淺議質量強市示范城市創建中的資料工作標準

馬朋成

摘要：論文以武漢市為例，分析了創建全國質量強市示范城市中的資料編制工作實踐，探索了一系列標準化的工作模式，大幅提升工作效率，為國內各創建城市以及其他類似創建工作提供參考。

關鍵詞：工作標準 創建 全國質量強市示范城市 資料

Discussion on the Standard of Data Work in the Establishment of a Demonstration City with High-quality

Ma Pengcheng（ Wuhan Institute of Standardization ）

Abstract： Taking Wuhan as an example， this paper analyzes the data compilation practice of creating a national demonstration city of quality and strong city， explores a series of standardized working modes， greatly improves work efficiency， and provides reference for domestic cities and other similar creation works.

Key words： work standard， establish， a national demonstration city with high-quality， data

1 現狀和問題

全國質量強市示范城市是由國家質檢總局主辦，為貫徹落實國務院頒布的《質量發展綱要（2011—2020年）》關于“廣泛開展質量強省（區、市）活動”和實施“地區間質量對比提升”的要求，全面提高質量管理水平，推動建設質量強國，促進城市有質量的發展，進一步動員全社會重視和加強質量工作而開展的一項活動。2013年，深圳市成為全國首個獲得質量強市示范城市稱號的城市。目前全國申請創建質量強市示范城市的數量達到178個，其中經過申述論證、創建、省級預驗收、國家級驗收等一系列環節，最終獲得“全國質量強市示范城市”稱號的僅有深圳、成都、南京、廈門、杭州、廣州、大連等25座城市，通過率不足15%，國家質檢總局有關負責人明確表示，今后對創建城市從嚴要求、嚴格把關，成熟一個批準命名一個，寧缺毋濫[1]。

創建工作需要投入巨大的人力、財力、物力，涉及政府部門、社會機構、企事業單位60余個，可以說是創建城市的一項全面系統性工程，國家質檢總局于2012年和2016年先后發布了2版《創建工作考核驗收細則》，對該項工作進行宏觀指導，從創建情況來看，很多城市并沒有很好貫徹考核驗收細則的有關要求，一方面有城市相關工作不到位的原因，另外一方面，很大程度上是因為反映創建工作的證明資料編制不到位。工作證明資料是創建“全國質量強市示范城市”的基本面反映，是工作成績的展現載體，根據國家質檢總局發布的驗收指導方案，資料預審是國家級驗收的第一項程序，證明資料是專家組了解一個城市創建水平的第一渠道和初次印象，證明資料的質量水平在某種程度上決定著驗收工作的啟動與否，繼而決定著城市通過驗收的時間點和最終結果，更決定著創建工作的階段性規劃，對整個城市的綜合工作影響頗多。

因沒有統一的具體方案和操作指南，驗收證明資料的編制工作一直是各創建城市面臨的現實難題，由此產生的問題主要表現在內容和形式兩方面。其中：內容方面表現為資料與驗收細則不相關，答非所問；資料不夠充實，不足以證明驗收細則要求的工作；資料邏輯順序不清晰，不能很好反映工作實際。而形式方面則表現為文件繁雜無標注，專家查閱困難；頁碼系統不嚴謹，出現缺失、疊加、不匹配問題；目錄不夠簡明，文件名擬定不夠準確；頁面質量低，出現不整齊、不美觀、不規范等問題。諸如此類問題在實際工作中不一而足。

創建工作證明資料的編制也是整個創建工作中的一項系統性子工程，編制好證明資料，需要有一系列的方法和要求，充分體現了統一、簡化、協調和最優化等標準化基本原理，前ISO主席張曉剛先生曾公開說過“應將好的工作方法固化下來，形成標準”，因此，筆者認為有必要將這些好的方法從標準化的角度進行研究，形成工作標準，促進工作質量和工作效率的提高[2]，以期對創建工作乃至類似工作實踐提供有益參考。

本文將以武漢為例進行分析，武漢市于2012年向國家質檢總局提出了創建申請，2015年11月獲批創建，2016年5月全面啟動創建工作， 2017年4月起，編制創建工作證明資料，期間8月底通過省級預驗收，9月底申請國家級驗收，截至11月，武漢市的證明資料共有53冊2060份文件共計15079頁資料，是全國已驗收城市資料數量的1.5～2倍，內容和形式方面比較完善，成為國家級驗收的良好基礎。

2 案例和建議

證明資料的編制需經過收集、轉置與轉化、匯編、完善與更新等環節，進行多輪的循環改進[3]，才能形成最終的成套資料，具備省級、國家級驗收的基本條件。整個過程中對統一性和規范性要求比較高，所以適宜用一系列的工作標準加以指導[4]。

2.1 資料收集

資料開始收集時，首先應對照依據性文件編制資料收集責任分工表，其中：依據性文件是指國家考核驗收評分標準，責任分為外部責任和內部責任，外部責任主體是指參與創建的單位，內部責任主體是指參與資料收集工作的工作人員。

國家考核驗收評分標準包括質量發展規劃、質量文化特色、質量基礎保障、質量工作組織、質量宏觀管理、產品質量提升、工程質量提高、服務質量提高、質量發展成果、質量發展創新10個方面50項124條打分項。武漢市參與創建的單位（責任單位或配合單位）包括各區、各部門、企業、事業單位、社會團體以及其他單位等共有74家（其中需要收集資料的有61家）。由于參與創建的單位眾多，需安排專門的資料員進行對接，才能齊頭并進開展收集工作，武漢市實施質量強市戰略工作領導小組辦公室（現升級為武漢市質量強市工作委員會）成立了工作專班，共安排了5名資料工作人員，對接綜合工作、產品質量、工程質量、服務質量、環境質量5個方面的創建單位。

