新媒體環境下高校檔案管理信息化建設策略

符昌慧

新媒體是相對于傳統媒體而言的一種大眾、新型信息傳播交互方式。在高校，新媒體憑借其信息資源共享性傳播魅力，深深植根于師生日常生活中。對此，基于廣泛的受眾群體，高校應營造良好的新媒體環境，立足于高校檔案信息資源的豐富性特征，借助計算機技術、網絡技術等，依托互動電視、手機、電腦等信息傳播載體，與用戶展開實時交互，以提高新媒體環境下高校檔案管理信息化傳播開放性、便捷性、共享性與互動性[1]。

一、新媒體環境下高校檔案管理信息化建設面臨的機遇

新媒體可基于數字化技術對信息資源進行壓縮加工，然后展開信息存儲、傳播與信息資源檢索。在此背景下，高校檔案管理信息化建設工作也應與時俱進，革新觀念，依托數字技術和互聯網技術，借助新媒體傳播渠道實現信息廣泛交流傳播，以豐富師生日常校園生活，拓展師生眼界。從這一層面而言，新媒體傳播技術為新時期高校檔案管理信息化建設工作帶來了巨大機遇。基于新媒體技術可實現校園檔案信息資源整合、存儲與傳播，還可通過交互，推動高校檔案管理工作個性化、創新化發展，以提高檔案信息資源利用率[2]。

具體而言，新媒體環境下，高校檔案管理信息化建設面臨的機遇主要表現在以下四個方面：

1.豐富了高校檔案信息化管理載體與傳播形式

傳統檔案管理工作面對的對象為紙質檔案，檔案管理工作服務形式為坐等上門及收集內容，不僅檔案資料信息收集過程繁瑣，且服務手段單一，靈活性較差。新媒體的出現，打破了高校傳統檔案管理單一的形式格局，并以其快速傳播、開放性強等獨特優勢，為高校檔案管理工作服務創新營造了良好的信息媒介環境，且日漸成為當前高校檔案信息化管理的主要手段之一。其在不斷豐富高校檔案信息化管理載體與傳播形式過程中，也對高校傳統紙質檔案管理形式造成了巨大沖擊。

首先，新媒體依托數字技術、現代通信技術及計算機技術等，構建了一個傳統媒體所不具有的多元信息傳播、存儲系統，其資源內容豐富、形式多樣、覆蓋面廣、信息傳播速度快，并憑借全天候、多方位信息傳播、接收優勢，可廣泛接收與發送最新信息。

與此同時，新媒體環境下，高校檔案管理者可基于虛擬技術平臺，實現高校各類社會信息、科研信息、政治信息、教育信息、娛樂信息綜合與存儲，從而為高校檔案信息資料庫建設提供海量信息源[3]。

另外，新媒體具有很強的包容性，其可使不同主體不受時空、地域限制，在任何節點、任何區域均可實現高校檔案資源信息共享，大大豐富了高校檔案信息化管理內容體系。

此外，新媒體可集圖片、文字、影音等媒介形式為一體，不僅增強了高校檔案信息傳播吸引力，還可以喜聞樂見的形式、媒介載體，為用戶、受眾提供有效信息，以優質內容增強用戶黏性。

2.進一步拓寬了高校檔案信息化管理、利用空間

在新媒體出現以前，不管是高校檔案管理服務對象還是館藏內容，都是相對獨立的，且自成一體。這種檔案信息化管理與利用形式具有局限性，不僅信息搜索與存儲及共享受時空限制，還受信息傳播、存儲媒介本身的局限性影響，使高校檔案信息化管理受“技術圍墻”邊界制約[4]。但是，自從有了新媒體，其打破了高校封閉式的檔案管理模式。一方面，高校檔案館可將與檔案館建設相關信息資料一同輸入網站，使檔案管理更加網絡化、現代化與科學化，也便于用戶了解及搜集相關檔案信息資源；另一方面，高校可基于新媒體平臺，設置信息反饋、校友聊天室及主題教育等板塊，以向社會各界人士及高校校友、在校師生等提供信息反饋、傳播、思想交流及建議等渠道，由此使高校檔案管理人員即便身處“圍墻”內，也可更為便捷地與信息受眾進行思想碰撞與交流，從而便于其及時了解世界發展動態，掌握更為專業的檔案管理專業信息[5]。總而言之，新媒體環境下，高校檔案管理工作更為突出的優勢，是徹底解放了高校檔案管理人員一直以來被“禁錮”的思想，拓寬了高校檔案管理空間，使檔案價值選擇更為多元化和立體化。

