針對如何加強中職檔案管理工作的探析

倪冬輝

摘要：隨著社會的快速發展，國家越來越重視中等職業教育工作，而且對中等職業教育的投入也呈上升的趨勢。促使中等職業教育工作進入快速發展的關鍵時期，同時學校檔案管理工作的重要性也越來越明顯。本文針對如何加強中職檔案管理工作進行了研究，針對中職學校當前的實際情況，分析了學校檔案管理的薄弱環節。每位中職院校的教育工作者們也在努力的思考如何才能更好的促進檔案管理工作的健康發展，在中職學校檔案信息管理中應積極的采取先進的設備技術，使檔案的利用速度更加的快、準，準確的把握檔案管理工作發展的機遇，為中職學校教育科研工作提供優質的服務。

關鍵詞：中職檔案管理；問題；解決對策；創新

新時期中職教育體制改革的不斷深入，給中職學校檔案管理工作帶來了更高的要求，我們必須改進工作思路，在原紙質檔案立卷的基礎上，建立有效的檔案管理機制，與檔案的信息化相適應。正確認識檔案學管理在整個學校管理中所扮演的重要角色，在電子檔案的升級過程中，充分發揮原有工作人員的優勢，在文件管理也要以人為本，擔負起電子文件管理工作的重任，實現檔案信息的數字化。本文分析了當前中職學校檔案管理工作中存在的主要問題，并結合實際情況，提出了加強中職學校檔案管理的有效措施，進一步實現檔案標準化、規范化的管理。

一、目前中職學校檔案管理工作中存在的主要問題

（一）檔案管理人員專業素質良莠不齊導致各種檔案整理工作困難重重

檔案工作有著很強的專業性，尤其是中職學校的檔案工作更具有其獨自的特點，不能僅憑經驗去做。可是目前中職學校的有關檔案工作人員，大部分沒有經過專門的上崗培訓，沒有正確認識到檔案管理工作的重要性。工作積極性不高，無法勝任具有專業性的工作，阻礙了中職院校的檔案管理工作的發展。

（二）檔案信息化程度不高，管理設施滯后，大大降低了檔案信息的利用率

在中職學校的管理工作中，雖然檔案管理工作是基礎工作。但是由于領導重視程度不夠，使中職學校檔案信息化建設無法滿足檔案管理現代化的需要。傳統的檔案材料是以紙質的形式存在，目前仍然有一些中職學校的檔案信息并沒有實現電子版。基礎設施不健全，只能維持檔案管理的一般需求。影響學校檔案材料的保存，甚至出現丟失與損壞。

（三）對于檔案管理教職員工的認識存在偏差，影響了檔案資料的不完整性

豐富的檔案資料是學校的寶貴財富，浸透著教師多年的辛勤汗水，可以為教學科研提供服務。可是教職員工卻沒有正確認識它的價值所在，甚至將一些文件、科研成果等重要的材料長期保存在自己的手中，沒有按時的進行歸檔移交，甚至變成了“死檔”，缺乏檔案材料的收集意識，導致檔案資料的完整性受到嚴重的影響。

二、加強中職檔案管理工作的有效措施

（一）提高檔案管理人員業務素質，增強現代信息技術的應用能力

中職學校檔案管理工作直接受檔案工作人員的業務素質影響，尤其現代信息技術的綜合型技能人才特別需要。因此，要想加強中職檔案管理工作，必須從根本上提高工作人員的專業素質。加強檔案在職人員的繼續教育，定期對現有教師進行培訓，使其掌握各種載體檔案的管理方法，提高相關的知識水平和實踐能力。同時改善工作條件，不斷研究新的檔案管理理論，在務實基礎上促進創新。

（二）加強檔案信息的數字化建設，實施信息化電子檔案建設

首先要結合中職學校的實際情況，把紙質檔案升級為數字化信息，實現紙質檔案的信息化，避免出現傳統檔案管理的常見問題，比如由于受潮等導致的檔案損壞現象出現。加快檔案數據庫建設，要充分利用計算機網絡，更好地保護好檔案。應用現代化管理手段，保障檔案資源的開發和利用，強化學校檔案信息開發工作，可開設多媒體閱覽室。在檔案材料上做到紙質檔案和電子檔案相結合，使檔案管理手段要與時俱進，發揮檔案信息應有的作用。

（三）健全檔案管理制度，加強檔案的收集和整理

完善的工作制度能夠提高工作效率，設立專門檔案室。在中職院校的檔案管理中，建立綜合檔案管理機構，專門配備檔案工作人員，整理全校各類檔案。充分利用各職能部門檔案管理靈活，加強檔案的收集、保管和歸檔工作。實行統一集中管理，提高檔案館（室）的建設，這是檔案工作的基礎。認真研究落實本部門的檔案工作任務，責任要落實，保障中職學校的各種資料齊全完整，確保檔案材料的安全。

三、結束語

綜上所述，在中職學校的管理中，學校檔案工作能夠充分體現出學校管理水平、辦學特色、以及發展軌跡等，發揮著重要的作用。中職學校檔案管理工作基于新時期所出現的各種變化，正確樹立中等院校檔案管理理念，應該積極采取創新工作手段和科學的管理方法。拓展工作對象，制訂完善的與現代化管理相適應的管理體系，實現檔案的電子化升級。提高檔案資源開發利用工作的質量，發揮檔案信息的價值作用，豐富學校檔案資源。為工作人員提供業務學習和技術培訓的機會，使其盡快掌握先關的知識，并能夠熟練的應用有效的技能。促使檔案能夠更好地服務于學校，推動中職學校健康的發展。

參考文獻：

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