軌道交通建設項目開展檔案監督指導實踐

席克平

摘要：加強對參建單位檔案管理的過程控制，定期檢查其檔案管理情況，是保證施工文件材料準確、完整的必要手段。通過對合肥軌道交通建設項目檔案監督指導工作實踐的總結，側重從監督指導的方式方法、過程管控、保證條件三個方面進行了詳細的闡迷，提出了項目檔案管理達標考核的工作程序及要求，對加強工程建設檔案管理，有較好的借鑒和指導作用。

關鍵詞：軌道交通；建設工程檔案；檔案管理；監督檢查

近年來，隨著我國城市化進程的不斷加快，軌道交通建設也步入了快速發展的階段，截至2017年12月31日，中國內地累計有34個城市建成投運城市軌道線路5021.7公里，當前合肥地鐵運營線路2條，在建線路6條，近期規劃巧條。軌道交通項目涉及面廣、投資巨大、專業復雜，建設周期長，參建單位多，檔案人員流動性大，如何確保項目檔案資料收集完整、齊全，整理符合規范要求，做好軌道交通項目檔案過程監督指導尤顯重要。

一、總體要求

以目標管理為導向，各參建單位務必高度重視項目檔案整理工作，把檔案管理工作提升到與工程建設同等高度、同樣重視，同步推進，同步實施。在分部驗收、（子）單位工程竣工預驗收前，完成相應的檔案預整理工作，竣工驗收后2個月內完成組卷工作并移交給軌道公司檔案部門。

二、具體要求

各參建單位應進一步提高認識，統一思想，充分認識建設項目檔案管理工作的積極作用和重要意義，把建設項目檔案管理工作擺上重要議事日程，切實加強組織領導，針對本單位實際情況，制定完善的制度和相關管控措施，抽調精干人員組織實施，確保檔案工作落到實處。

（一）建立各參建單位檔案負責人與檔案聯絡員制度

各參建單位進場后15日內把主管檔案工作的負責人和負責項目檔案整理工作的聯絡員名單報送至軌道公司檔案部門備案，要求檔案聯絡人熱愛檔案工作，具有資料員或檔案管理相關資質證書，并保持穩定。檔案負責人與聯絡員如有工作變動，所在單位應在一周內重新填報《參建單位檔案負責人、檔案聯絡員信息登記表》，做好工作交接，交接不到位，不得變動，嚴防檔案資料丟失。

（二）制定項目檔案管理的文件控制制度

各參建單位根據項目實際情況制定文件形成、積累、收集、整理、歸檔進度計劃等文件控制制度，報監理公司審批并于進場巧日內報軌道公司檔案部門。要求制度具有針對性和可操作性，要把試驗、監測、測量、施工等專業人員納入到管理體系中去，納入到各自崗位職責范圍進行考核，并有效執行。

（三）實行“預立卷”并定期上報制度

建立項目檔案“預立卷”制度，依據軌道公司項目檔案分類方案、移交實施細則等要求，按照單位工程從管理性文件、原材料、試驗、施工記錄、隱蔽、檢驗批、竣工驗收記錄等分類別進行預整理，將項目實施前和實施中辦理完畢的文件及時歸入相應門類卷盒的工作。實行“預立卷”制度，一是可以預見性地做好平時文件暫存管理工作，避免文件缺失遺漏，二是極大地減輕項目后期文件整理組卷和歸檔工作量。要求每個月底把項目實時整理情況上報到軌道公司檔案部門。

（四）推行項目檔案“首卷制“

項目檔案“首卷制”是指通過對各類別首卷案卷完整性、準確性和系統性的確認，發揮首卷案卷的示范作用，帶動、推進和保障后續案卷質量的一種做法。后續案卷質量不能低于首卷案卷標準。各參建單位通過執行“預立卷”制度，在整理、歸卷形成完整的首卷案卷并完成自檢后，報監理和軌道公司檔案部門審核、審定。如不符合要求，則提出整改意見并給予指導，項目部完成整改后，再報監理和檔案管理部門審核、審定。確認后的首卷案卷，作為其他案卷的歸卷樣本。

三、管控措施

（一）實行項目檔案業代制度

根據軌道公司檔案部門業務分工，明確各參建單位檔案工作指導和審核人員。

具體職責：

1）參與中標人約談，并進行檔案工作交底；

2）參加第一次工地例會；

3）對項目檔案收集、整理、歸檔情況開展常態化監督指導并對滯后單位進行重點督辦；

4）參加項目分部驗收、（子）單位工程預驗收、竣工驗收。

（二）開展定期督查與常態檢查

結合公司參建單位考評工作，每季度或每半年開展一次督查活動。內容包括聽取項目檔案管理工作匯報，查看項目檔案有關資料，督查項目建設各階段檔案工作完成情況，進行綜合考評，形成項目檔案監督指導記錄表，被檢單位形成回復意見并報給對應的檔案業代。

