提高檔案管理科學化水平的路徑選擇

毛英女

摘要：新世紀是信息爆炸的世紀，各種信息交互在一起。在大數據時代的背景下，檔案信息已經成為一種十分重要的信息資源，對于公司而言，檔案信息里面有著公司的人員信息和公司重要而秘密的內部信息；對于政府而言，檔案信息內儲存著關乎國家大計的至關重要信息。由此可得之提高檔案管理科學化水平是當今首當其沖要完成的大事，本研究就現今檔案管理存在的瑕疵展開討論，并就存在的問題提出相應的解決措施來提高檔案管理科學化水平。

關鍵詞：檔案管理；科學化水平；路徑選擇

檔案管理無論對于事業單位還是相關政府而言都是他們工作的主要內容，為能夠有效地提高檔案管理科學化水平，就要順應現代社會的需求，擺正對于檔案管理的態度，認真對待檔案管理這關乎到國家和企業命脈的工作，然后要規范管理單位內部的管理體系，加大監管力度，提高工作人員的綜合素質是順利進行檔案管理的關鍵。

一、現階段檔案管理存在的瑕疵

（一）政府和事業單位對于檔案管理的重視程度不夠

就檔案管理工作而言，我們國家大部分的單位和企業在檔案上管理工作上呈現出相對混亂的問題，琢磨其中的原因后發現，我國現在處于飛速發展時期，國家的GDP在迅速提高，政府和事業單位順應國家發展的趨勢，把主要的精力投入到如何提高國家和單位的經濟上，對于其檔案信息的管理就相對比較放松。檔案信息的管理需要消耗大量的人力、物力和精力，還容易管理不得當，所以，對于部分管理人員而言，認為不必要投入較多的人力和時間，就是這樣錯誤的觀念造成了政府和事業單位對于檔案管理的重視程度不夠。

（二）檔案管理單位內部混亂

檔案管理工作順利進行和組建一個嚴密、工作分配合理的檔案管理組織密不可分。要想讓一個管理組織長期發展下去，進行合理的內部控制是十分必要的，因為內部控制是企業管理的核心，對確保企業正常運營和實現可持續發展起著重要的作用。但是隨著經濟全球化、資本全球化、信息全球化的潮流，社會環境越來越復雜，大數據在不斷地擴大，需要管理的檔案信息日益增加，檔案管理的組織內部出現流程不清晰，人員分配不合理，內部控制力下降，在財務方面出現貪污腐敗的現象，很多管理人員收到外界的干擾，利欲熏心，制造虛假的檔案，泄露檔案。因為這種不良現象的存在，造成了企業和政府內部信息泄露，對于企業而言，這樣會導致他們和其它企業在競爭的過程中存在著不公平的現象；對于政府而言，檔案信息的泄露很有可能會泄露國家的機密，很有可能造成社會的動蕩不安。

（三）管理人員管理素質低下，能力不足

就檔案管理工作而言，需要各個部門之間密切配合，充分交流來整合信息，保證檔案管理工作能夠有序開展。而有效地進行檔案管理需要專業的人員進行整理，專業的檔案管理人員能夠高效地整理檔案信息，確保管理的檔案沒有差錯。而中國改革開放較晚，跟其它發達國家相比，我國發展起步較晚，但是中國發展迅速，大量的檔案信息涌現而出，以前老舊的檔案管理方法已經沒有辦法符合現代的需求，但現代檔案管理方法的創新尚未完成，需要大量的人員進行管理，對人員綜合素質要求不高，導致和檔案管理有關單位的員工水平參差不齊，很多檔案管理人員不是和檔案管理有關專業出身，切身參與檔案管理的經驗不足，理論知識掌握的也不多，企業布置下去的任務很難按時按量完成，也不容易被管理，容易降低管理的效率，同時工作的質量也沒有辦法保證。

二、現階段檔案管理的發展思路

（一）提高政府和相關單位對于檔案管理的重視程度

提高現階段檔案管理水平的第一步就是要提高政府和相關單位對于檔案管理的重視程度，摒除以前只顧經濟發展的錯誤思想，用一個端正的態度面對檔案管理，才能夠順利地進行以后的管理工作。有了端正的態度后要順利進行檔案管理，就要進行科學化管理，針對其實際工作制定明確的管理目標。其定位可以針對本單位檔案管理，也可以針對整個社會工作有序運行提供高效檔案信息服務。

（二）規范管理單位內部的管理體系，加大監管力度

高素質的員工好比是軍隊中的士兵和槍支彈藥，而單位內部的管理人員就是久經沙場的將軍，企業內部沒有完善的管理體系，整個單位就是一堆無法成型的散沙，因此規范企業內部的管理體系的重要性不言而喻。要規范企業內部的管理體系，第一步就是要對管理人員自身嚴格要求，公司在招聘管理人員的過程中，應該嚴格地對人員進行層層選報，選拔出能為公司做出更大貢獻的高水平人才。選拔人員后，公司應該加大對于檔案管理的重要性的宜傳力度，讓管理人員意識到自己工作的重要性，高度重視自己現在從事的工作。人是在不斷學習的過程中成長，因此公司要多為管理人員提供學習的機會，聘請一些高端的管理人員參加公司的管理工作，對不熟悉業務的員工進行培訓，讓公司擁有更多高端的管理人員。

（三）提高檔案管理人員的綜合素質

只要社會在不斷發展，信息就會不斷涌現，檔案管理也就是一個永恒而全新的內容。為了順應時代發展的步伐，檔案管理有關單位要與時俱進，國外的檔案管理水平就目前而言，要遠遠高出我國現有水平，所以檔案管理單位需要多于國外相關的單位多進行交流，多安排一些素質較高的人員到國外學習先進的檔案管理技術，然后引進到國內，增強我國檔案管理人員的管理素質。同時檔案管理單位也需要加大薪酬聘請一些專業的管理人員參與工作，讓專業的管理人員在工作的時候對于其他不熟悉操作的人員多加以指導，進而讓檔案管理人員在檔案管理的過程中，不僅要有豐富的檔案管理學知識，還要能運用現代信息技術對檔案進行管理。提高檔案管理人員對現代信息技術的操作能力，讓他們熟練地運動計算機對檔案進行歸檔和分類處理，來幫助企業更好更快地發展，同時制定相關的獎懲制度，鼓勵員工學習和工作的積極性，而且企業也要根據自身的發展情況，結合國家的規定和市場的實際情形制定相應的人員考察制度和人員管理規章制度，讓企業的員工明白自己在企業中要遵守的規章制度，讓企業走得更高更遠。

參考文獻：

[1]梁艷.提高檔案管理科學化水平的路徑選擇分析[J].黑龍江史志，2014（1）.

[2]李鐵英，徐華妹.提高檔案管理科學化水平的路徑選擇[J].經營管理者，2015（04）.