高效檔案系統(tǒng)智能管理的構(gòu)建

摘 要：智能化發(fā)展速度迅猛，漸漸影響了傳統(tǒng)的檔案管理方法和模式。隨著信息化和智能化技術(shù)的逐漸成熟，高效檔案系統(tǒng)智能管理開始出現(xiàn)。國家、企業(yè)對此投入了巨大的人力、物力和財力，但是由于我國智能化水平總體偏低，信息化水平仍有待加強(qiáng)，所以檔案系統(tǒng)的智能管理情況不容樂觀。本文主要就高效檔案系統(tǒng)的智能化管理操作原理、現(xiàn)實意義等進(jìn)行探討，并總結(jié)出高效檔案系統(tǒng)智能管理的具體構(gòu)建方法。

關(guān)鍵詞：大數(shù)據(jù)時代；檔案系統(tǒng)；智能管理

中圖分類號：G270.7 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A 文章編號：2096-4706（2018）03-0139-02

Construction of Intelligent Management of High Efficiency Archives System

ZHANG Bin

（China Power Finance Co.，Ltd.，Beijing 100005，China）

Abstract：The rapid development of intelligence has gradually influenced the traditional method and mode of archives management. With the maturity of information technology and intelligent technology，intelligent management of efficient archives system is beginning to appear. The state and enterprises have invested huge manpower，material and financial resources on this，but the level of information technology still needs to be strengthened because of the low level of intelligence in our country，so the intelligence management of the file system is not optimistic. This paper mainly discusses the operation principle and practical significance of the intelligent management of the efficient archives system，and summarizes the concrete construction methods of the intelligent management of the efficient archives system.

Keywords：big data era；archives system；intelligent management

0 引 言

隨著經(jīng)濟(jì)的發(fā)展和社會的進(jìn)步，智能化的操作正在慢慢滲透到我們生活的方方面面。智能化檔案管理也已經(jīng)出現(xiàn)。在信息時代和大數(shù)據(jù)時代的背景下，人們越來越了解數(shù)據(jù)的重要性，高效檔案系統(tǒng)的建設(shè)也就越來越受到重視。

1 傳統(tǒng)檔案管理存在的問題

傳統(tǒng)的檔案管理模式中，檔案管理的工作主要是通過人工來完成，包括人工的整理、人工的歸檔、輸入及人工的立卷等。這無疑對檔案管理人員的專業(yè)性提出了要求，檔案管理人員必須細(xì)心、認(rèn)真，要掌握檔案歸類的方法，還要清楚檔案立卷的相應(yīng)流程等，導(dǎo)致了大量的人力浪費(fèi)。同時，檔案管理人員工作任務(wù)重，工作效率不高，從而導(dǎo)致人員流失現(xiàn)象嚴(yán)重。

綜上可以看出，傳統(tǒng)的方案管理方法效率慢，難于管理且效益低下。檔案管理是很多數(shù)據(jù)處理的基礎(chǔ)，是許多工作的順利開展的基石。隨著信息時代的到來，大數(shù)據(jù)處理變得愈發(fā)重要。得“數(shù)據(jù)”者得天下，信息量、數(shù)據(jù)量以指數(shù)爆炸式的方式暴增，這讓傳統(tǒng)的檔案管理工作進(jìn)展艱難，其工作內(nèi)容也變得更加復(fù)雜[1]。傳統(tǒng)的檔案管理方法已經(jīng)不能滿足當(dāng)前大數(shù)據(jù)背景下的檔案處理量，檔案管理工作的轉(zhuǎn)型迫在眉睫。

2 高效檔案系統(tǒng)的基本概述及操作原理

隨著智能化技術(shù)的發(fā)展，智能化管理技術(shù)在現(xiàn)實生活中的應(yīng)用也愈來愈廣泛，這無疑讓檔案管理看到了轉(zhuǎn)型的曙光。

區(qū)別于傳統(tǒng)的檔案管理，高效檔案系統(tǒng)利用信息化、智能化技術(shù)，將紙質(zhì)的檔案原始數(shù)據(jù)等轉(zhuǎn)變成電子信息數(shù)據(jù)錄入到檔案管理系統(tǒng)中，然后經(jīng)過信息儲存系統(tǒng)進(jìn)行儲存?zhèn)浞荩偻ㄟ^信息資源，利用管理系統(tǒng)對檔案的信息進(jìn)行處理和利用，形成一個全自動化的系統(tǒng)管理架構(gòu)。將數(shù)據(jù)化處理、信息化儲存、自動化處理、智能化利用等有機(jī)結(jié)合起來，形成一個高效的檔案管理系統(tǒng)[2]。高效檔案系統(tǒng)是檔案智能化管理的最終目的和結(jié)果。換言之，即通過改變原有的傳統(tǒng)檔案管理方式，引入智能化操作并進(jìn)行操作流程的革新，最終組建完成高效的檔案系統(tǒng)。故檔案智能化管理是高效檔案系統(tǒng)的前沿與基本要素，兩者相輔相成。

3 檔案系統(tǒng)智能化管理的必要性及目前存在的問題

檔案系統(tǒng)智能化管理的內(nèi)容包括檔案的存儲、查詢、借閱、歸還、防盜等具體業(yè)務(wù)，及對檔案流通進(jìn)行的動態(tài)智能化管理，同時也包括對檔案室溫濕度等檔案外部儲存環(huán)境的智能化調(diào)控。隨著社會對檔案管理工作提出了新的要求，檔案系統(tǒng)智能化管理轉(zhuǎn)型迫在眉睫。

