基于供給側結構性改革優(yōu)化項目檔案管理體系

王翠倩 鄧愛容

本文通過對某研究所固定資產(chǎn)投資項目檔案管理（以下簡稱項目檔案管理）的現(xiàn)狀進行數(shù)據(jù)統(tǒng)計和實例分析，在項目檔案管理的資料收集制度日趨完善的基礎上，將項目檔案工作重心轉移，在現(xiàn)有供給側結構改革背景下，擴大有效和中高端的供給，實現(xiàn)供給側的高效能服務，通過供給端與項目檔案管理端有機結合，推動并

優(yōu)化項目檔案管理體系。

李克強在十三屆全國人大一次會議上的政府工作報告明確提出，堅持以供給側結構性改革為主線，提高供給體系質量和效率，強調“推進結構性改革，是適應和引領經(jīng)濟發(fā)展新常態(tài)的重大創(chuàng)新，是適應國際金融危機發(fā)生后綜合國力競爭新形勢的主動選擇，是適應我國經(jīng)濟發(fā)展新常態(tài)的必然要求”。在國家大力推進供給側結構性改革背景下，項目檔案管理作為項目管理重要組成部份，同樣需要優(yōu)化項目檔案管理的供給側，對其進行結構性調整，實現(xiàn)項目檔案管理供給效能最大化，才能適應不斷更新發(fā)展的大環(huán)境。

1.項目檔案管理體系的現(xiàn)狀與不足

項目檔案管理體系，是由項目管理現(xiàn)狀為出發(fā)點，依據(jù)項目管理體系化建設理論，從項目管理本質著手，對項目管理整體運行進行研究，保證體系的完整性、可執(zhí)行性和持續(xù)改進性特點。項目檔案管理體系，也含概了項目檔案管理的組織機構、管理制度、檔案收集、整理、保管及利用等環(huán)節(jié)和內容。其體系是否健全直接影響到項目檔案的完整、準確、系統(tǒng)、安全和有效利用。

某研究所在近五年，受益于國家對科研的重視，先后完成多個固定資產(chǎn)投資項目，包括實驗室、信息化、科研大樓等國家投資及自籌資金項目，在行業(yè)內頗具代表性。通過數(shù)據(jù)統(tǒng)計（見表一）和分析，可發(fā)現(xiàn)該研究所的項目檔案管理體系存在以下不足：

1.1需求模糊，供給薄弱

在項目檔案管理日常利用中，時常存在盲目借閱、單一供給的現(xiàn)象。實例（一）：負責辦理房產(chǎn)證的同事多次到檔案部門借閱資料，需要借閱規(guī)劃許可證、規(guī)劃許可證的附件、規(guī)劃核實證明文件、竣工圖中的總平圖等相關文件，就同一問題反復到檔案部門往返了幾次，可歸結為：利用者需求模糊、檔案資源供給薄弱。如果需求者在辦理房產(chǎn)證時明確政府部門的需求（利用現(xiàn)有的信息平臺解讀辦證流程和具體要求），檔案管理者也明確辦證者的需求（在項目檔案資料收集時了解辦證所需資料），兩者都在供給端做好工作，便不會導致低端或無效供給。

1.2共性問題反復出現(xiàn)

觀察表一，每個項目的案卷數(shù)、文件數(shù)都反映了收集人員飽滿的工作量，存在問題數(shù)和整改次數(shù)，也體現(xiàn)了檔案收集工作的難度。檔案收集案卷數(shù)與文件存在問題數(shù)呈同一遞增趨勢，從存在的問題（篇幅原因未上傳具體問題統(tǒng)計表）的屬性上進行統(tǒng)計分析，有規(guī)律可循，它們具有普遍性或是共性，針對共性問題可以找出相應的對策，說明項目檔案資料收集與供給側的關系成正比，收集資料越完整供給效率就越高。

1.3利用率相對穩(wěn)定

一個項目的生命周期中，從立項到竣工再到投入使用，項目檔案提供利用主要包括報建、專項檢查、結算資料參考、竣工備案、房產(chǎn)辦證、特種設備的報備、管線管路圖日常查閱等情況。通過表一數(shù)據(jù)分析，并結合實際工作中具體查閱記錄情況，得出結論，項目檔案的查閱和借用次數(shù)，資料數(shù)量對其影響不大，并不會隨著項目檔案案卷數(shù)遞增而增加，利用率保持相對穩(wěn)定，說明每個項目檔案資料的供給側保持相對穩(wěn)定。

