處理好其與內(nèi)部控制管理之間的協(xié)調(diào)問題。基于這種情況，本文深入解析了XBF集團在會計信息化下的內(nèi)部控制管理現(xiàn)狀，針對存在的問題提出具體的改善建議，以期提升該企業(yè)的資本利用與市場運作效率。

一、XBF集團內(nèi)部控制現(xiàn)狀分析

作為全球領先的ICT廠商，XBF集團具有很高的會計信息化程度，企業(yè)對會計信息系統(tǒng)具有很強的依賴性，同時會計信息管理方面也存在風險。筆者具體考察了XBF集團目前的內(nèi)部控制情況，認為在會計信息化下該企業(yè)內(nèi)部控制管理中存在的問題主要有：

（一）對新形勢下的內(nèi)部控制改變認識不足。影響企業(yè)內(nèi)部控制的因素有很多，通常包括管理控制與公司治理控制兩大方面，可以概括為公司特征、治理特征、評價與信息披露、構(gòu)建與執(zhí)行等幾類。影響XBF集團內(nèi)部控制的因素逐年增多，見圖1。

圖1 XBF集團內(nèi)部控制影響因素總數(shù)變化趨勢

（二）會計原始數(shù)據(jù)的準確性有待提升。當前，XBF集團對會計原始數(shù)據(jù)準確錄入的管理工作有待加強，數(shù)據(jù)采集工作存在很多疏漏，該企業(yè)歷年會計原始數(shù)據(jù)的準確度情況如圖2所示。首先，數(shù)據(jù)的連續(xù)性太強，后期數(shù)據(jù)的采集都是以前期數(shù)據(jù)為基礎的，因此，如果前期數(shù)據(jù)不準確的話，那么后續(xù)的數(shù)據(jù)就是以錯誤的起點開始計算的，難以確保數(shù)據(jù)的準確性。其次，原始數(shù)據(jù)的操作流程是單向的，沒有建立起相應的信息傳輸與溝通機制。

圖2 XBF集團會計原始數(shù)據(jù)操作的準確度

（三）會計信息容易造假。隨著會計信息系統(tǒng)的不斷完善，XBF集團幾乎所有的會計數(shù)據(jù)以及賬務信息都儲存在會計信息系統(tǒng)中，并備份在移動存儲設備中。因為沒有能與其進行核對的紙質(zhì)文件，一切都以系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)為準，會計信息如果被篡改的話很難被發(fā)現(xiàn)。這種做法提高了XBF集團審查以及復核會計數(shù)據(jù)與賬務信息工作的難度，無形中增大了企業(yè)的財務風險。

（四）業(yè)務流程的科學性不高。當前XBF集團實行的財務管理制度仍然存在很多不足，導致企業(yè)內(nèi)部在傳遞與共享財務信息方面的效果不盡如人意，降低了企業(yè)進行內(nèi)部控制管理的效率。因此，XBF集團應提升業(yè)務流程的科學性。不過，進行流程重組的投入很大，企業(yè)需要根據(jù)自身的發(fā)展與運營情況，選擇在最適當?shù)臅r候進行流程重組，從而降低重組成本，提升重組效率。

二、對XBF集團內(nèi)部控制的優(yōu)化建議

（一）改善內(nèi)部控制環(huán)境。

1.提升內(nèi)部審計力度。內(nèi)部審計工作能夠有效提升企業(yè)的內(nèi)部控制效率，營造良好的內(nèi)部控制環(huán)境，因此，對于整個企業(yè)的發(fā)展來說至關(guān)重要。內(nèi)部審計部門應充分發(fā)揮自身作用，將審計工作貫穿于企業(yè)的所有層級，不論是董事會還是基層員工都應該同樣對待。此外，內(nèi)部審計部門應結(jié)合企業(yè)的實際運營情況，對各項工作進行事后監(jiān)督，分析其對企業(yè)發(fā)展產(chǎn)生的綜合效應，如果發(fā)現(xiàn)存在顯著的負面影響，需要馬上與相關(guān)部門溝通，并提出應對措施。內(nèi)部審計部門要在將審計工作重點聚焦于業(yè)務部門的同時，重視對綜合管理部門的審計，拓展審計視野，細致全面地審計每項業(yè)務數(shù)據(jù)與信息。

2.完善內(nèi)部控制組織。在日常工作中，XBF集團應加強不同部門之間的交流與協(xié)作。如果遇到規(guī)模很大或業(yè)務涉及較廣的項目，可以在不同部門抽調(diào)一些員工組建臨時的項目團隊。在組隊伊始就需要明確每位員工的職責與權(quán)限；等到項目全部完結(jié)以后，可以解散臨時項目團隊，讓員工回到自己的工作崗位上。這樣做不但能夠降低項目管理成本，還能夠使員工明確自己在項目中的職責，從而降低由于職責不清而帶來的各類風險。