3.1 檔案系統(tǒng)智能化管理的必要性

隨著大數(shù)據(jù)時代的到來，檔案的處理量成倍的增加，傳統(tǒng)的方法已經(jīng)不能滿足現(xiàn)實的需要，并且存在效率低下，人力成本高等問題。反觀高效檔案系統(tǒng)，由于其本身的先進(jìn)性和技術(shù)性，通過智能化的操作管理能夠提高檔案管理的效率，減少檔案處理的時間，帶來時間效益。另外，還具有流程規(guī)范、操作方便、處理效率高且便于查找和閱讀的優(yōu)點。

同時，檔案系統(tǒng)智能化管理還能帶來空間效益。由于不需要儲存管理大量的實物檔案，智能化的檔案系統(tǒng)可以節(jié)約大量的空間成本，最終達(dá)到降低檔案管理成本的目的[3]。而且高效檔案系統(tǒng)的信息儲存量大，容納量也大，可以保證儲存足夠的數(shù)據(jù)。

3.2 目前檔案系統(tǒng)智能化管理存在的問題

首先，檔案系統(tǒng)智能化管理是一個新興的事物，正處于發(fā)展之中。雖然存在種種問題，但是我們依舊要保持樂觀的態(tài)度。

（1）新興事物難以避免的一個問題就是缺乏規(guī)范性和健全性。檔案系統(tǒng)智能化管理在規(guī)范性上雖有問題，但問題不大。在健全性方面還有很多地方尚需改進(jìn)，比如很多地方依然采用人工作業(yè)的方式，對數(shù)據(jù)完善工作缺乏重視。

（2）檔案系統(tǒng)智能化管理有地域性的滯后問題。基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)不平衡，很可能造成“高效檔案系統(tǒng)不高效”的情況。由于這種不平衡性，檔案系統(tǒng)智能化管理的信息化建設(shè)很難得到保障。

（3）就目前情形而言，我國的信息化程度整體偏低，檔案系統(tǒng)智能化管理方面也是如此[4]。這種情況下很難形成規(guī)模效益，有時還會導(dǎo)致重復(fù)性作業(yè)。

4 對高效檔案管理構(gòu)建的建議

檔案系統(tǒng)智能化管理的構(gòu)建不是一蹴而就的，要在一點一滴的改進(jìn)中發(fā)展。首先，我們要注意改變原有的管理制度，運(yùn)用創(chuàng)新的、新穎的檔案管理方法，充分合理地使用相應(yīng)的技術(shù)，利用科技的力量來提升檔案管理工作的質(zhì)量。

其次，可以適當(dāng)借鑒外國有關(guān)方面的管理經(jīng)驗，取他人之長補(bǔ)己之短。將科研、教學(xué)和管理融入到檔案系統(tǒng)智能化管理當(dāng)中，充分發(fā)揮檔案系統(tǒng)智能化管理的信息傳遞、宣傳教育、合理化建議與咨詢等作用，將檔案系統(tǒng)智能化管理的優(yōu)點充分發(fā)揮出來。

另外，專業(yè)技術(shù)方面，我們要積極引用先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)。強(qiáng)化智能化、集成化等理念，加強(qiáng)檔案系統(tǒng)智能化管理的數(shù)字化操作，來實現(xiàn)檔案的歸檔與立卷。同時要不斷加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)，保證資源信息檔案的豐富性和操作流程規(guī)范化。還要在加強(qiáng)硬件設(shè)施等基礎(chǔ)性網(wǎng)絡(luò)建設(shè)的同時，注意檔案系統(tǒng)智能化管理軟件的應(yīng)用與升級，確保檔案系統(tǒng)高效運(yùn)行[5]。

最后，要做到以人為本，加強(qiáng)檔案系統(tǒng)智能化管理的人才培養(yǎng)。檔案系統(tǒng)智能化管理的工作與傳統(tǒng)的檔案管理工作不同，檔案系統(tǒng)智能化管理需要具有一定的專業(yè)性和技術(shù)性人才的來完善整個管理體系，因為他們掌握著信息技術(shù)以及數(shù)字化智能化操作方面的知識。切勿忽視對檔案系統(tǒng)智能化管理人員的系統(tǒng)化培訓(xùn)和培養(yǎng)。

5 結(jié) 論

高效檔案系統(tǒng)智能管理的構(gòu)建需要考慮到方方面面，大到政策性的支持，小到基礎(chǔ)基層人員的培養(yǎng)，做到統(tǒng)籌兼顧，將各個流程有機(jī)地結(jié)合在一起。注重硬件基礎(chǔ)網(wǎng)絡(luò)建設(shè)的同時，也要保證軟件的先進(jìn)性和適應(yīng)性；注意規(guī)范化的操作，同時重視流程的簡化與調(diào)整；注意人才隊伍的建設(shè)與培養(yǎng)，不能忽視地區(qū)性不平衡帶來的硬性阻礙。最后做到用發(fā)展的眼光看問題，用積極的態(tài)度解決問題，樂觀地應(yīng)對挑戰(zhàn)，這樣才能推動高效檔案系統(tǒng)智能管理的發(fā)展與完善。

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作者簡介：張冰（1974-），女，漢族，湖北枝江人，高級經(jīng)濟(jì)師，碩士。研究方向：檔案管理。