1.4缺乏總結，低效供給

國防科工局對固定資產(chǎn)投資項目的管理情況會進行多次檢查和驗收，項目檔案資料為其提供原始數(shù)據(jù)和材料支撐。從表一中對項目財務審計檢查天數(shù)的統(tǒng)計情況看，天數(shù)相差不大。在審計過程中，由于資料數(shù)量龐大，提供利用響應時間差較大，導致財務審計效能低等現(xiàn)象。如果相關部門聯(lián)合項目檔案管理部門提前整理所需資料和數(shù)據(jù)，站在供給端做好迎檢工作，將事半功倍。

2.從供給側角度優(yōu)化項目檔案管理體系

通過以上分析，可以看到現(xiàn)有項目檔案管理體系的許多問題體現(xiàn)在供給側。因此，檔案管理人員可以讓檔案收集走到管理的前端，讓供給端融入項目檔案管理的各階段工作，以供給側為工作核心輻射項目檔案收集、利用等各個環(huán)節(jié)，從而達到優(yōu)化項目檔案管理體系（見圖一）。

2.1創(chuàng)建微信工作群一精準收集

在項目檔案收集方面，存在擠牙膏式的零星歸檔，拖延、反復整改等，制約供給側效能。如果檔案收集人員作為項目合同乙方的供給側，站在供給側的高度更容易發(fā)現(xiàn)收集鏈的問題所在，由合同乙方充分供給，達到精準收集，通過實際案例說明。

實例（二），某圍墻施工項目，開工前建設方、監(jiān)理方、設計方、施工方組織召開了第一次工地例會，與會人員簽到并創(chuàng)建了項目管理微信工作群，由此開啟了項目管理微信工作群的模式，微信群記錄每天的施工照片、天氣晴與否、施工進度、技術上協(xié)調溝通交流、設計變更的下達、工程簽證的請示與批示、材料進場、任務節(jié)點要求、隱蔽工程照片、資料歸檔協(xié)調、監(jiān)理旁站記錄等等。項目檔案管理人員在微信群中全程了解項目管理情況，掌握資料的同步情況，并要求施工方、監(jiān)理方按周期在微信群中反饋資料的形成和收集情況，借助幾方責任主體共同監(jiān)督并推動項目檔案資料的收集工作。創(chuàng)建微信工作群打破了“線下工作”在地域和時間上的限制，真正做到項目工程與管理同步、資料與項目施工同步。

創(chuàng)建微信工作群，項目檔案管理站在供給側角度掌控項目檔案的收集，避免表一中出現(xiàn)的高頻率整改次數(shù)，精準收集，減輕收集權重增強供給側，加強供給側又推動了精準收集。

2.2構建信息化空間一優(yōu)化利用

在很多人的印象中，檔案部門不過是收集部門，實際上，項目檔案部門不僅僅是要把項目檔案收集好，更要利用好。構建項目管理信息化空間，用虛擬網(wǎng)絡連接多個責任單位，信息資源共享，相互交流及時把控項目動態(tài)，“洋為今用，古為中用”，項目管理服務于項目檔案管理，項目檔案管理服務于項目管理，充分達到優(yōu)化利用。

實例（三）：某項目需要檔案部門全程配合財務審計，即需求側擺在項目檔案管理部門面前時，應該努力做好供給側。檔案部門應該將財務審計時需查閱的資料和數(shù)據(jù)納入項目檔案收集中，與項目負責人共同構建信息化空間，根據(jù)項目初步設計建立項目綜合計劃管理信息平臺，由項目技術負責人階段性將數(shù)據(jù)錄入，檔案管理人員收集日常信息并歸納信息。比如：招投標階段資料歸檔時，需要采集招投標單位名稱、招投標時間、中標時間、合同簽訂日期、評標專家名單、評標記錄、招投標金額、技術指標等信息；基建工程需要采集規(guī)劃許可面積、規(guī)劃核實的面積、材料報價單、樓層標高、設計變更工程量簽證、結算書等信息。項目信息采集的同時能提高資料歸檔的有效性，項目技術負責人在信息輸入能及時發(fā)現(xiàn)歸檔資料的低級錯誤，也能督促資料的完整性、成套性歸檔，梳理項目信息，為項目財務審計提高服務效能。

