工程簽證管理中的風(fēng)險(xiǎn)防控建議

趙軍

[摘要]分包簽證是工程分包結(jié)算的重要依據(jù)，是工程施工成本的重要組成部分。本文分析了當(dāng)前施工企業(yè)分包簽證管理的現(xiàn)狀、存在的問題，有針對(duì)性地提出完善施工單位分包簽證管理風(fēng)險(xiǎn)防控的建議。

[關(guān)鍵詞]工程分包 簽證管理 風(fēng)險(xiǎn)防控

通俗地講，工程簽證就是在施工合同履行過程

中，承包方與發(fā)包方依據(jù)合同條款約定，就工期延期、費(fèi)用補(bǔ)償以及各種其他原因造成的損失賠償所達(dá)成的補(bǔ)充協(xié)議。它既是施工合同的補(bǔ)充資料，又是結(jié)算審核的重要依據(jù)。由于工程簽證貫穿施工全過程，涉及的事項(xiàng)范圍廣、人員鏈條長(zhǎng)，是一項(xiàng)政策性、技術(shù)性很強(qiáng)且繁雜瑣碎的綜合性工作，需要較強(qiáng)的工作責(zé)任心。

隨著全面從嚴(yán)治黨、依法從嚴(yán)治企的不斷深化以及審計(jì)力度、深度的不斷加大和擴(kuò)展，大部分施工單位總體上對(duì)依法治企明顯提高了認(rèn)識(shí)，但在工程分包簽證方面依然存在很多問題。大部分問題從表面上看，似乎是管理精細(xì)化不夠造成的，但從本質(zhì)上看，如果不進(jìn)一步加強(qiáng)管理，就有可能誘發(fā)廉政風(fēng)險(xiǎn)。某些制度的不嚴(yán)謹(jǐn)或者執(zhí)行不到位，會(huì)讓很多員工面臨高風(fēng)險(xiǎn)，甚至不知不覺滑向違法犯罪的深淵。因此，加強(qiáng)工程簽證管理不僅是加強(qiáng)工程管理和成本控制的重要環(huán)節(jié)，也是施工單位開展廉政風(fēng)險(xiǎn)防控的重中之重。

一、當(dāng)前工程分包現(xiàn)場(chǎng)簽證管理存在的主要問題

1.簽證辦理不及時(shí)，部分簽證未在實(shí)施時(shí)辦理。簽證時(shí)間是簽證的基本要素之一，也是保證簽證準(zhǔn)確度的基礎(chǔ)。筆者在審計(jì)過程中經(jīng)常發(fā)現(xiàn)結(jié)算的部分簽證為事后辦理，甚至有的分包結(jié)算在結(jié)算審核和決算審計(jì)過程中還在陸續(xù)補(bǔ)辦各種簽證手續(xù)。不少簽證事項(xiàng)只在施工過程中一次性產(chǎn)生，施工時(shí)的原始證明材料已經(jīng)無法補(bǔ)齊，后期只能靠回憶、估計(jì)來形成，無法保證簽證工程量的準(zhǔn)確性，給分包結(jié)算帶來不必要的糾紛，既影響現(xiàn)場(chǎng)簽證的嚴(yán)肅性，又降低了簽證本身的真實(shí)可信度。

2.重復(fù)簽證合同內(nèi)已經(jīng)包括的費(fèi)用。不少施工單位相關(guān)人員不熟悉分包合同，對(duì)合同承包范圍缺乏了解。有的工作內(nèi)容明明是包干范圍內(nèi)的工作內(nèi)容，分包單位遞上簽證單，簽證人員一看該工作量確實(shí)發(fā)生了，提筆便簽，造成簽證認(rèn)可重復(fù)計(jì)價(jià)；還有合同明確約定不予調(diào)整但在項(xiàng)目實(shí)施過程中又同意以簽證方式調(diào)整的費(fèi)用。

3.簽證內(nèi)容簡(jiǎn)單，缺少簽證原因、時(shí)間、數(shù)量、費(fèi)用計(jì)算及原始支撐憑證等關(guān)鍵要素導(dǎo)致分包簽證無效或有效性不足。有的分包簽證中只有簽證的工作內(nèi)容，缺少支撐性附件材料，如發(fā)票、收據(jù)、影像資料、會(huì)議紀(jì)要、設(shè)計(jì)變更、工程聯(lián)系單、施工簡(jiǎn)圖、施工方案、施工記錄、相關(guān)支付憑證、合同復(fù)印件、人員身份證復(fù)印件、考勤記錄等相關(guān)證明材料；部分分包簽證的工作內(nèi)容本來就包括在原分包合同施工的范圍內(nèi)，由于經(jīng)辦人員不熟悉合同的內(nèi)容從而導(dǎo)致分包結(jié)算拖延、結(jié)算扯皮不斷。

4.簽證內(nèi)容不規(guī)范。有的分包簽證雙方簽字蓋章不全，手續(xù)不完整；有的分包簽證的分包單位代表不是法人授權(quán)的代理人；有的分包簽證僅有簽名，未表示肯定或否定意見；有的分包簽證的審核意見為“情況屬實(shí)”，實(shí)際上工程量及相關(guān)情況未得到審核。不規(guī)范的簽證不僅損害了簽證的嚴(yán)肅性，也導(dǎo)致工程結(jié)算環(huán)節(jié)極易產(chǎn)生漏洞。

