檔案收集工作信息化面臨的挑戰與對策研究

覃燕春

【摘 要】隨著信息技術的發展，檔案信息化建設成為助推企事業單位發展的新動力，檔案作為企事業單位的原生信息資源，其信息化、電子化建設與管理對企事業單位的生存和發展具有重要價值。檔案收集是企事業單位檔案管理工作的起點，是企事業單位檔案信息資源建設的基礎，它對企事業單位檔案管理水平的提升起到了至關重要的作用。文章闡述了企事業單位檔案信息化管理的意義，分析了企事業單位檔案信息化管理面臨的挑戰，提出了加強企事業單位檔案信息化管理的對策。

【關鍵詞】檔案收集；信息化；挑戰；對策

【中圖分類號】G27 【文獻標識碼】A 【文章編號】1674-0688（2018）06-0239-02

企事業單位檔案是各部門在社會活動中直接形成的，具有保存價值的文字、圖表及其他各種形式和載體的歷史記錄，它是企事業單位知識資產和信息資源重要組成部分，是企事業單位寶貴的財富。然而，隨著企事業單位的發展，檔案越來越多。因檔案數量冗多，傳統的檔案利用檢索方法單一，造成檔案查找利用效率低下，檔案的價值不能得到充分發揮。此外，由于企事業單位檔案保存時間長，保管條件差，利用頻繁，不利于檔案的永久保存。因此，檔案信息化是企事業單位發展過程中對檔案工作的要求，也是企事業單位檔案應對迅猛發展的信息社會的必然選擇。

1 檔案信息化管理的意義

（1）檔案信息化是社會發展的需要。社會進入信息時代，企事業單位檔案信息化管理的重要性和必要性也日益凸顯，已成為現代檔案管理內容中的重中之重。現代社會的發展高效快捷，人們要求檔案服務必須速度快，范圍廣，利用形式多樣。高價值檔案的搜索利用率逐年上升，對檔案資源共享的要求越來越高，傳統的檔案管理模式已不能滿足現有需求，檔案信息化建設已落后于現代社會的要求。

（2）檔案信息化是企事業單位管理的需要。企事業單位的決策與管理依賴于檔案翔實與高效的支撐。企事業單位的決策與管理的正確性決定了企事業單位的生存與發展能力，但是決策與管理措施的制定，是基于信息完整、準確，只有在完整準確的信息基礎上進行快速分析，得出結論，才能保證企事業單位的決策正確、管理措施得當，才能保證企事業單位的持續發展。因此，檔案的信息化對現代企事業單位管理有著重要的作用。

（3）檔案信息化是檔案管理自身的需要。{1}企事業單位檔案現代化程度低.客觀上造成了調檔難、查檔效率低等情況。可以說，企事業單位的生產經營活動，在某種程度上已經受到了檔案落后管理模式的制約。要改變這一現狀，只能依托于檔案信息化平臺。利用網絡快捷方便的優勢，沖破檔案管理目前存在的種種局限，使檔案管理部門從封閉走向開放，從被動保管走向主動服務，實現檔案信息資源的合理配置與科學管理，為社會提供高效、優質的服務。{2}檔案信息化建設有利于原始檔案的保存。檔案在長期保存過程中，不可避免地因為種種原因而受損，如反復利用對于紙質檔案的破壞，調閱出庫存在的遺失風險等。所以，開展檔案信息化建設，原始檔案得以更好地保存，延長了原始檔案的壽命。{3}數字檔案的備份方式靈活，實現異地備份的可行性遠高于實體檔案，有效地降低了在突發事件中檔案的安全風險，為企事業單位持續發展打下堅實的基礎。

2 檔案信息化管理面臨的挑戰

（1）檔案信息源的識別鑒定工作難度加大。信息化技術發展日新月異，需要收集的聲像電子檔案的比例也不斷增加，對檔案信息的甄別工作提出了更高的要求。聲像檔案包括唱片、磁帶、錄音帶、錄像帶、膠卷、膠片、光盤等各類音頻、視頻資源，有其自身的特點，價值大小往往不容易判定，對其進行分類描述也會遇到很多問題。同時，以電子郵件等方式傳輸過來的電子檔案或者刻在光盤內的電子版的書信、文章、照片等，也存在不同程度的檔案注釋缺失、文件無法打開或轉換格式后分辨率不足等問題，這就要求我們在完成檔案收集基礎工作的同時，注意對相關信息進行檢查，如遇注釋缺失等問題，及時與捐贈者進行聯絡，避免對后續的檔案整理帶來困擾。

（2）所收集檔案的版權管理還不夠完備。信息化環境中，檔案的利用程度更為開放。一方面，一些由檔案館提供在網站上的視頻檔案、照片檔案等，在面向社會提供利用的過程中會面臨不同程度的版權問題：另一方面，在檔案館利用網絡資源收集檔案時，也會面臨類似的版權問題。比如，一些境外檔案館、圖書館的數字化程度較高，可以在其官方網站上找到電子版的檔案并提供下載。使用這種方法下載到的檔案資源如果不考慮版權，一味濫用，必然造成檔案資源管理的混亂。