3.新媒體技術的交互性為高校檔案信息化管理與傳播注入活力

一方面，新媒體技術的交互性，使現代高校檔案管理內容更為豐富，同時也為檔案信息化管理與傳播注入活力。新媒體的產生，進一步更新了高校管理者檔案管理思想觀念，打破了虛擬檔案館與真實檔案館之間的界限。尤其是隨著高校檔案信息利用需求不斷增加，受眾對檔案信息質量管理要求也越來越高。在此背景下，確立并夯實了新媒體在高校檔案信息化管理中的主體地位，調動了師生廣泛利用新媒體獲取、共享及利用檔案信息資料的積極性與主動性。

另一方面，新媒體覆蓋的信息更為全面，檔案管理人員在管理體系信息化建設過程中，可從海量網絡信息中汲取精華與營養，進而激發檔案信息創新動力。比如，在校園檔案管理網站中，通過設立交流欄目和聊天室，可不斷創新檔案管理形式、手段，也可為各界人士積極參與高校檔案信息化管理提供創新平臺，增添人氣，活躍氣氛[6]。

此外，基于受眾廣泛的新媒體網絡平臺，可激發高校師生、相關工作人員檔案管理工作熱情與信息化管理意識；同時，借助現代網絡技術可增添新的網站信息與內容，從而提升新時期高校檔案管理信息化建設技術含量與水平。

4.新媒體技術的開放性為高校檔案價值展示提供了廣闊平臺

在以往檔案管理過程中，各高校之間獨立而封閉，各自為政，互不干涉。但是，自從進入新媒體時代以后，高校之間檔案管理工作形式已突破范圍限制。隨著高校之間合作、交往、聯系日益密切，管際交流與信息共享已成為新時期檔案管理的重要形式。高校之間通過檔案管理信息化體系建設，基于新媒體技術的開放性，為高校檔案價值展示提供了廣闊平臺。一方面，館際之間資源共享越來越頻繁，由此使新媒體成為高校師生獲取資源及了解社會的重要窗口。另一方面，高校檔案管理借助新媒體的動態化信息傳播優勢，可全面展示高校檔案資料信息，從而有助于擴大高校檔案館在社會中的影響力與知名度。所以，從這一層面而言，新媒體為高校檔案信息資源呈現與展示提供了創新形式，也使其成為連接社會與師生的重要紐帶[7]。

二、新媒體環境下高校檔案管理信息化建設面臨的挑戰

新媒體是一把“雙刃劍”，高校應辯證看待新媒體的優勢與劣勢，在肯定新媒體巨大價值機遇的同時，更應充分看到新媒體環境下高校檔案管理信息化建設面臨的嚴峻挑戰。具體而言，新媒體為高校檔案管理信息化建設帶來的巨大挑戰主要表現在如下幾個方面：

1.弱化了高校檔案的文化引領和教育功能

高校檔案是一種無形的文化力量，其作為一門重要的文化“潛課程”，可引導高校大學生發展，端正教師行為，塑造高校整體精神風貌。但高校檔案的這一文化引領和教育功能以檔案的權威性為前提。

新媒體出現以來，高校檔案文化引領和教育功能均遭到巨大沖擊。尤其是文化主體多元化難以對高校師生產生深遠和長久影響，僅通過知名校友和名人榜樣塑造高校精神風貌，無疑削弱了高校檔案文化權威性。與此同時，在新媒體環境下，各種碎片化信息快速傳播，難以控制，易腐蝕高校師生心靈與思想，使師生社會價值觀與道德觀面臨前所未有的窘境。新媒體的開放性，易致使學生散失道德意識；反過來，道德失范行為與泛濫成災的網絡信息又會污染高校校園生態環境。可以說，新媒體環境下，高校檔案管理信息化環境逐漸遭到解構，諸多核心傳統文化元素正在消逝[8]。

