電子信息檔案管理的風(fēng)險控制研究

張哲

摘要：信息時代的降臨，促進(jìn)了電子信息檔案管理這種先進(jìn)檔案管理模式的形成，然而電子信息技術(shù)進(jìn)行儲存和傳輸時也存在某些安全隱患，對其安全隱患做好風(fēng)險防控，是使電子信息檔案管理工作的可靠性與安全性得到保障的重要舉措。

關(guān)鍵詞：電子信息檔案；特點(diǎn)；風(fēng)險控制

一、電子信息檔案管理的特點(diǎn)分析

電子信息類檔案管理既基于傳統(tǒng)又創(chuàng)新于傳統(tǒng)，在保持相應(yīng)的基礎(chǔ)功能的前提下，電子信息類檔案管理又有自己的特點(diǎn)。一是通過電子信息化管理，電子信息類檔案降低了管理人員、操作人員和使用者的勞動強(qiáng)度，提高工作效率。信息系統(tǒng)基于大數(shù)據(jù)，借助網(wǎng)絡(luò)技術(shù)將檔案數(shù)據(jù)的錄入，檔案數(shù)據(jù)的歸檔以及檔案數(shù)據(jù)的查詢和使用變得更加智能化。二是彌補(bǔ)了傳統(tǒng)檔案管理的機(jī)制不合理之處，對于遺漏的檔案文件的查漏補(bǔ)缺有著不可替代的作用。通過網(wǎng)絡(luò)信息化的管理，文檔按照相應(yīng)的文件進(jìn)行存儲即可歸檔，即便是后期有所修改則只需要進(jìn)行簡單的電子替換便可。三是更有利于數(shù)據(jù)的保密，電子信息檔案可以通過細(xì)化管理保障文檔管理的保密性，通過調(diào)用系統(tǒng)內(nèi)部的關(guān)鍵信息實現(xiàn)單部分單方面的訪問查詢。四是實現(xiàn)了檔案管理的科學(xué)化和精細(xì)化，通過信息系統(tǒng)的前期設(shè)計，管理者可以通過根據(jù)管理規(guī)范和行業(yè)要求針對性設(shè)置相應(yīng)的科目、分類的項目以及查詢的方法和模式實現(xiàn)對檔案管理工作的規(guī)范。

二、電子信息檔案管理存在的風(fēng)險

（一）缺乏科學(xué)的電子信息檔案管理技術(shù)

在電子信息檔案管理的風(fēng)險控制中應(yīng)以預(yù)防為主，盡可能地規(guī)避檔案管理中可能出現(xiàn)的風(fēng)險是風(fēng)險控制的首要任務(wù)。在規(guī)避風(fēng)險的過程中要加強(qiáng)信息保護(hù)，加大管理力度，要有科學(xué)的技術(shù)管理手段。但現(xiàn)階段，電子信息檔案管理人員對信息管理保護(hù)的認(rèn)識不夠明確，缺乏對風(fēng)險的評估和規(guī)避能力，先進(jìn)的信息防控技術(shù)引進(jìn)存在一定困難，從而使電子信息檔案管理風(fēng)險無法得到有效控制。

（二）缺乏有效的電子信息檔案管理理論依據(jù)

電子信息檔案管理的應(yīng)用導(dǎo)致傳統(tǒng)的檔案管理理論落后，無法滿足當(dāng)代管理需要。電子信息檔案管理與傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理有著很大不同。首先，電子信息檔案管理中涉及的計算機(jī)技術(shù)是傳統(tǒng)管理中未曾涉及的，其次，在計算機(jī)技術(shù)應(yīng)用過程中存在一些系統(tǒng)漏洞，需要及時修補(bǔ)和對系統(tǒng)進(jìn)行更新升級，導(dǎo)致傳統(tǒng)管理理論和管理方式難以適用。在傳統(tǒng)的管理方式落后的狀態(tài)下，新的管理理論尚未完善，電子信息檔案管理缺乏有效的理論依據(jù)，使風(fēng)險控制工作的開展受到阻礙。

（三）電子信息檔案管理中缺乏管理信息反饋

在電子信息檔案管理中，主要的風(fēng)險來自網(wǎng)絡(luò)黑客的攻擊和病毒傳染，導(dǎo)致檔案信息丟失或者泄漏，還有一方面就是當(dāng)網(wǎng)絡(luò)被攻擊或傳染后無法進(jìn)行及時補(bǔ)救。在檔案管理風(fēng)險中前者是主要原因也是主要的風(fēng)險來源，但無法得到及時的信息反饋也是造成檔案信息風(fēng)險的重要因素。所以在電子信息檔案管理中，管理者無法接收惡意網(wǎng)絡(luò)攻擊反饋信息也增加了管理風(fēng)險。

