檔案管理工作現狀及其發展前景分析

劉亞軍

摘要：當前，國內檔案管理的環境未能達到預期的效果，依然存在著諸多亟需解決的問題。本文結合了國內當下檔案管理情況及其成長愿景所涉及的問題加以分析，并結合這些問題提出具體的應對策略。

關鍵詞：檔案管理；工作現狀；發展前景

一、檔案管理工作的價值分析

無論對于哪一個單位或組織而言，其檔案管理工作是否穩步運行，將直接影響到人力資源管制事務的發展狀況。有鑒于此，通過對檔案管理工作相關事宜的完善和健全，不僅可以優化檔案資料所涉及的相關工作，同時亦能夠給未來階段單位或組織的成長給予大力的支持。

二、國內檔案管理工作現狀

（一）欠缺足夠的具備現代檔案管理技能的專業人員

首先，因單位或組織內部出現部門重組的各類因素，極易導致檔案管理技術工作者的工作發生變化。同時，相當一部分剛剛擔任此項工作的人員均未能接受過系統的檔案理論學習，其對于自身所從事的這項工作的認知水平僅僅停留在將對應文件放入檔案架上，因此可以說，其不具備基礎對于檔案管理工作的足夠認知，更遑論對于檔案學、管理學的熟知了，由于對檔案資料的一系列流程認知較為欠缺，因而造成其在從事檔案管理工作中無法達到預期的水準。其次，受檔案管理信息化革新所帶來的影響，檔案管理工作者應該具備足夠的信息技術應用水平，如能夠熟練操控各類軟件，這也成為一部分檔案管理工作者，尤其是多年從事檔案管理工作人員的短板所在。

（二）未能形成系統化的檔案管理體系

結合相關研究數據的內容來看，現階段國內諸多企事業單位均未能打造出具備較高水平的專業化檔案管理團隊，同時，也未能進行相關工作的檢驗與管制，尤為突出的是，較少有單位會創設完備的檔案管理體系，即便是創設了檔案管理體系的單位，多數也僅僅是停留在表面，未能在實際的檔案管理工作中真正予以落實。這樣一來，所造成的結果便是造成檔案管理體系徒有其表，進而直接影響到單位檔案管理工作的整體進程。

（三）欠缺檔案信息資源保護理念

當前，人類已經步入了信息技術時代，在這一背景之下，諸多單位檔案管理部門相繼加速了本單位檔案管理工作的信息化進程，不過需要同時看到的是，部分單位檔案管理工作者對電子化檔案管理手段過于倚重，而同時卻未能形成與之匹配的檔案信息資源保護理念，由此便使得檔案信息資源泄密的情況時有發生。

三、檔案管理工作的發展前景

（一）信息技術的應用程度進一步加深

在人類科技水平一日千里的當下，信息技術的應用也越來越深地融入到檔案管理工作之中，公眾已經不像以往那般翻閱檔案，而是可以通過登錄計算機或智能手機實現對其所亟需的檔案信息資源的查找和利用。基于此種情形，作為檔案管理工作者而言，其必須具備同其任職崗位相匹配的技術水平，如此方才能夠切實推動檔案管理工作的進步。

（二）檔案信息資源電子化處理

信息技術的應用極大地便利了社會公眾日常生活與工作，有效地提升了社會公眾的工作和學習效率，并且起到了解放了勞動力的效果，同時還一并控制了成本，對于檔案管理工作者而言，其在計算機的幫助下，便能夠高效地完成手頭的工作，因此，面對著檔案信息資源電子化處理工作趨勢的到來，檔案管理工作者必須積極轉變自身的工作理念，努力提升自身的信息技術應用能力。

（三）檔案文件一體化發展趨勢

從文件形成過程的角度來看，其通常經歷下述幾個步驟：（1）制作，（2）使用，（3）短暫保存，（4）永遠保存。從域外發達國家檔案管理的操作經驗來看，其已經實現了檔案與文件的一體化處理操作，由此帶來的便是人力成本與物力成本的縮減，這是值得國內檔案管理部門借鑒的寶貴經驗。

四、提升檔案管理工作效率的應對策略

結合前文，筆者現就如何提升檔案管理工作效率給出如下應對策略：

（一）打造綜合化檔案信息資源管理平臺

通過該平臺的打造，使得各類檔案信息資源能夠被及時地輸入到系統數據庫之中，同時，能夠按照實際情況對相關的檔案信息資源及時地進行更正與更新。還有就是，借助該平臺的使用，能夠使檔案信息資源在開發以及利用過程中得到更為高效的使用。

（二）注重資源優化配置

檔案管理部門應當實現對檔案信息資源的分級管理，如此便能夠使對檔案信息資源的管理趨于結構化，從而在查找以及使用相關信時息，能夠高效、便捷的完成，進而實現了查找效率的顯著提升。

（三）擴充服務內容

現在檔案管理呈現出諸多全新的模式，在這一過程之中，檔案的現代化管理亦實現了同步創新。舉例而言，當前網絡的發達使得全球連成了一體，在接入萬維網之后，每一個人只要足不出戶，便能夠了解和掌握全球的動態，有鑒于此，檔案管理部門應當利用網絡的優勢掌握世界最新發生的事件，將這些事件運用計算機后臺處理、分析后列入檔案，如此便在本單位日后遇到類似情況時加以借鑒。還有就是，各大企事業單位應當創建自身的門戶網站，網站的設計不能一味地模仿，要融入本單位的特色，并定期將檔案管理工作信息放置在網站之上，以供查閱，如此便能夠提升社會公眾對于檔案管理工作的關注，有利于檔案管理工作實現穩步發展。

五、結束語

現代檔案管理工作的主要特征便是全面性、現代性與技術性的，無論是在任何一個單位里面，領導與高層都需要加強對其的認知，如此便可以提升單位檔案管理后期的穩定發展與給單位帶來的價值。還有就是，對檔案管理部門給予充分的人力、物力和財力的幫助，促進單位檔案管理工作水平的整體提升，將確保檔案管理工作發揮出其應有的功能。考慮到當前社會中，人事革新體系持續變化，無論是內部、互相還是之外的員工都出現了流動的現象，有鑒于此，必須加強對于檔案管理工作事宜的重視程度。

參考文獻：

[1]倪小勤.大數據時代背景下的檔案管理[J].中外企業家，2016，33：248.

[2]吳錚.淺談大數據背景下的檔案管理工作[J].黑龍江檔案，2016，05：56.