3.秉承以人為本的發(fā)展理念。對于任何企業(yè)來說，員工都是最重要的資產(chǎn)，因為最具創(chuàng)造性與最需要經(jīng)驗和耐性的工作是由員工來完成的。員工不但是企業(yè)利益的創(chuàng)造者，也是企業(yè)利益的維護者，當然也是可能引致企業(yè)發(fā)生損失的重要因素之一。隨著XBF集團會計信息化程度的提高，對員工的素質(zhì)也有了更高要求，在員工聘用及培訓政策上需做出相應改變。

XBF集團應對員工實行針對性培訓，在提升其專業(yè)技能的同時，提升其工作責任感。培訓可以分為三個步驟：首先，明確培訓需要實現(xiàn)的目標，并根據(jù)目標制定培訓方案。其次，根據(jù)培訓方案安排培訓計劃，選擇適合的專家或者企業(yè)內(nèi)部管理層作為培訓講師，制定培訓時間與課程表。最后，設定科學的培訓評估標準，考評培訓收效，并根據(jù)評估結(jié)果衡量培訓方案的合理性，及時完善方案中的不足，從而提升后續(xù)培訓的有效性。

（二）建立完善的內(nèi)部控制機制。

1.借助信息技術(shù)開展內(nèi)部會計控制。隨著XBF集團會計管理工作水平的不斷提高，會計信息化已成為其必然選擇，會計信息化的優(yōu)勢在于：首先，電子錄入方式有效減輕了相關(guān)工作人員的工作壓力，工作過程變得相對簡單。其次，電子錄入方式能夠記錄操作過程，提升工作人員的責任感。最后，電子錄入方式對于數(shù)據(jù)的調(diào)用與處理都非常方便，通過系統(tǒng)客戶端憑用戶名與密碼登錄系統(tǒng)就可以進行必要的操作，不受時間、地點的限制。

不過，會計信息化也對企業(yè)提出了新的要求：首先，應強化對員工的信息化技術(shù)培訓，使其盡快熟悉會計信息系統(tǒng)的操作。其次，明確劃分系統(tǒng)開發(fā)者與系統(tǒng)用戶的權(quán)限，有效提升系統(tǒng)的安全性。

2.增強內(nèi)部會計控制機制的防范功能。要增強這一功能，關(guān)鍵在于規(guī)范各項管理工作，具體包括：每項會計操作都嚴格根據(jù)操作準則以及企業(yè)流程規(guī)范進行，確保操作全過程的科學性與嚴謹性，同時，確保工作人員的絕對獨立性。這是內(nèi)部會計控制工作最基礎、最關(guān)鍵的要求，企業(yè)應給予足夠重視。

3.提升對軟硬件以及系統(tǒng)安全的管理。近幾年來，XBF集團因為對軟硬件控制的失效而造成的內(nèi)部控制癱瘓情況有不斷增多的趨勢，如下頁圖3所示。因此，在開發(fā)信息系統(tǒng)軟件時，需要增強對信息的保護以及加密功能，從而確保企業(yè)能夠進行正常的生產(chǎn)與運營。提升系統(tǒng)的安全性可以確保會計信息的安全性，避免數(shù)據(jù)被篡改、盜用或者惡意刪除，使整個財務管理系統(tǒng)能夠正常工作。另外，為了避免會計信息的外泄，企業(yè)還應該做好網(wǎng)絡安全工作。

圖3 XBF集團因安全控制失效而造成的內(nèi)部控制癱瘓占比

（三）強化監(jiān)督管理機制。

1.加強外部審計。XBF集團作為一家上市企業(yè)，會定期聘請會計師事務所審計企業(yè)當前運營的實際績效、存在的問題等，并將審計結(jié)果匯總為公正獨立的審計報告予以公示。加強外部審計雖然會給企業(yè)帶來一定的管理壓力，但同時也能激發(fā)企業(yè)提升內(nèi)部控制管理完善程度的積極性。