2.沖擊了高校傳統檔案管理手段、形式與思想

新媒體環境下，高校檔案管理服務手段、方式與理念、內容、形式等均發生了巨大變化，傳統單一的服務形式變得更為多元化。在此背景下，若高校檔案管理模式不進行創新或改革，必將喪失主動權。

師生作為新時代新事物的締造者與感知者，這一特征決定了其是高校檔案管理信息化建設的重要參與主體。但高校檔案管理者因媒介素養不高，對新媒體缺乏敏銳認知，重視度不夠，難以有效整合資源，無法占領檔案信息資源管理制高點，無法與高校師生展開全面互動、交流。從技術層面而言，新媒體對檔案管理的沖擊已滲透到新媒體技術使用與革新方面，檔案管理者若不革新觀念，提高媒介素養，熟悉并掌握新媒體技術，將會喪失高校檔案管理信息化體系建設主動權。

3.摒棄了高校以往“重管理、輕利用”的檔案管理模式

在紙質檔案時代，高校檔案管理向來“重管理而輕利用”，這種管理理念必然不符合新媒體時代數字化檔案管理與利用理念。尤其是在傳統管理時代，高校檔案館作為信息集結重地，既不向社會開放，同時又不與新領域的主管部門、教學、科研、生產等機構合作，使檔案館中的紙質檔案真正成為“死檔案”。在此過程中，檔案管理員也成為高校名副其實的檔案“保管員”，致使檔案資料的科研與教學價值無法充分發揮[9]。但在新媒體時代，高校檔案管理的“神秘面紗”被揭開，傳統檔案管理服務模式被革新，人們獲取檔案信息資料的途徑將更為便捷，由此使以往“重管理、輕利用”的檔案管理思維發生了劃時代轉變，檔案管理利用要求也亟待提高，進而驅動數字化檔案管理方式轉向“重管理、重利用”模式。

4.帶來了高校檔案管理人員“迭代更新”的陣痛期

新媒體對于高校檔案管理工作的沖擊歸根結底在于對檔案管理人才隊伍的沖擊。傳統模式下，高校檔案管理隊伍存在“四多四少”現象，即女同志多，男同志少；年紀大的多，年紀小的少；學歷低的多，學歷高的少；要照顧的多，能工作的少，尤其“因人設崗”導致高校檔案管理人員人浮于事。進入新媒時代，海量化的信息內容質量參差不齊，且新媒體的互動性與傳統檔案管理崗位發生了激烈碰撞。對于檔案管理人員而言，其必將經歷人才“迭代更新”陣痛期[10]，否則將無法滿足新時期媒介互動需求及檔案開放化、信息化管理要求。

三、新媒體環境下高校檔案管理信息化建設策略

新媒體環境下，高校檔案管理信息化建設要趨利避害，正視挑戰，抓住機遇，適時革新，努力將高校檔案館打造為新時代的信息化、數字化檔案館。

1.適時轉變觀念，樹立新媒體信息化檔案管理觀

檔案管理者作為高校檔案管理主體，其必須樹立新媒體時代下的檔案管理觀，結合新媒體環境特征，應本著“開放性”與“互動性”理念，開闊視野，面向社會，面向高校師生，不應將檔案館禁錮在高校“圍墻”內，而應放眼未來，在內容上“做精”“做優”“做好”，積極把握時代動向，了解高校師生需求，在管理方法和手段上，要注重收集用戶反饋、建議。通過多元化的服務形式，全方位收集、整理與存儲高校檔案資料信息，編研綜合檔案冊，以數字化形式存儲和呈現檔案資料成果，掌握高校檔案管理服務主動權[11]。

2.基于數字化技術，推動高校檔案信息化管理基礎設施建設

高校是新媒體技術的使用地、發源地與輻射地，當前新媒體已融入到高校師生學習、生活中。作為高校管理者，要加大資金、技術和人才投入力度，建立健全高校檔案管理信息化建設綜合服務設施，增強數字化檔案館藏場所的媒介交互性，增強用戶黏性，避免形成“信息孤島”[12]。與此同時，作為檔案管理者，要充分認識到新媒體的環境特征，改進服務形式，提高服務水平與質量。