三、電子信息檔案管理的風(fēng)險控制措施

（一）加強(qiáng)對先進(jìn)電子信息檔案管理技術(shù)的應(yīng)用

電子信息檔案管理通過引進(jìn)先進(jìn)的技術(shù)，可使計算機(jī)工作有效地規(guī)避風(fēng)險，從而有效提升電子信息檔案管理的安全性與可靠性。首先，加密是目前信息檔案安全管理的常用方法之一，如果信息檔案進(jìn)行網(wǎng)上傳播，必須進(jìn)行分級處理，分級加密，并對密碼的“密鑰”進(jìn)行定期或不定期的更改，這樣有助于防范。其次，必須選取適合的檔案管理軟件，優(yōu)良的檔案管理軟件自身的安全設(shè)置，如訪問授權(quán)、用戶安全級別、密碼設(shè)置等功能模塊，己成為電子文件管理、利用的一道堅實屏障，能有效地確保檔案信息安全。

（二）制定電子信息檔案管理的風(fēng)險預(yù)防制度

信息資源管理制度的制定是必不可少的內(nèi)容，要求企業(yè)需要進(jìn)行相應(yīng)預(yù)防制度的制定。通過風(fēng)險預(yù)防制度的制定，再促使該制度得到嚴(yán)格的實施。例如，可作出以下規(guī)定：規(guī)定系統(tǒng)操控只能由管理人員進(jìn)行，其他無關(guān)人員不具有系統(tǒng)操作的權(quán)利。

（三）及時消除電子信息檔案管理的潛在風(fēng)險

安全防護(hù)是電子信息檔案消除危險的重要措施，企業(yè)需要通過有效的安全防護(hù)，確保信息數(shù)據(jù)不受其他因素的影響，保障信息的可靠性與安全性。及時消除潛在風(fēng)險，是確保信息檔案數(shù)據(jù)安全的重要舉措。計算機(jī)維修的過程中，企業(yè)需要采取相應(yīng)的措施，就可能存在的風(fēng)險進(jìn)行應(yīng)對。鑒于計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)具有較高的復(fù)雜程度，電子信息檔案管理的風(fēng)險控制，需要對問題進(jìn)行全方位的思考，從而使問題得到有效的解決。

（四）做好電子信息檔案管理的風(fēng)險評估工作

風(fēng)險評估工作是為風(fēng)險防控工作提供參考，促進(jìn)預(yù)防計劃的科學(xué)合理，基于電子信息檔案的全方位分析，對風(fēng)險引發(fā)因素及風(fēng)險發(fā)生后果進(jìn)行探究。評估的內(nèi)容包括危險發(fā)生的概率、危險產(chǎn)生的后果、危險的成本以及危險的防控措施等。并且，企業(yè)管理人員需要增強(qiáng)風(fēng)險防范意識，及時地制定完善的風(fēng)險預(yù)防計劃。就電子信息檔案管理人員而言，其需要對檔案管理工作的各個環(huán)節(jié)進(jìn)行嚴(yán)格的把控，其也是檔案管理工作的基本要求。在風(fēng)險評估的過程中，管理人員需要保持高度的警覺性，及時發(fā)現(xiàn)存在的安全隱患，及早將其消滅。針對已經(jīng)發(fā)生風(fēng)險的事項，需要根據(jù)風(fēng)險實際情況，及時采取具有針對性的措施，盡可能減小因風(fēng)險而造成的損失。

四、總結(jié)

電子信息類檔案的風(fēng)險控制是電子信息檔案管理的重要組成部分，其在實際工作中將直接或間接影響電子信息類檔案管理的成效，因此成為檔案管理業(yè)界的關(guān)注重點(diǎn)。電子信息檔案的風(fēng)險是客觀存在的，并且具有不確定性的特征。正由于其具有不確定性，所以其可能導(dǎo)致較大的危險。因此，相關(guān)工作人員需要保持高度的警覺，重視檔案管理工作中風(fēng)險的預(yù)防，及時進(jìn)行風(fēng)險防范措施的制定，有效提高電子信息檔案的管理水平，從而實現(xiàn)風(fēng)險的有效預(yù)防和規(guī)避。

參考文獻(xiàn)：

[1]畢大鵬.檔案管理中電子信息技術(shù)的應(yīng)用研究[J].電子技術(shù)與軟件工程，2016（06）.

[2]朱允彤.淺談電子信息檔案管理的風(fēng)控方法[J].辦公室業(yè)務(wù)，2018（03）.

[3]吳凱.電子信息技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用研究[J].數(shù)字技術(shù)與應(yīng)用，2012（08）.

[4]沈彥.淺議電子文件及電子檔案管理[J].高校導(dǎo)報，2013（04）.