常態檢查由各參建單位檔案業主代表將檔案工作納入各自工作計劃，建立檔案工作抽查清單，根據項目檔案整理情況、時間節點安排有針對性的開展檢查，原則上每個月對所管標段進行一次督促檢查及指導，督促整改檢查中發現的問題，并形成相應書面檢查意見和回復意見。

（三）會議調度與通報制度

根據各參建單位項目建設檔案工作完成情況，會同建設分公司適時召集檔案工作整理進度滯后，檔案質量不達標，且整改不及時、不到位的項目部和責任人召開檔案工作調度會，聽取相關單位檔案工作情況匯報，分析項目建設檔案管理中存在的問題，安排部署下一階段檔案督查工作。相關單位要根據職責認真貫徹執行，并將落實情況及時反饋給建設分公司和軌道公司檔案部門。軌道公司檔案部門將對決議執行情況進行跟蹤督查，對不履行調度會議決議的單位進行通報批評，并按規定給予相應的經濟處罰。對于特別嚴重的，將不予進行竣工結算。

（四）強化監理單位、建設分公司過程檢查和竣工文件的分級審查制度

監理單位、建設分公司應進一步加強過程管控，把施工文件的形成、積累、收集是否完整、準確，整理是否及時、規范納入到日常檢查監督范圍，檢查發現問題及時下達整改通知書，并對后續問題整改落實情況等進行督查。

對竣工文件審查實行分級審查制，監理單位、建設分公司對施工文件的完整性、準確性、系統性進行審核，查漏補缺，及時整改，并形成記錄；檔案部門負責對應歸檔項目文件整理的規范性進行審查，并簽章確認，確保竣工文件完整、準確、系統，質量符合歸檔要求。

（五）資金控制制度

檔案部門對項目過程及關鍵節點（分部、子單位等）整理進度進行考核，進度完成小于80%等或者管理不善造成進度失控等由檔案部門通報財務部門，在當前資金支付管控中予以考慮暫緩或者扣除部分工程款，加強對參建單位制約。

公司將項目文件歸檔工作納入項目支付及結算管理。軌道公司檔案部門參與項目竣工結算簽字。工程支付及結算時，如歸檔資料不符合要求或者竣工檔案未完全移交或存在遺留問題未徹底整改，檔案部門不予簽認，不得進行竣工結算。確保參建單位重視項目檔案管理工作，保證項目檔案工作與項目工程建設同步，及時規范做好檔案過程收集整理。

（六）納入信用評價考核與招標掛鉤制度

將項目檔案管理作為六大檢查模塊之一，納入到合肥市軌道交通項目季度考核與“兩場聯動”信用評價考核體系進行考核評比，并將考核結果與季度獎罰和后續招標工作掛鉤，考核結果不理想將影響后續參與其他合肥軌道建設項目投標工作。

四、保障體系

（一）完善檔案制度，規范整理

根據1、2號線建設項目檔案歸檔實踐情況，結合《城市軌道交通工程文件歸檔要求與檔案分類規范》，對《合肥市軌道交通項目工程竣工檔案編制及驗收移交實施細則》進行修訂，進一步明確歸檔范圍和整理要求。適時編制《合肥軌道交通項目檔案編制指南》，細化整理標準及流程。

（二）加強培訓指導，提升業務技能

每年組織開展1-2次集中培訓活動，各參建單位檔案負責人和檔案聯絡員必須參加。邀請省、市檔案局、城建檔案館檔案管理專家傳授知識和經驗，并進行互動交流。培訓內容包括省、市檔案主管部門有關建設項目檔案管理法律法規和軌道公司檔案部門頒布的各項制度，明確竣工文件分類標準、編制要求、編目與裝訂、歸檔移交程序等。

各參建單位在項目檔案收集、整理等工作實施過程中遇到問題和難題時，及時與軌道公司檔案部門聯系，檔案部門將及時給予指導。同時也鼓勵參建單位將其他地鐵城市一些好的經驗和做法推薦給檔案管理部門，以便進一步提高項目檔案管理整體水平。檔案管理部門也會增強主動服務意識，深入項目部進行調研，組織交流活動，釋疑解惑，并推廣好經驗、好做法。

（三）樣板指路，以點帶面

以打造檔案樣板站為抓手，以點帶面地去推動整個線路的檔案管理工作。針對軌道交通項目專業多、系統復雜的實際情況，從每條線土建、機電、系統設備等相關專業挑選1-2站進行竣工項目檔案樣板站編制，開展項目竣工檔案預歸檔試點和標準站組卷工作，組織全線進行觀摩、交流、學習，為全線檔案整理規范、科學化奠定了良好的基礎。

參考文獻：

[1]樊宇，侯璐.枕頭壩電站項目法人開展施工檔案監督指導實踐[J].人民長江，2012：14-14.

[2]DAM8-2018國家重大建設項目文件歸檔要求與檔案整理規范.

[3]國家檔案局《建設項目檔案監督指導工作指南》（檔發[2016]15號）.