通過構建信息化網(wǎng)絡空間，連接相關單位，將信息資源的輸入、輸出緊密接起來，比如技改部門、資產(chǎn)部門、保衛(wèi)消防部門、動力能源部門、基建等部門共同輸入項目信息并確保了信息的準確性，項目檔案管理端作為信息輸出端（供給端），為項目管理提供個性化、高水平的檔案信息服務。優(yōu)化利用方式，調整供給側結構，促使項目檔案管理順利、高質量推進。

2.3深度挖掘檔案信息資源

在構建項目管理信息化網(wǎng)絡空間的基礎上，項目檔案管理者必須加強時效性，緊緊圍繞項目檔案管理的需求和發(fā)展，篩選、提煉、延伸檔案資源，最大程度地開發(fā)參考價值和使用價值，想需求者之所想，立足供給側深度挖掘項目檔案資源。

實例（四）：某大樓的基建工程項目，形成了100余卷大約2000份的竣工檔案資料，收集與整理工作已經(jīng)完成，但項目檔案管理人員重點工作才剛開始。如何將這大量的文件資料最大程度地轉化或開發(fā)成有參考價值和使用價值的項目檔案資源，亟待深入研究。第一步：編寫檔案形成說明書，任務來源、工程概況、施工情況、監(jiān)理情況、質量情況、檔案案卷情況、工程照片等信息的采集；第二步：提煉重要的工程模塊信息，比如工程報建信息包含報建流程和所需資料清單、辦理房產(chǎn)證信息包含辦證流程和所需資料（解決實例一中低效能供給）、竣工備案信息等等，信息內容涵蓋時間、單位、承辦人、工作流程等；第三步：將項目檔案信息與虛擬網(wǎng)絡空間超鏈接，借助信息技術，突破“線下服務”在地域和時間上的限制。

通過深度挖掘項目檔案信息資源，以專題研究為牽引，達到提供個性化、高水平的檔案服務，提高項目檔案自身價值，提升項目檔案供給側效能。

2.4整合檔案信息資源

深度挖掘檔案資源是在原有檔案資源的基礎之上，而整合檔案資源是在放眼跨門類、跨學科的知識之上，整合開發(fā)檔案資源形成項目檔案資源信息合力，達到減少無效和低端的檔案服務供給，加大檔案資源的整合開發(fā)力度，更好地服務項目檔案供給側。

實例（五）：某工程項目實行“EPC”管理模式，總承包單位承攬整個建設工程的質量、安全、工期、造價等全面總負責，設計、采購、施工總承包的管理模式對項目檔案資料的收集和管理提出了新的要求。總承包方指定的專人負責項目資料管理，并不代表全面精通各個專業(yè)的資料管理，所以必須依賴多方力量整合項目資源，依據(jù)工程項目具體情況整理分部工程、分包工程、分專業(yè)、分階段等施工文件細化歸檔要求，通過監(jiān)理單位、施工單位甚至建設單位本身的專業(yè)技術資源整合項目檔案資源。比如壓力管道的施工與安裝工程，需要了解壓力管道相關知識、特種設備安裝報建、基礎施工等管理知識，加強與專業(yè)技術人員的溝通和學習，整合各專業(yè)相關資料歸檔細則。所以，不管是單位工程還是“EPC”項目工程，都可以根據(jù)整合的施工文件歸檔細則來促進項目檔案的收集和管理工作，同樣也可以通過收集各專業(yè)項目檔案資料，來促進項目檔案施工文件歸檔細則的完善和優(yōu)化，相互促進相互融合相互發(fā)展。拓展領域，提升整體格局，跟蹤建設項目進度，提煉大數(shù)據(jù)，加強資源的整合、分析和研究，優(yōu)化項目檔案管理。

3.結語

本文通過日常檔案管理工作中產(chǎn)生的數(shù)據(jù)與案例分析，梳理了制約項目檔案高效供給的主要影響因素。其次，以影響因素為突破口，提出具有針對性解決問題的方法、途徑。在項目檔案管理收集量日益繁重的今天，我們需要站在供給側的角度，減少收集環(huán)節(jié)中反復整改的次數(shù)，擴大有效和高效供給的途徑，優(yōu)化項目檔案管理體系，增強項目檔案的管理能力，擴大檔案工作影響力。