淺談企業檔案管理與時俱進的重要性

張延華

【摘 要】文章通過分析現今企業檔案的3種不同管理階段的特點及其對企業發展的不同影響，闡明企業檔案管理與時代發展同步及與企業發展同步的重要性。同時，提出了加強檔案管理的具體策略。

【關鍵詞】實體管理階段；信息管理階段；知識管理階段

【中圖分類號】F27 【文獻標識碼】A 【文章編號】1674-0688（2018）03-0238-02

0 引言

檔案管理的整個歷史發展進程分為3個階段：檔案實體管理階段、檔案信息管理階段及檔案知識管理階段。每個檔案管理階段的側重點有所不同，對檔案管理的認識也不相同，因此本文對這3個階段的特點進行分析，并闡述每個階段對企業發展所起到的不同作用，闡明企業檔案管理必須與時俱進的重要性。

1 檔案實體管理的特點及其對企業發展的影響

檔案作為有價值的信息資源和重要的企業資產，在企業管理中的地位越來越重要，并且發揮了積極的作用。隨著科學技術的發展，檔案管理方法也發生了變革，檔案的科學化和規范化越來越受到重視，同時檔案管理還要注重與企業的同步發展。現今，仍有不少企業檔案工作理念還停留在20世紀80年代前普遍采用的檔案管理模式，即檔案實體管理階段。采用檔案實體管理方式的企業，檔案管理工作的側重點在于“六個環節”，即實體檔案的收集、整理、保管、鑒定、統計、利用。檔案管理工作的目是實現歸檔信息在必要時刻的歷史查考與法律憑證作用。檔案實體管理主要手工方式完成檔案整理、檢索、利用等各項工作。也有一些企業雖然已經開始采用計算機等信息技術輔助管理，也著手開展了信息化建設，但缺少總體規劃，難以在經濟發展的同時建設一套與企業發展與時俱進的、規范的、科學的檔案管理體系，這樣使得檔案管理的發展與企業的發展慢慢地拉開了距離，最終導致檔案的價值無法體現，也無法發揮其規避和抵御各種風險的作用。這種落后的檔案管理理念導致檔案管理人員對檔案工作極不重視，檔案設施配備不足且配備落后；檔案人員專業素質偏低，人員流動頻繁；檔案管理制度不健全，工作流程不具體、不科學等。檔案管理被當成只投入不產出的包袱，使其在企業發展中形成可有可無的尷尬局面。一般來說，采用檔案實體管理方式的企業，其本身的信息化建設水平很低，企業信息管理往往采用事后管理模式，對企業信息的產生、處理、傳遞、留存沒有形成行之有效的管控制度，信息利用的效率較低，常常使企業的計劃、指揮、決策、生產等各項工作的信息共享程度低、互不溝通，降低了企業的信息利用率，同時還會出現企業管理混亂的局面，在某種程度上提高了企業的投入，而且在市場競爭如此激烈的今天，降低了企業的競爭力，最終導致企業難以生存。

2 檔案信息管理的特點及其對企業發展起到的巨大作用

隨著計算機技術、網絡與通信技術、數據庫及多媒體等技術的日漸成熟和普遍使用，企業開始越來越重視檔案信息資源開發工作，這給檔案和檔案管理的發展帶來革命性的影響。這些企業已經把檔案信息管理的要求和具體實施滲透到企業活動的方方面面，檔案管理已從實體管理階段進入信息管理階段，并因此帶來巨大的經濟效益。2000年歐盟估計，歐盟各國政府以電子檔案為主體的信息資源蘊涵了4 700億歐元的價值。在組建上海石油天然氣公司時，上海海洋地質調查局的參股為東湖油氣田勘探階段的檔案資料，將這些檔案資料估值1.2億元作為股份參股。在非洲的中國企業，以知識資產的名義將檔案帶回國內。

進入檔案信息管理階段的企業，有統一的檔案歸口管理部門，檔案設施配備充足，檔案設備先進，檔案人員專業素質高，檔案隊伍穩定，檔案管理制度健全，工作流程具體、科學。這類企業其本身的信息化建設水平較高，能對檔案信息進行獨立管理，便于企業對這些信息的加工和利用，培植企業的信息資源，為企業的決策建議提供支持，這也是導致作為信息資源的檔案所帶來的價值和所起的作用越來越凸顯的重要因素。這類企業由于建立了行之有效的信息管控制度，信息利用效率很高，決策的前瞻性很強，在風云變幻的激烈市場競爭中能夠主動出擊而不是被動轉變，不僅能很好地立足、生存，并且也能持續不斷地做強做大。

