試析大數據時代背景下的檔案管理

古少媚

摘要：如今正迎來大數據時代的浪潮檔案的管理者也在積極的學習該項技術，爭取把這項技術引入到檔案的管理工作中來，大數據對于檔案數據的存儲和備份以及電子檔案的管理工作都有著助力作用，本文從大數據時代中檔案管理工作面臨到機遇和挑戰來詳細探討如何利用大數據來優化檔案管理工作。

關鍵詞：大數據時代；檔案管理；機遇與挑戰

公眾從大數據身上看到了有效管理與科學利用的緊迫性和可行性，如今社會檔案已經在利用大數據進行收集、整理和鑒定等一系列的環節，檔案管理工作應該要審時度勢，不斷更新和存儲信息資料以便能夠更好的發揮檔案的價值。

一、大數據時代令檔案管理工作面臨的挑戰

大數據時代下信息時刻處于爆炸的狀態，一般的數據軟件根本無法對這些信息進行系統的總結歸納，因此，要實現如此龐大的數據收集、整合和歸納的工作，就必須使用高于傳統軟件的新軟件來進行，大數據中的數據種類繁多，操作也更加靈活，就當前的檔案管理工作而言是十分具有挑戰性的。

（一）管理理念與流程的挑戰

過去檔案管理工作為了保證其公正性都是由檔案管理人員來完成的，管理人員把檔案分門別類做好記錄，便于日后查詢，可是隨著檔案信息的豐富，檔案管理人員們發現很多檔案信息中大多都存在著共性，出現了信息交叉的現象，如果仍然沿用過去傳統的檔案管理模式，就會加大信息歸納環節的工作量，還有一些檔案信息是無法依靠傳統的檔案管理手段進行保存的。

（二）檔案保存形式的挑戰

有一些檔案信息是無法用紙質文本來保存的，比如如今出現的一些電子圖片、音頻等形式的數據信息只能夠被記錄在電子文檔中，因此現在的檔案保存形式越來越強調多樣化的保存形式，至于檔案的分類管理工作完全可以用信息數據來歸類存儲，需要調用時只用通過搜索關鍵詞來查找信息即可。

（三）管理人員業務素質的挑戰

過去的檔案管理人員只需要了解檔案管理的一些基本技術要求和操作即可，雖然操作方便快捷，可是管理手法卻比較單一，大數據時代對檔案管理人員處理信息的能力要求更高，要求檔案管理人員必須具備更多的存儲信息技術技能，像一些文件分類、管理、查詢等操作都是需要檔案管理人員具備的。

二、大數據時代給檔案管理工作帶來的機遇

（一）提高管理效率

檔案處理工作中的大數據對大量處理數據和數據處理能力都表現出人工所不可比擬的優勢，用這些現代化的手段取代人工明顯的就降低了運作的成本，也提高了檔案管理的效率，如今社會上，各行業的檔案數量隨著互聯網的發展而越顯龐大，如果還沿用傳統的檔案管理技術使用紙質材料來保存一些檔案信息，那么紙質成本和空間成本的耗費實在不符合企業的運營理念，可是如果通過大數據來保存和處理這些檔案，就能夠在數據庫中以更微小的成本來保存更多的數據，大量節省了檔案管理人員記錄的時間成本和材料成本。

（二）提高檔案保存質量

紙質檔案雖然比電子文檔更顯正式，可是傳統的紙質檔案抗風險的能力實在太差，一旦保存檔案的地方出現水災、火災或是一些自然災害，就很難讓這些紙質檔案保證安全，而且只是檔案在保存很久之后容易出現紙質老化和字跡模糊的現象，可是如果使用大數據來保存這些檔案數據可以完全避免這些問題，只需要少量的數據存儲空間就可以儲存更多的數據。

三、如何在大數據時代背景下提升并優化檔案管理工作

（一）培養能夠利用大數據實現檔案管理的人才

任何工作都十分急缺高端的人才，檔案管理工作也不例外，為此政府可以鼓勵高校開辦復合型的交叉專業，如檔案管理與信息技術的交叉專業，使得檔案管理工作可以獲得更多能夠直接上崗的高素質人才，我國的檔案管理人才有些還不能夠適應當下新時期的管理工作，為此企業就可以引進國外的高端檔案管理人才，用高端人才指導低端人才，人才的來源除了引進還需要培養，時間的磨礪和資金的保障缺一不可。

（二）優化管理人才結構

現在的檔案管理工作崗位大多都呈現出老齡化嚴重的趨勢，已經長時間沒有新鮮的血液注入，這是長期的檔案管理工作人員處于弱勢的結果，雖然在大數據背景下的檔案管理工作對人才數量的需求比任何時期都高，可是由于幾乎沒有年輕人從事該項工作，就更不要說人才參與和信息化了，為此大數據時代下開展檔案管理工作的首要前提就是優化管理工作人員的結構，把老齡化嚴重的人才結構改造成年輕人為主的人才結構。

（三）加強數據檔案的安全性

檔案管理工作如今只需要用一個小小的內存卡即可保存大量的信息，帶來工作便利的同時卻存在著數據丟失的風險，像電腦病毒、內存卡損壞這些問題都可能會導致檔案信息的丟失，為了始終保證檔案信息的嚴謹性，相關工作人員就要重視保存信息的安全，檔案工作人員在進行操作時要避免把電腦病毒帶入到保存數據的電腦中，政府也要規定一些檔案管理工作的細則，避免操作不當導致的問題。

（四）設定明確的目標并注意風險

檔案管理工作在使用大數據技術之前要弄清楚究竟要利用大數據做什么，否則就需要花費額外的時間去分析獲取的數據，在數據井噴的這個時代檔案資源太過豐富，在獲取數據之前一定要帶著明確的目標和標準才能夠解決特定的問題，否則就很容易在眾多數據中迷失原本不夠清晰的目標而忘記尋找數據的初衷，由于檔案資源的利用有時可能會涉及到檔案信息的泄密、丟失，甚至會產生隱私權的侵犯等等問題，因此在運用大數據技術時一定要規避這些潛在的風險，在保證不違法亂紀的基礎上明確權限來應對這些潛在風險的發生。

我國的檔案管理工作正面臨著前所未有的重大挑戰，挑戰成功就會重獲新生，為此檔案管理人員必須做好充分的準備來應對即將面對的挑戰，并盡到最大的努力來抓住這次來之不易的機遇，使得檔案信息中蘊含的所有利用價值都能夠得到開發。

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