（3）歸檔制度仍待完善。通過電子傳輸收集到的檔案資源來源廣、信息雜，整理起來也比傳統的紙質檔案更為復雜，這就需要進一步完善檔案的歸檔制度。讓每一份檔案都登記完備、整理得當、保存得法。同時，在對檔案進行歸檔管理的同時，檔案館的相關部門可以建立檔案捐贈人的電子通訊錄，以電子郵件等形式與捐贈人進行后續的溝通，提供檔案館的近期講座、展覽活動信息等，如果其所捐贈檔案被展出或用于其他活動，可以告知并邀請其前來參加，以求與捐贈者建立長期良性的聯絡機制。

（4）信息化環境下檔案收集工作的安全問題不容忽視。信息化的環境下，檔案的利用有開放性的特點，這就要求檔案工作者切實做好密級檔案的分類，不宜公開的檔案堅決不能外流。隨著信息化技術水平的提高，網絡的安全問題也越來越為人們所重視。檔案館應提升檔案安全服務意識和網絡安全保障水平，確保安全的檔案資源利用環境。在進行檔案收集的過程中，檔案工作者也要知法守法，合理適當地收集檔案資源，自覺維護檔案資源的安全運轉。

（5）檔案管理人員素質有待提高。在檔案信息化管理的大環境下，要實現檔案信息電子化，要求檔案管理人員既要有較高的業務素質，又要掌握現代信息技術。目前，多數檔案信息的開發只停留在簡單介紹、匯編和保管等方式，難以滿足企事業單位檔案信息化建設的高要求。

3 加強檔案信息化管理的對策

（1）確立檔案信息化收集管理工作的核心地位。高度重視，充分認識檔案收集管理工作的重要性，確立檔案信息化收集管理工作在企事業單位的核心地位。企事業單位要加大對檔案收集工作軟硬件方面的投入，強化企事業單位檔案收集是企事業單位核心信息資源的唯一獲取途徑的認知，充分發揮企事業單位檔案在實現企事業單位目標、實施企事業單位戰略中的重要價值。

（2）樹立先進的企事業單位檔案收集工作理念。檔案收集工作是檔案業務管理工作的第一個環節，是檔案工作的起點，是檔案獲取和豐富檔案的手段，在檔案管理工作中處于特殊的地位，要樹立以下幾個工作理念。{1}以人為本的檔案收集理念。人的主觀能動性在很大程度上決定了收集工作質量，只有堅持以人為本，才能更好地拓展檔案收集工作的深度和廣度，助推企事業單位發展。{2}可持續發展的檔案收集理念。檔案收集管理工作中不能墨守成規，檔案收集者要具備敏感的辨別能力，及時跟蹤同行業國內外最新資訊，為企事業單位發展提供最新的信息資源。

（3）加強檔案的版權管理。在加強檔案的版權管理問題上，國外檔案館一般采取的做法如下：上交到檔案館的檔案資源，除了特殊情況外，其版權都為檔案館所有，復制使用該檔案時，必須注明此檔案資料的來源。而在國內檔案館數字化建設中，類似的法律法規和監管手段還需進一步完善。信息化環境下，應針對通過信息化手段收集的檔案制定相應的收集制度和利用制度，并且堅決貫徹實施，加強信息化環境中檔案收集的管控，發揮信息化發展的優勢，促進檔案收集工作的開展。

（4）加強檔案信息化軟硬件設施建設。要實現企事業單位檔案、文獻有效收集的目標，適應企事業單位需求的信息收集應用系統和完善的存儲硬件設施是不可或缺的，可靠的硬件設施是使收集到的檔案信息能快捷、高效存儲和提取的重要保障。系統應保證能達到信息的全面、實時、自動收集目的，檔案人員可根據相關標準和規范，及時鑒別和篩選，對系統自動采集到的信息進行識別及管理。

企事業單位應高度重視檔案信息化工作，建立集數據庫管理、光盤存儲、圖像編輯、信息共享與控制為一體的電子信息檔案管理系統，解決檔案的無紙化存儲管理與利用，實現無紙化辦公、檔案信息資源共享，滿足大量檔案的存儲、管理和利用需要。

（5）加強標準化和規范化建設。企事業單位檔案收集管理工作必須堅持標準化、規范化的原則；必須制定檔案信息化的相關標準、規范，解決企事業單位檔案信息化收集中因標準、規范不統一，造成企事業單位內部檔案信息資源管理混亂、查閱困難、無法共享的問題，從根本上解決檔案數字化、信息化問題，使企事業單位檔案信息化應用水平不斷提高。

（6）加強檔案管理人才培養。培養一支既精通檔案管理業務，又掌握現代信息技術的復合型檔案管理隊伍是開展企事業單位檔案工作的基礎。要充分利用和發揮高素質的人才作用，培養人才創新意識，通過專業培訓、專題講座、現場研討等方式，提高檔案管理員的業務技能。

4 結語

總之，現代社會的發展已進入大數據時代。信息化滲入了社會的方方面面，檔案也不例外。新形勢下，檔案信息化建設是企事業單位發展的需要，是社會發展的必然趨勢。提升檔案信息化水平，加速實現檔案信息化管理，是檔案工作者當前的重大課題，需要在實踐中不斷探討和研究。

參 考 文 獻

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[責任編輯：高海明]