試析企業檔案管理的現狀及其發展趨勢

彭千惠

摘要：在當前的經濟形勢下，各項事業都迎來了新的挑戰與機遇。隨著我國社會經濟的不斷發展，企業的規模也越做越大，企業檔案成為企業發展必不可少的資源，做好企業的檔案管理也變成了當前重要工作之一。本文通過對相關資料的調查與分析，嘗試分析當前企業檔案管理的現狀，以及未來企業檔案管理的發展趨勢。

關鍵詞：企業檔案；管理現狀；解決對策；發展趨勢

在我國急速發展的經濟形勢下，企業規模越做越大，不少企業都明白，做好企業檔案管理是企業發展中必不可少的一環。企業檔案是企業信息資源的重要部分，對企業的生產經營與市場營銷策略有著重要的參考作用。我國企業在生產經營活動中，愈來愈重視對企業檔案的管理。

一、我國企業檔案管理的現狀

（一）檔案信息的開發與利用未引起足夠重視

盡管我國當前絕大多數企業均意識到企業檔案的重要性，但如何有針對性地對企業檔案進行管理、開發與利用卻不是所有企業都能做到的。不少企業的檔案管理工作僅是簡單地將企業檔案搜集后集中放置，很少做后續的管理與開發利用，基本搜集后的企業檔案就這么被束之高閣。企業檔案根本無法為企業的經營決策作參考，僅是為企業作裝飾之用。

（二）檔案質量較差

現階段的企業檔案管理，不少企業的檔案內容質量不高，缺乏利用價值，檔案管理工作趨于形式化。從企業員工檔案來看，企業搜集員工檔案材料基本集中在學歷、政治面貌、工作資歷等方面，對員工的思想狀態、個人品格等方面卻置之不理。檔案材料的內容過于空泛，檔案敘述方式多是套話或大白話，讓檔案的利用率無法提高。

（三）檔案管理人員素質低下

檔案管理工作對工作人員的要求較高，需要完備的檔案管理知識，才能高效地做好檔案管理工作。但我國當前形勢是，檔案管理人員的素質參差不齊，甚至素質底下。一些中小型企業，出于保護商業機密或節約資金的考慮，會聘請親屬或學歷較低的勞動者來做檔案管理工作。企業檔案在缺乏管理知識的管理者手中，也就無法發揮其作用。如前文的員工檔案問題，也從側面體現出檔案管理人員的素質低下，若管理人員有較高的管理知識，則不會犯此類錯誤。

（四）檔案管理工作缺乏相應的章程依據

目前很多企業在檔案管理中，出現的很多問題，多是缺乏指導性章程導致的。大多數企業僅有檔案管理責任制，對檔案管理人員的管理責任做了標明，但檔案管理過程的規范化卻不加以明確，甚至無檔案管理制度。這也進一步導致檔案管理工作的不規范亂象，在沒有明確管理制度的情況下，通常也無檔案交接等制度，不少企業經常發生人走檔丟的情況。

（五）檔案管理效率低

檔案管理的效率低下不僅反映在搜集管理的效率不高上，還反映在檢索利用的效率低上。我國目前對檔案資料的檢索有兩種途徑，一是人工檢索，二是計算機只能檢索。當前絕大多數企業仍在用人工檢索的途徑，這導致檔案的利用大大降低，甚至不少年代久遠的檔案得不到利用。

二、企業檔案管理的解決對策

（一）全面提高檔案管理人員的素質

企業檔案管理人員是檔案與員工、企業之間的樞紐，是企業檔案是否得到有效利用的關鍵。因此企業在招聘檔案管理人員時，需對應聘人員的專業知識水平嚴加考核，任人唯賢，絕不能任人唯親。

（二）充分調動檔案管理人員的積極性

檔案管理工作是一項繁瑣的工作，不少檔案管理人員在工作過程中會產生負面的工作情緒，進而影響檔案的利用率。因而企業要充分調動檔案管理人員的積極性，為此，可以做的事情有以下幾項。一是全面規范推廣檔案管理人員的聘任制度，完善檔案管理人員的考核制度，采取優勝劣汰的方式，調動檔案管理人員的工作積極性；二是加強企業檔案管理的宣傳工作，增強員工對檔案管理的意識，全員投入對檔案的整理歸檔上，減輕檔案管理人員的工作量；三是適當對檔案管理人員進行業務培訓，提高其檔案管理的效率

（三）建立健全檔案管理制度與安全責任制

建立檔案管理的獨立部門，明確相關管理人員的責任，規范檔案的搜集使用流程等。此外，還需建立完善的檔案管理制度，加強監管。其中，最為重要的是檔案管理人員的保密監管。要經常對檔案管理人員進行安全培訓與教育，適當簽訂安全保密協議等。對文件數字化過程中涉及的相關人員，也要適當簽訂保密協議，必要時，對相關硬盤等進行銷毀。企業要嚴格落實檔案管理安全責任制，定期檢查，減少風險隱患。

三、檔案管理的發展趨勢

（一）檔案管理方式的創新與精簡

無論是什么企業，創新與精簡都是企業的必然發展趨勢，檔案管理亦然。檔案管理的工作方法必須創新，才能跟上企業的發展。檔案管理要不斷擴大外延，深化內涵，將過去單一的檔案搜集變為檔案的歸納、整理、統計、分析等為一體的檔案信息中心。

辦公自動化后，檔案管理也應相應進行調整，采取數字化的方式進行檔案管理。為此，對檔案管理方式的創新迫在眉睫。同時，檔案管理的方式也需不斷精簡，提高檔案管理的效率，才能跟得上企業發展的速度。

企業檔案作為企業管理的其中一部分，必須適應新時代與企業的高度發展需要。要樹立新的觀念、體制、管理制度，為此創新檔案管理方式顯得十分必要且迫在眉睫。

企業檔案管理工作和其他工作不同，不只是局限在某一領域或某一部門間的工作，而是跨部門協作才能取得成效的一項工作。因此有效的組織管理方式是必須的。

（二）檔案管理需高效

在市場經濟為主導的當今，企業要想盈利就必須高效運轉，而檔案管理也必須跟上高效運轉的步伐。企業檔案管理人員需要提高辦事效率，企業要充分發揮管理人員的聰明才智，讓檔案資源發揮其應有的作用，使其成為企業技術革新的重要參考源。

（三）檔案管理要從實際出發

無論是檔案的本質載體，亦或是檔案管理體制的設立，都需要從企業實際出發。如不少重要檔案分散在各個部門，使得檔案的利用率大大降低。因此，需對癥下藥，明確檔案管理的工作對象和責任，建立健全檔案管理制度，用制度規范檔案管理工作。

四、總結

隨著我國經濟的發展與企業規模的擴大，企業的檔案管理工作也愈來愈重要。檔案管理工作成為企業發展過程中不可回避的重點，檔案資料也成為企業發展過程中不可或缺的資源。因而，企業在進行生產經營活動的同時，也要加強檔案管理工作，采取各種有效措施全面落實檔案管理工作。分析檔案管理的重點與難點，并對癥下藥，才能有效提高企業檔案的利用率。