3 檔案知識管理的特點及其對企業發展的重大意義

21世紀是知識經濟的時代，檔案這種知識資源直接關系到企業的發展和決策的制定，因此檔案知識管理越來越受到重視，并且已經成為檔案管理工作的一個創新點。一些企業已經率先開始推動本企業檔案管理由信息管理階段逐步進入知識管理階段，此舉在增強檔案機構生存能力和面對未來的競爭能力的同時也進一步提高了企業的市場生存力和競爭力。采用檔案知識管理的企業，既看重知識創新，也看重知識服務，并推動檔案部門積極參與企業的知識創新與知識服務。這一階段管理的重點是通過重組檔案知識，實現檔案知識的共享和創新，并且根據實際的檔案管理需求構建靈活的檔案管理知識服務體系，將檔案管理的重點由檔案實體、檔案信息落實到知識庫的建立。

檔案知識管理階段注重文件形成之前的提前控制，并對文件實施全過程進行管理，企業的管控能力進一步增強，工作精細化程度進一步提高。對文件采用側重于職能、業務和風險分析的宏觀鑒定方式，可以極大地提高鑒定效率與質量，以最快的速度抓住有價值的信息，對利弊得失的評估高效、科學。在風云變化的市場競爭中，速度就是金錢、效益，誰抓住有用的信息快，誰的市場分析精準度就高，掌控市場的敏銳度強，誰就會成為市場競爭的領跑者。

4 檔案管理的具體策略

4.1 完善檔案管理的制度

通過完善的檔案管理制度對管理工作進行指導和規范，這樣才能更好地落實檔案管理工作，提高檔案的利用效率。在檔案管理的過程中，檔案的收集和整理工作是基礎。企業要先制定完善的檔案管理制度，根據要求對檔案進行整理和歸檔，收集檔案管理中涉及的文件，并且每份檔案都要加蓋公司的公章，根據分類方法將歸檔的文件組成案卷便于檔案的保管和利用，根據時間先后順序排列，逐頁編號，最終形成規范、完整的歸檔文件。確定檔案的密級，對于一些需要特別保密的檔案，需要加強工作人員的保密意識。

4.2 實現檔案管理的現代化

檔案管理是一項繁瑣的工作，因此在企業檔案管理過程中，需要工作人員具有良好的職業道德和責任心，注重計算機網絡知識的學習，利用現代化的信息技術對檔案進行整理，形成檔案資源信息庫，提高檔案管理效率，達到事半功倍的效果，最終實現企業檔案管理的現代化。

4.3 加強檔案保密意識，使檔案管理水平不斷提高

在企業檔案管理過程中，檔案保密是檔案管理的關鍵部分，由于檔案可能涉及企業知識產權的相關內容，尤其是一些科技檔案和會計檔案直接關系到企業的競爭力和經濟型效益，事關黨和國家的根本利益，因此應該加強檔案保密工作，降低檔案的丟失率和泄密的發生率，同時加強檔案管理工作人員的保密意識。

4.4 不斷提高檔案管理人員的業務素質

檔案管理的人員的業務素質直接關系到企業檔案管理工作的水平及成效，因此需要不斷提高檔案管理人員的業務素質。首先，加強思想教育培訓，使檔案管理人員意識到檔案管理工作的重要性，意識到自己工作過程中的不足，主動學習；其次，從企業檔案管理的具體需求出發設置培訓內容，讓工作人員掌握更先進的理論知識，同時還要學習《檔案法》，加強檔案規范化管理的宣傳教育，只有這樣，才能不斷提高企業檔案管理工作的成效。

5 結論

企業的發展水平和市場競爭力與企業檔案的管理水平息息相關。檔案管理水平越高的企業，其規模就越大，市場競爭力就越強，反之，檔案管理水平越低的企業，其規模就越小，市場競爭力就越弱。由此可見，企業檔案管理必須與時代的發展、與企業的發展同步。企業要想在競爭中生存和發展，就必須順應時代的發展，高度重視檔案管理工作，促使檔案管理由實體管理向信息管理并最終向知識管理轉變，科學有效地管理好企業信息資源，并發揮其在企業活動中應有的支撐作用。

參 考 文 獻

[1]趙林霞.淺談企業檔案信息管理開發與利用的重要性[J].科技創新與應用，2012（17）：280.

[2]史曉仙.淺談新形勢下的檔案管理工作[J].辦公室業務，2015（23）：73.

[3]陳靜.淺談如何做好檔案管理工作[J].科技與創新，2016（18）：58.

[責任編輯：高海明]