群眾文化藝術檔案管理之我見

于甜甜

藝術檔案是反映各類藝術單位和藝術工作者的藝術實踐活動和藝術成就的歷史記錄，重視對群眾文化藝術檔案的管理不僅對本藝術單位、藝術工作者本人來說有據可考，更重要的是對推動社會文化發展具有十分珍貴的參照、借鑒意義。

群眾文化檔案的形式具有多樣性、豐富性、復雜性等特點。除大型的文藝戲劇表演、詩詞朗誦會、送溫暖下鄉演出、社區文娛活動以外，文稿、劇本、樂譜、燈光舞臺設計圖、演出光盤等音像資料都是具有保存價值的，是其重要組成部分。因此，群眾文化藝術檔案管理人員在文化活動開展之前，就要對活動開展形式、所需保存設備、現場環境等因素做好翔實充分的準備。不同于可復制重版的圖書文字資料，現場演出往往具有不可重復性，精彩的畫面轉瞬即逝，如果錯過這一秒的拍攝，可能因為節目調整、演員更換、活動主題轉變等多重因素的影響，導致所需資料無法復制。同樣地，進入到信息時代，文字、音像資料素材常通過網絡郵件等形式傳輸，極易因接收方式不當而導致文件破損。因此認識到現場檔案資料的珍貴性、提升藝術檔案管理人員職業素養、擅用采錄設備及電腦基本軟件，是順利開展藝術檔案資料收集的必要前提。

管理群眾文化藝術檔案需要具備較強的邏輯思維能力及目錄整理能力，真正健全完善的藝術檔案管理系統應該是用戶友好型，多人分工整理卻仍能準確地按照統一標準進行分類。因時代更迭，檔案管理人員也會有更換，如果系統并未按照十分明了清晰的原則設置，極易出現資料隨意堆放、文件夾混雜、材料到用時方恨少的窘境。

檔案管理機構一定要重視對檔案庫的數字化建立，充分運用電子信息時代為資料整理提供的便利性和準確性，避免因人工分類時出現的瑕疵與紕漏，更重要的是在檔案系統建立之初就確保其目錄分類的合理性及合邏輯性，并以此作為培訓檔案管理人員的材料，首先使他們對系統有科學的理解，真正認識到如此分類對于日后找尋相關資料、申請項目、提供紀錄片素材等的便利性，從根本上規避因人員更迭、分類法不明晰而導致的明明有資料存檔卻無跡可尋的現象發生。年度大事記也是對當年發生的各項文藝活動的一個總結，按照年度、事件、材料等分類加以尋找，不僅可以增強管理人員的管理邏輯思維，也能為新上任的管理人員提供一個清晰的脈絡。

溝通與交流對于藝術檔案管理至關重要，藝術管理機構應該重視管理人員的外派交流培訓，參加檔案管理進修班，學習日新月異的資料管理方法；以更加省時、更加高效的方式克服檔案收集途徑復雜、綜合性強、管理難度高等困難；廣泛學習其他伙伴機構的經驗教訓，有則改之，無則加勉；提前對可能發生的情況進行規避，尤其注意學習對不同載體的不同保存、保護方法，盡可能延長材料的保存期限，學習檢查修復文件的核心技術。對交流持有開放積極的態度，在互相幫助共榮的氛圍下，不斷提高檔案管理的完善程度。

身為群眾文化藝術檔案的管理人員，一定要加強自我約束力，對檔案資料具有強烈的責任意識，支持相關機構對文化藝術檔案工作的制度化管理和責任追究原則，充分認識到自己作為檔案管理關鍵一環所承擔的職責，自主提高學習鉆研能力與職業修養，提前報備保護難度大的資料，群策群力共商妥善保護和修復方法，不以自我主觀態度輕易對情況進行判斷，以做好資料檔案的管理工作為第一原則。尊崇真實性，不得因工作便利擅自對文件進行增補或刪改，在記錄過程中充分保證材料內容傳遞的真實性和準確性。道德修養的健全是能夠成為一名優秀的藝術文化檔案管理人員的重要品質。

檔案管理工作對于社會文化發展至關重要，不僅是對群眾藝術文化的真實的、科學的記錄，更是對推動藝術文化單位和藝術工作者的繼續發展、促進文化創新具有重要的參考價值。

責任編輯 王彩君