新媒體生態語境下，人人都是檔案信息管理者、使用者與傳播者，高校檔案管理人員要充分利用這一媒介優勢，采用數據軟件采集工具，建構信息化服務平臺。通過大數據挖掘檔案信息使用者需求，對檔案信息資料進行分類、在線歸檔，搭建集信息資源檢索、存儲、編輯、展示與共享為一體的一站式服務平臺與特色知識專題庫，為社會及高校師生提供檔案資源一站式查詢、打印、交換和可追溯利用等特色服務。

3.加強與用戶交流、互動，通過反饋了解用戶需求

新媒體的顯著特征是交互性，在新媒體環境下，應加強與用戶進行實時互動與交流，充分發揮高校檔案管理的文化教化功能和精神引領作用。通過建設用戶體驗平臺，開設教育欄目與互動欄目等，體現高校檔案資源特色，凸顯高校文化理念，推動高校檔案管理個性化發展。一方面，通過準確收集用戶反饋、建議和需求等，重塑新媒體語境下的大學生風貌，培養新時代大學生的責任擔當意識，營造濃厚的學術文化氛圍；另一方面，還可充分利用高校數字化檔案館與展覽館等，全面、動態和多維展示新媒體環境下的高校檔案管理成果，引領大學生發展方向，提高檔案資源利用價值。

4.打造一支綜合素質較高的人才隊伍，提高高校檔案新媒體管理信息化水平

在傳統檔案管理過程中，“四多四少”的人才隊伍顯然不適應新媒體環境下高校檔案創新化管理形勢。因此，高校檔案管理者要提高自身媒介素養，學習專業的新媒體技術及基礎理論知識等。通過與其他學科聯系，夯實專業基礎，加強科研能力培養；同時，還應提高自身溝通能力，打造一支綜合素質較高的檔案管理信息化建設人才隊伍，使高校傳統紙質檔案與數字化虛擬檔案有機結合。唯有如此，方能提高新媒體環境下高校檔案信息化管理水平。

5.全方位搜索檔案信息，編研檔案資料

新媒體時代，人們對高校檔案信息資料的質量要求越來越高。尤其是在注重效率的時代語境下，用戶需要的是綜合利用價值高、具有特色、便捷的檔案信息資料。因此，檔案管理者必須收集用戶需求，掌握時代發展動態，全方位搜集檔案信息資料，積極開展檔案編研工作，最大化體現檔案資料價值，以促進高校師生創新化利用、共享。總之，要不斷探索新方法，為高校師生提供多方位、多層次的動態檔案編研信息，開發適合的新媒體檔案產品，使其直接轉化為社會效益與經濟效益，使檔案的文化功能效應充分釋放[13]。

6.樹立品牌戰略意識，驅動高校檔案信息化建設路徑創新

在新媒體環境下，高校檔案管理者應樹立長遠發展理念，以品牌戰略思維，驅動高校檔案管理信息化建設路徑創新，為高校師生提供一個自由、開放與創新的檔案資源使用與共享環境，加速不同高校之間進行合作與交流，以拓展館際文化、科研合作視野，促進檔案管理品牌文化傳播，擴大檔案資源的“文化傳播效應”。

高校檔案是高校可持續發展的重要組成部分，其作為一個活的“細胞”元素，具有鮮明的時代特色，承載著高校成長與發展的歷史軌跡，是高校發展、改革過程中不可分割的一部分。對此，高校檔案管理路徑創新，要遵循新媒體發展規律，結合高校實際情況，在多元化檔案管理過程中，凸顯新時代背景下高校檔案管理個性與特色，驅動高校及高校檔案管理長效發展。

綜上所言，新媒體的出現與互聯網技術變革，在信息傳播領域掀起一場“顛覆式”革命。立足于新媒體語境，高校檔案信息化管理空間更大，信息傳播方式更快，檔案信息儲存載體更豐富，為新時期高校檔案管理信息化建設提供了良好機遇。因此，高校檔案管理工作者須重視依托新媒體的時空虛擬性、資源豐富性優勢，加快推進檔案信息化建設，充分發揮檔案資源在高校建設與發展中的不可替代作用。

參考文獻

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