初探如何做好科技檔案三次編研工作

科技檔案編研工作是檔案利用的高層次服務(wù)形式，是檔案管理工作的一個重要環(huán)節(jié)。積極開展科技檔案編研工作，可以更好地開發(fā)檔案信息資源，實現(xiàn)資源共享，對有效使用人力、物力、財力，促進(jìn)科研生產(chǎn)的發(fā)展，具有十分重要的作用。對檔案工作本身而言，積極開展科技檔案的編研工作，不僅可以豐富館藏，促進(jìn)檔案基礎(chǔ)工作建設(shè)，還可以提高檔案部門的地位和作用，所以科技檔案編研工作是實現(xiàn)新時期檔案工作目標(biāo)的重要途徑之一。

檔案編研形式主要有三種：一次文獻(xiàn)編研、二次文獻(xiàn)編研和三次文獻(xiàn)編研。一次文獻(xiàn)編研是檔案信息原文的匯集，也就是作者按特定的題目收集有關(guān)檔案信息，經(jīng)過編輯加工、出版，成為某個特定的專題性檔案信息的匯編、文集、圖冊。二次文獻(xiàn)編研是作者根據(jù)不同需要，選擇檔案信息的某些特征，經(jīng)過加工整理、編排，出版，而滿足某些特定需要的編研成果。如：文摘、簡介、年鑒、大事記、產(chǎn)品志、數(shù)據(jù)等。三次檔案文獻(xiàn)編研是指編研成果的內(nèi)容，已不是檔案信息原文的匯集，而是對其內(nèi)容特征全面深入、系統(tǒng)地研究之后的評述和創(chuàng)造。下面本文將對檔案三次編研的特點、選題的方法以及組織形式做一些探討：

1.科技檔案三次編研的特點。

科技檔案三次編研成果，是一種融指導(dǎo)性、總結(jié)性和論述性為一體的檔案編研形式，其主要特點是：

1.1成果的新穎性和先進(jìn)性

市場經(jīng)濟(jì)的一個重要特點就是競爭，我所要在激烈的市場競爭中贏得主動，立于不敗之地，就必須優(yōu)化管理和依靠科技進(jìn)步，不斷開發(fā)和研制技術(shù)先進(jìn)的產(chǎn)品?？萍紮n案真實地記錄和反映了研究所的科研活動及代表國內(nèi)乃至國際先進(jìn)水平的最新成果。面對日新月異的科技進(jìn)步和新產(chǎn)品的快速升級換代，檔案三次文獻(xiàn)的編研的內(nèi)容越新穎，所介紹和報導(dǎo)的對象（型號、課題、設(shè)備）越先進(jìn)，其應(yīng)用價值也越高。

1.2成果的高度概括性

檔案三次文獻(xiàn)的編研，要求將分散在檔案中的有關(guān)內(nèi)容經(jīng)過分析、研究、加工和提煉，編寫成專題性的系統(tǒng)化材料。是綜合性成果資料，內(nèi)容高度概括，可提供給科技人員參考及領(lǐng)導(dǎo)決策。

1.3成果有鮮明的觀點

述評是科技檔案三次編研成果的一種主要形式。編研成果的選題應(yīng)注意開拓性、決策性和技術(shù)性，注意收集前沿性、典型性、對比性與主題有關(guān)的檔案資料。論述既可采用先述后評的文體，也可采用邊述邊評的方法，對所剖析的問題提出鮮明的論點。這些觀點來自兩方面，一是將檔案原文作者的觀點分析、歸納、提煉或擴(kuò)展；二是由檔案編研人員提出見解、建議或方法。鑒于科技檔案是人們從事生產(chǎn)、科研等活動的歷史記載，檔案編研人員借助檔案中的豐富素材，在總結(jié)回顧過去的基礎(chǔ)上，針對具有普遍意義的問題，探索事物的發(fā)展規(guī)律，指點和展望未來，使檔案編研成果具有一定的咨詢功能。從這個角度說，科技檔案三次文獻(xiàn)編研成果也是依據(jù)檔案素材撰寫的論文。

2.檔案三次編研的選題方法

檔案三次文獻(xiàn)編研是智能性的創(chuàng)作活動，其中正確選題是整個編研活動的關(guān)鍵一步，選題必須有針對性和預(yù)見性，以檔案資料利用為本；以館藏為基礎(chǔ)，從館藏實際和滿足各方面需要出發(fā)，主要有兩種選題方法：