證明資料的收集范圍覆蓋相關工作的全周期，即原則上，每項工作的證明資料收集遵循PDCA循環（又稱質量環），包括四大環節的材料。其中計劃（plan）階段包括戰略規劃、行動計劃、工作要點、貫徹實施方案、意見通知、制度辦法等材料；執行（do）階段包括工作表單、工作照片、請示報告、批示回復、研究報告、會議紀要、工作函件等材料；檢查（check）階段包括工作總結、工作報告、簡報、新聞宣傳等材料；處理（action）階段包括證書、表彰、獎勵、通報、公示、處罰等材料。

證明資料是通過各資料員對接各創建單位，以創建單位為整體進行收集的，收集進來的證明資料，需要按依據性文件、要求條款、責任類型等要素進行編號索引，為下一步資料轉置工作做好準備。

完成以上設計，可編制出資料收集責任分解表（見表1）。表格編制好后，可以依據此表啟動相應的培訓、溝通、交接、記錄、反饋等資料收集工作。

如表1所示，圖中責任單位和配合單位欄目下的數字代表該單位作為不同創建主體所參與的工作數量，由于一項工作往往是由若干個責任單位和配合單位共同完成的，所以實際需要確認的全部資料收集信息量是540條，每一條工作信息又對應若干份（PDCA循環原則）證明材料。各資料員對資料收集責任分解表中的工作數量進一步展開，列出具體工作條款，對接相關創建單位進行收集，將收集到的資料信息填寫入該表。

2.2 資料轉置與轉化

資料轉置是指將按部門歸集的資料，通過索引編號，梳理匯總為按驗收細則條款歸集的資料，部門資料經過轉置，才能成為系統性反映部分創建工作情況的證明資料。資料轉置分表（見表2）即是各資料員每一輪的工作成果，是一個小型的目錄匯總表。

資料轉化是指將不同格式的文檔（包括word、excel、ppt、html等文檔，以及紙質版材料）轉化為統一格式的文檔（PDF文件）。各資料員轉置分表相對應的資料文本應按“部門—工作條款”的編號建立兩級文件夾，進行歸類存放，并委托文印公司將其轉化為單個的PDF文件，以便追溯和下一步資料匯編。

2.3 資料匯編

收集、轉置后的資料目錄，要進一步匯編，才能成為反映全部工作的系統性證明資料。各資料員應將轉置分表進行調整后，再交由資料匯總人員進行匯編，匯編的工作包括建立總表、導入分表、文件排序等工作，匯編后的資料目錄經過會議確認（包括刪減、調序、改名等工作）后，即形成一版證明資料目錄匯總表（見表3）。

各資料員根據會議確認的資料目錄匯總表，對各自負責的文檔資料（前期轉化好的PDF文件）進行調整（包括合并、篩除、改名等工作），再提交給資料匯總人員，后者對全部文檔資料（PDF）進行歸類匯總（即合并相同的文件夾，最終應有 “不超過124條打分項”個文件夾），再連同會議確認后的資料目標匯總表，一并交付文印公司進行文檔合并，即將千余份PDF文件按照要求合并為50個PDF文件（驗收細則共有十方面工作50項指標124條打分項任務，要求每個指標單獨成冊，每個指標內有若干個打分項）。合并后的50冊PDF文件應分別統計單冊頁數，為后期資料刪減和印刷裝訂做參考。

2.4 資料完善與更新

經過資料收集、轉置、轉化、匯編等環節，證明資料具備了一定雛形，但較驗收標準還有一定差距，需要在內容和形式等方面進行完善，并進行若干輪周而復始的循環改進，不斷更新版本，才能具備國家級驗收條件。

其中，內容方面的完善，包括檢查每個打分項的證明資料是否有效、充實、合理，即對當前已有的文件進行替換、補充、調序等，編制資料問題銷號統計表（見表4），對自查或省級預驗收發現的問題，列出整改措施和進度計劃，逐項銷號，直至全部問題解決完畢。對每一輪新增、修改或調序的文件，應在資料目錄匯總表中明確標注，以便于文印公司對PDF文件進行切割、合并和頁碼編排。

形式方面的完善，是指對每一冊資料的呈現形式進行檢查，以最有利于專家查閱和充分得分為原則，對封面、扉頁、目錄、指標說明、頁碼、頁面等部分進行優化，特別注意時間落款準確、文件名簡明規范、頁碼前后一致、頁面整齊美觀、關鍵句標注清晰等方面的細節問題，編制資料形式問題銷號統計表（見表5），逐項排查，直至全部解決。

3 結論和展望

編制創建全國質量強市示范城市的驗收證明資料是一項系統性工程，本文以武漢實踐為例，通過設計一系列工作標準（即標準化表格），指導各創建單位及資料人員，開展收集、轉置、轉化、匯編、完善更新等全流程工作，對資料編制工作的效率提升和系統性推進起到了明顯作用，對全國其他創建城市以及類似創建工作具有一定借鑒意義。實際工作中，各環節的問題和經驗更加細致和復雜，限于篇幅和筆者水平，難以窮舉，待今后再研究類似的工作案例。相信隨著全國質量強市示范城市的廣泛創建，會有更多更好的經驗方法固化為工作標準得以推廣，支撐地方質量強市建設。

徐建華. 我國質量強市示范城市總數已達23個[EB/OL]. （2017-03-03）. http：//www.cqn.com.cn/zgzlb/content/2017-03/03/content_4002006.htm.

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