5.簽證應(yīng)由施工單位支付的費(fèi)用。有些施工單位的項(xiàng)目部為了支付一些財(cái)務(wù)報(bào)銷不方便而在施工中必須發(fā)生的費(fèi)用，委托分包商先行支付，再在分包結(jié)算辦理時(shí)以簽證方式予以償還。如簽證的代付房租水電費(fèi)、租車費(fèi)，甚至包括招待費(fèi)和會(huì)議費(fèi)等違反“八項(xiàng)規(guī)定”要求的費(fèi)用。委托分包商代付費(fèi)用的簽證大部分沒有原始憑證，影響項(xiàng)目成本的真實(shí)性，既不符合財(cái)務(wù)制度和稅法規(guī)定，也可能產(chǎn)生較大廉政風(fēng)險(xiǎn)。

6.工程量簽證忽視進(jìn)度安全質(zhì)量評(píng)價(jià)。有些施工單位在進(jìn)行分包簽證時(shí)，僅根據(jù)工程量這一項(xiàng)指標(biāo)進(jìn)行計(jì)量確認(rèn)，忽視了簽證部分的工程進(jìn)度、安全、質(zhì)量管理方面的評(píng)價(jià)和考核，未充分發(fā)揮經(jīng)濟(jì)杠桿的作用。有的施工單位個(gè)別員工受利益誘惑，擅自降低施工和質(zhì)量管控標(biāo)準(zhǔn)，甚至故意隱瞞分包工程的安全質(zhì)量問題，幫助分包單位消除負(fù)面評(píng)價(jià)、逃避經(jīng)濟(jì)處罰，給企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理帶來不利影響。

二、加強(qiáng)施工單位分包簽證管理風(fēng)險(xiǎn)防控的建議

工程項(xiàng)目管理人員應(yīng)把工程簽證當(dāng)作施工管理中的一件大事來抓，保證每一份簽證內(nèi)容明確、數(shù)據(jù)真實(shí)、手續(xù)齊全，防止相互串通、弄虛作假等不正當(dāng)簽證行為。

1.加強(qiáng)對(duì)現(xiàn)場(chǎng)相關(guān)人員的基本造價(jià)知識(shí)、合同管理知識(shí)培訓(xùn)。使他們既熟悉現(xiàn)場(chǎng)實(shí)際情況，又熟悉有關(guān)規(guī)定和合同內(nèi)容，充分掌握規(guī)范簽證的必要條件和審核流程。同時(shí)，開展形式多樣的廉政教育活動(dòng)，督促員工提高業(yè)務(wù)素質(zhì)和工作責(zé)任心，嚴(yán)格落實(shí)“一崗雙責(zé)”，確保現(xiàn)場(chǎng)員工既要維護(hù)單位經(jīng)濟(jì)利益，又要學(xué)會(huì)自我保護(hù)。

2.加強(qiáng)分包合同管理，減少合同外簽證。首先，要加強(qiáng)投標(biāo)前現(xiàn)場(chǎng)勘察力度，在合同簽定時(shí)應(yīng)把項(xiàng)目實(shí)施前能預(yù)見的簽證項(xiàng)目和部分不確定因素造成的價(jià)格風(fēng)險(xiǎn)列入合同的包干內(nèi)容，由雙方共同承擔(dān)風(fēng)險(xiǎn)，以盡量減少合同外簽證。其次，做好分包合同交底工作，確保合同雙方充分了解合同內(nèi)容、簽證范圍、簽證要求，杜絕理解偏差。

3.建立分包簽證當(dāng)月報(bào)備制度，提高分包簽證的及時(shí)性、不搞“回憶錄”。為了切實(shí)保護(hù)雙方的合法權(quán)益，要徹底改變事前口頭承諾、事后討價(jià)還價(jià)補(bǔ)辦簽證的習(xí)慣做法，否則在工程結(jié)算時(shí)就有可能失去隱蔽工程有力的現(xiàn)場(chǎng)憑證，無法補(bǔ)救。項(xiàng)目實(shí)施過程中，當(dāng)遇到分包合同外的施工內(nèi)容時(shí)，應(yīng)及時(shí)辦理簽證，防止事后回憶補(bǔ)辦，這樣才能保證簽證數(shù)據(jù)真實(shí)、完整、準(zhǔn)確，避免在分包結(jié)算時(shí)產(chǎn)生爭(zhēng)議。

4.進(jìn)一步完善簽證管理制度和流程。一是建立分包簽證民主管理小組，加強(qiáng)相互監(jiān)督，規(guī)范簽證經(jīng)辦人的自由裁量權(quán)；二是建立分層分級(jí)的分包簽證審批流程，確保簽證公開、公正、陽光、透明；三是規(guī)范簽證標(biāo)準(zhǔn)，做到簽證事由清楚、依據(jù)充分；四是不能以簽證替代合同變更，對(duì)于合同發(fā)生實(shí)質(zhì)性變更的，應(yīng)按照規(guī)定流程及時(shí)簽訂補(bǔ)充合同，而不能以大量的簽證來替代。

5.嚴(yán)格限制工程代付費(fèi)用簽證。嚴(yán)厲打擊弄虛作假，嚴(yán)禁人情簽證，防范廉政風(fēng)險(xiǎn)。對(duì)錯(cuò)誤較明顯、價(jià)格較高、違背常規(guī)、違背原則的簽證，應(yīng)認(rèn)真分析并查找原因，如查明確實(shí)存在私下串通、弄虛作假及其他較為嚴(yán)重的違法違規(guī)行為，應(yīng)嚴(yán)肅問責(zé)。在開展工程分包簽證管理過程中，除完善企業(yè)內(nèi)部控制制度和風(fēng)險(xiǎn)管理體系外，還應(yīng)在施工單位中強(qiáng)化“不敢腐”的震懾作用，扎牢“不能腐”的制度籠子，增強(qiáng)“不想腐”的自覺性，促進(jìn)企業(yè)全面從嚴(yán)治黨和依法從嚴(yán)治企不斷向縱深發(fā)展。

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