2.1以單項產(chǎn)品為（產(chǎn)品科研課題）為對象進(jìn)行選題

產(chǎn)品檔案和科研檔案是我所利技檔案的主體，設(shè)備檔案也是我所的寶貴財富，新產(chǎn)品開發(fā)、研制和生產(chǎn)過程中形成的大量檔案，為科技檔案編研提供了豐富素材。檔案編研人員通過對檔案原生信息的深入分析研究，汲取能反映該產(chǎn)品特點和具有普遍規(guī)律性的內(nèi)容，采用論文的體例撰寫成檔案編研材料，供本單位領(lǐng)導(dǎo)和有關(guān)部門參閱，并向外進(jìn)行報導(dǎo)和交流。

某些有重大歷史價值或?qū)Ρ締挝坏纳婧桶l(fā)展有較大參考鑒定作用的先進(jìn)產(chǎn)品、技術(shù)、管理方法，可以從科技活動的開始到結(jié)束進(jìn)行全面的總結(jié)和論述，編寫專題史。

2.2按專題進(jìn)行科技檔案三次編研

針對某個專題，將分散在各個產(chǎn)品、課題中的有關(guān)科學(xué)技術(shù)信息，經(jīng)過分析研究、提煉、加工，使之成為系統(tǒng)性的專門材料。由于庫存檔案的內(nèi)容豐富多樣，在選題時往往無法入手。實踐表明，編研人員要根據(jù)本單位的中心工作或科技人員關(guān)心的問題作為科技檔案編研的選題是一種較實用的選題方法。

采取兩種選題方法撰寫的科技檔案三次文獻(xiàn)編研成果材料，都是圍繞某個項目或?qū)ｎ}把分散、原生的檔案信息轉(zhuǎn)化為集中、系統(tǒng)的科技信息，為科研生產(chǎn)提供服務(wù)。這就要求編研人員要深入科研生產(chǎn)第一線，為研究所提供面廣、量大、密度高的有關(guān)信息，減少決策時間。編研人員還應(yīng)科技人員和設(shè)計人員征求意見，同時為他們提供具有較強(qiáng)的專業(yè)性、具有一定深度的檔案信息，作為其科研設(shè)計工作的依據(jù)，使他們從中得到借鑒和啟發(fā)。在了解了普通利用需求的同時，要注意分析潛在的利用需求，及時選擇并確定有關(guān)的編研成品的主題。

3.檔案三次編研的組織形式

科技檔案三次文獻(xiàn)編研，不同于科技檔案一次文獻(xiàn)和二次文獻(xiàn)的編研。二次文獻(xiàn)編研形式，如常用的各種匯編、簡介等它們只是按照一定的格式，把相關(guān)的檔案信息收集起來，經(jīng)過整理、分類、鑒定、編輯起來，不夾雜科技編研人員的思想。像前面講的，三次文獻(xiàn)的編研難度比較大，對檔案編研人員要求也比較高?？萍紮n案三次文獻(xiàn)編研的主要形式有綜述和述評。

3.1綜述主要采用單獨(dú)編研的組織形式

綜述的編寫思想是“述而不評”，即不加評論地綜合介紹已有的科研成果，包括各種學(xué)術(shù)觀點和見解。只著重于客觀敘述，不提具體建議研評論。這種三次文獻(xiàn)的編寫，檔案部門可單獨(dú)編研，即由檔案室獨(dú)立完成編研課題。

3.2述評主要采用聯(lián)合編研的形式

述評主要內(nèi)容是深入分析過去和現(xiàn)在的研究成果及未來的發(fā)展方向。依據(jù)分析和研究的結(jié)果，對其進(jìn)行評論，提出自己的觀點、意見和建議，指出這些研究成果已達(dá)到的水平以及存在的問題，以便利用者心中有數(shù)。

對于專業(yè)性突出，技術(shù)難度比較大的選題，可采取聯(lián)合編研的形式，即由檔案編研人員和科技人員聯(lián)合完成，檔案人員根據(jù)工作需要進(jìn)行選題，確定編寫格式，提供檔案資料，進(jìn)行綜述，而建議等的提出由科技人員來完成。這樣完成的三次文獻(xiàn)編研成果，既符合檔案編研工作的要求，又能深層次地提出建議、想法，提供給科技人員管理者參考。真正達(dá)到了開發(fā)科技檔案信息資源的目的，采用聯(lián)合編研在大型企、事業(yè)單位比較實用，因為大中型單位專業(yè)比較多，檔案人員掌握那么多專業(yè)知識又不可能。因而聯(lián)合編研是一種實用的編研組織形式。