2.嚴格審計規(guī)范，改進審計技術(shù)。當前，不少企業(yè)開展的內(nèi)部審計基本上都是事后審計，方式多為財務審計，審計重點聚焦在對財務報表以及相關(guān)制度的審查上。由于審查是事后進行的，這就代表著問題已經(jīng)客觀存在了，損害可能已經(jīng)產(chǎn)生了，亡羊補牢的措施雖然能夠?qū)ΜF(xiàn)狀有所改善，但還是錯過了解決問題的最好時機；由于進行的是財務審查，對于企業(yè)數(shù)量巨大的賬目信息，不可能進行全面細致的審查，只能采取抽查的方式，因此具有一定的片面性。基于上述情況，本文建議XBF集團嚴格規(guī)范內(nèi)部審計、改進審計技術(shù)，也就是將當前的財務審計轉(zhuǎn)型為基于風險管理的管理審計，并將審計貫穿于管理活動的全過程。從業(yè)務開始的那一刻起就進行風險監(jiān)控，從而第一時間發(fā)現(xiàn)開展業(yè)務過程中存在的問題、分析問題產(chǎn)生的原因、采取整改措施。

3.參考國內(nèi)外先進企業(yè)的經(jīng)驗。歐美等發(fā)達國家很早就開始了對企業(yè)內(nèi)部控制的研究與實務操作，累積了很多優(yōu)秀的理論以及實踐經(jīng)驗。企業(yè)的發(fā)展過程雖然各有特色，但基本的發(fā)展方向還是有很多相似之處的，XBF集團當前難以解決的問題，其他企業(yè)在發(fā)展過程中可能也面對過，因此，XBF集團應積極參考國內(nèi)外先進企業(yè)解決內(nèi)部控制問題的模式，從而快速提升自身內(nèi)部控制機制的運行效率。

（四）重組業(yè)務流程。XBF集團將會計信息審核工作的重點放在了解決賬物、賬賬之間不一致的問題上。其實，這些不一致的情況不一定是由于工作失誤造成的，很有可能是因為企業(yè)內(nèi)部不同部門之間的信息傳輸出現(xiàn)了問題。ERP系統(tǒng)能夠有效提升企業(yè)會計信息化的速度，并重組會計業(yè)務流程，從而提升企業(yè)的管理與內(nèi)部控制效率，見圖4。

圖4 XBF集團的信息共享策略

1.應用之前的準備工作。XBF集團需要正視風險與收益之間的相互依存關(guān)系，既要明白重組會計業(yè)務雖然能夠提升自身的會計管理工作以及內(nèi)部控制效率，也要明白重組會計業(yè)務流程有可能引發(fā)很高的財務風險，并帶來損失。所以，本文建議XBF集團在重組流程之前，要先做好前期的準備工作，做好資料的搜集與整理，并大致預測一下可能出現(xiàn)的突發(fā)風險以及應該如何應對。

（1）成果目標。XBF集團對于重組會計業(yè)務流程的目標非常清楚，那就是在建設會計信息化的過程中，借助重組會計業(yè)務流程，讓XBF集團的領導層能夠在第一時間掌握企業(yè)的運營現(xiàn)狀，從而更好地根據(jù)運營實際制定各種決策，進而提升企業(yè)內(nèi)部控制以及管理的效率，提升企業(yè)的盈利能力。

（2）實施戰(zhàn)術(shù)。結(jié)合XBF集團的實際情況，本文建議其整個會計業(yè)務流程重組工作可以按照以下步驟進行：首先，找出企業(yè)當前運作效率不高、管理水平低下的業(yè)務環(huán)節(jié)。其次，借助會計信息化歸納并整理財務信息，從而為接下來的重組工作提供數(shù)據(jù)基礎。最后，改造業(yè)務環(huán)節(jié)，提升企業(yè)會計工作效率，進而提升內(nèi)部控制水平。

2.重組會計業(yè)務流程。XBF集團重組之后的會計業(yè)務流程見圖5。

圖5 XBF集團的業(yè)務流程

（1）重組后的業(yè)務部門銜接流程。采購部門改變過去將采購票據(jù)交到其他部門的做法，改為將票據(jù)信息上傳到數(shù)據(jù)庫中，然后按照數(shù)據(jù)庫中的信息生成訂單，并發(fā)送至供應商處；驗收部門按照系統(tǒng)中顯示的訂單信息核對貨物詳情；財務部門按照系統(tǒng)中顯示的訂單完成情況進行相應的付款處理。

（2）重組后的生產(chǎn)部門銜接流程。完成會計業(yè)務流程重組之后，生產(chǎn)部門將業(yè)務的相關(guān)票據(jù)提交至票據(jù)中心，由其集中處理所有的后續(xù)工作。這種流程模式不但能夠?qū)崿F(xiàn)票據(jù)收付的同步，還能夠提升票據(jù)傳遞與管理的效率，從而提升企業(yè)的運作效率。