數字化技術在房地產檔案管理中的應用

張鳴強

摘 要：在與傳統檔案資源的管理對比過程中，數字化檔案管理的高效運用，符合時代發展，也迎來新的發展機遇，在房地產檔案管理過程中，以數字化為根本的管理模式，在開展工作時，相關人員要重視數字化檔案管理的特征，同時也要按標準開展，以此提高檔案數據的安全性，通過科學化的管理，提高檔案管理工作的服務水平。

關鍵詞：數字化技術；房地產；檔案管理；應用

1 房地產檔案管理數字化的涵義和應用原則分析

1.1房地產檔案管理數字化的涵義

房地產檔案管理，采用的數字化技術，包括計算機技術、數據庫技術，也包含了數字攝影技術和掃描技術，基于這些技術，充分改變了傳統管理模式，以數字化為依托，不斷融合先進技術，實現技術的創新與發展。在管理階段，保證了資源的有效貢獻，也提高了資源的安全性，其管理過程順應時代發展，符合當今火熱的房地產市場發展趨勢。數字化管理過程，形成一個系統化的管理模式，利用網絡信息技術，構建了有效的檔案數據庫，可以便捷提取，可以充分利用，是對房地產事業發展的有效助力，即保證了資源的高效率管理，也推動了服務水平的提升。

1.2房地產檔案管理數字化的主要特征

1.2.1日常網絡化管理。檔案管理日程化管理，主要是從檔案信息的收集整理入手，檔案一旦受理，要實現其數字化系統的信息利用價值，這樣一來，提高了工作便捷性，通過科學的檢索設置，能夠提高工作效率。

1.2.2服務社會化。數字化技術在檔案管理中的應用，有效彌補了傳統手工檔案管理模式的空白，實現了資源共享。用戶只要通過計算機網絡就能夠自主、快捷查詢和下載自己所需要的內容，這種服務具有社會化的特點，代表著社會的進步。

1.2.3全方位服務。數字化的房產檔案將文本、圖像等信息存儲于計算機中，使得人們能夠更為方便、快捷地通過登錄計算機系統進行查找與確認，使服務全方位化、多元化，滿足了社會大眾的需求。

2 房地產檔案管理工作中數字化技術的運用

2.1檔案索引和查找時準確快捷的運用

以查找做舉例說明，有時業主辦理某些業務時要原房屋買賣合同或其他材料的復印件時，在沒有使用數字化技術之前工作人員必須進入庫房提取檔案。在提取過程中總是會出現找不到檔案的情況，經工作經驗總結有三種情況：首先，業主從沒有對房屋的權屬登記，它包括初始、轉移、變更、質押、注銷、補登；其次，檔案在分區放置時沒有放對；最后，檔案管理員因疏忽在檔案用過之后與別的資料混放起來，弄出了“偽丟失”的現象。在使用數字化技術后工作人員建立電子檔案，檔案管理有了數字化索引欄目，在欄目中進行關鍵字等搜索，立刻就能夠找到符合條件的文件，業主有沒有進行權屬登記一查就可以知道這樣一來，檢索變得簡單化、有效，同時有效的解決了放錯、混放的情況。數字化查詢過程中少了時間和空間的局限性，同時也縮短查找的工作時間、節約工作人員和工作量。還有以往手工查找文件程序復雜繁瑣，特別不方便?，F在有了數字化技術在房地產檔案管理的運用使得查找更簡便，它的運用價值更是非常大促進了檔案管理工作的有效進行。

2.2檔案統計工作中數字化技術中運用

房地產檔案管理運用數字化技術的運用使得數據統計在房地產檔案管理工作中具有實用性，隨著社會地積極發展、科技在不斷地進步，房地產檔案也不僅僅是業務作為本身財產的重要依據，也為國家經濟等各項決策提供了判斷依據。房地產檔案統計數字化技術是信息與互聯網共同運用形成了檔案統計模塊。在檔案統計模塊中，檔案分門別類的進行歸檔。但是，原始的檔案憑證還是不能缺少的，需要作為最原始的依據保留。由于房地產檔案工作也涉及到大量的數據匯總、統計分析，有了數字化技術的使用，數據匯總更準確、統計分析也會更全面。

2.3系統權限設置的安全性在數字化技術中的運用

數字化技術在軟件中大都會有權限設置，同樣也運用在數字化房地產檔案管理軟件中，不同的工作人員有不同的權限。例如：登記的工作人員只能負責登記工作、審核只能做審核的工作，各司其職，相互之間既是獨立的個體，同時組合在一起也是一個完整的體系，這樣系統權限的設置發揮了積極地作用。由于房地產管理工作是涉及業主個人的隱私和業主其他業務的辦理，這樣保護好業主信息材料齊全、保密是系統權限設置中必不可少的，即是對業主信息的保密也是對房地產檔案管理工作認真負責的態度。數字化技術分模塊把房地產檔案管理區分開，如戶籍管理系統、測繪及面積計算系統等然后在各個程序連接處進行權限設置。整個房地產檔案管理系統模塊系統清晰、工作人員工作內容明確使得數字化技術在房地產檔案中合理運用，檔案達到安全的同時也使得管理進行了層次性的劃分。

3 應用數字化技術需要注意的事項

3.1建立健全管理制度

在房地產檔案管理過程中，需要建立有效的管理制度，通過制度的構建，更好地推動數字化技術的運用效率，首先，要做好規劃和控制，制度制定過程要考慮數字化檔案信息的敏感性與機密性，規定形成有效的安全認識。避免因檔案數據的丟失或被盜取，造成一定的損失。其次，重視數字化系統環境的構建，制度中要包括對于檔案機房出入的控制，要通過環境條件與保證管理工作，提升房地產資源的儲存效率。

3.2加強創新型數字化技術人才的培養

房地產檔案管理，為提高工作人員的數字化技術運用效率，必然要構建一支具有專業水平的管理團隊，要求相關人員，要具備數字化技術操作能力，例如，具備設施的維護、升級能力。在進一步提高工作人員技術水平的同時，要實施有效的培訓，培訓要具有針對性，不同工作內容，制定不同的培訓機制，實現工作人員的專業化發展。利用管理水平提高，不斷推進數字化技術的高效運用，充分肯定其建設的意義與價值。

結束語

房地產檔案數字化，改變了傳統檔案管理模式，作為現代化科技發展過程中重要體現，為提高管理的效率，必須要以有效的分析，不斷提高認識，以此通過整合有效技術與資源，實現房地產檔案管理的有效性。

參考文獻

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（作者單位：天津市紅橋區房管局）