4.檔案三次編研人員必備的素質(zhì)要求

檔案編研工作包括研究與編著，是體現(xiàn)檔案工作科學(xué)性的重要標(biāo)志。從事編研工作的檔案工作者，是檔案的研究人員，必須具有較高的政治、文化、業(yè)務(wù)素質(zhì)，掌握編研工作的基本知識和業(yè)務(wù)技能，必須努力學(xué)習(xí)，不斷提高自身的素質(zhì)，只有這樣才能編寫出高質(zhì)量、高水平的編研成果。檔案人員的素質(zhì)，不能僅限于編一些一次、二次文獻(xiàn)的編寫，應(yīng)全面掌握各種形式的編研成果，要能完成以上任務(wù)，檔案人員必須具備以下素質(zhì)：

4.1文化素質(zhì)的要求。

檔案資料編研人員應(yīng)具有比較全面系統(tǒng)的文化知識，而且要求對有關(guān)知識的了解有一定深度。從事編研工作需要有文、史、哲、數(shù)、理、化等基礎(chǔ)文化知識；也需要現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)，現(xiàn)代化管理知識，如系統(tǒng)論、信息論、控制論、計算機(jī)應(yīng)用技術(shù)等還應(yīng)有較高的語言文字表達(dá)能力。編研人員既是從事編研工作的專家，也是知識的“雜家”，豐富的科技文化知識是編研人員準(zhǔn)確表達(dá)檔案資料信息的必要條件。

4.2專業(yè)素質(zhì)的要求。

專業(yè)素質(zhì)主要是指編研人員的專業(yè)知識及業(yè)務(wù)能力。檔案編研人員的專業(yè)知識包括以下三個方面內(nèi)容：一是檔案管理學(xué)、檔案文獻(xiàn)編纂學(xué)、科技檔案編研學(xué)、以及編輯學(xué)方面的知識，這是檔案編研業(yè)務(wù)知識；二是有關(guān)檔案內(nèi)容的專業(yè)知識，即檔案內(nèi)容涉及那方面的知識，就應(yīng)對這些知識有所了解；三是相關(guān)學(xué)科知識，主要有邏輯學(xué)、情報學(xué)、方志學(xué)、目錄學(xué)知識。

在掌握以上這些知識的同時，編研人員還應(yīng)熟悉和了解本單位庫藏，同時對本單位檔案編研工作的需求情況也充足了解，這樣有利于編研工作有針對性的進(jìn)行。

專業(yè)能力也有下列三個方面的要求：一是對文獻(xiàn)價值的鑒別能力。具備這方面的能力需要具備一定的知識，還需要長期工作的實踐，積累一定的經(jīng)驗，不斷提高水平。檔案資料編研人員中具有這樣的能力，就能較為準(zhǔn)確地選題、選材，提高工作質(zhì)量。二是要有研究能力和文字加工能力。這是編研人員的基本功。因為檔案資料編研中直接從事文獻(xiàn)的研究、考訂、編纂加工和撰寫工作，因要有一定的從事文獻(xiàn)研究和文字工作的能力。三是具備組織活動能力。編研人員應(yīng)有組織業(yè)務(wù)工作能力，能獨(dú)立完成業(yè)務(wù)項目的任務(wù)，能組織兼職人員及有關(guān)單位進(jìn)行有關(guān)編研課題的工作。

總之，科技檔案三次文獻(xiàn)的編研，更能體現(xiàn)科技檔案在現(xiàn)代信息社會的作用，它也是研究所發(fā)展建設(shè)的需要，也是企業(yè)檔案部門深化服務(wù)求發(fā)展的需要?？萍紮n案三次文獻(xiàn)的編寫搞好了，檔案的作用發(fā)揮了，檔案部門才能生機(jī)勃勃地向前發(fā)展。

（作者簡介：陳燕，女，1973年生，籍貫江西南昌市，鄭州航空工業(yè)管理學(xué)院檔案學(xué)專業(yè)本科畢業(yè)，副研究館員，主要研究方向為科技檔案管理。）