淺議企業應收賬款日常管理

文| 李紅紅

應收賬款，是指企業在生產經營的過程中，由于勞務提供時間和產品銷售與收款時間之間的不同步而造成的資金占用。賒銷是形成應收賬款的直接原因。賒銷提高公司收入的同時，也會給公司帶來壞賬的風險。因此，加強對應收賬款的管理在目前情況下顯得尤為重要。

事前控制

確定合理的信用政策

1.深入調查客戶信用，構建資信檔案：進行客戶的信用調查，加以合理評價并搜集有關的信息資料。調查人員通過當面詢問、觀看、采訪、記錄等方法獲得信用資料；把客戶及其它單位保存的相關原始記錄和核算資料作為基礎，獲得客戶盈利能力和償債能力信息。信用部門為每個客戶建立信用檔案，詳細記錄有關資料。

2.評估客戶資信：企業根據建立的客戶檔案以應收賬款風險定性分析為主，同時結合定量分析對每位客戶進行分析。分析評估后再交由上級部門進行審核批準。客戶資信評價時應遵循：首先是集中原則，客戶資信數據庫的集中建立，有利于客戶風險評價。其次是授信總額度控制原則，企業授信額度占用總額不能突破信用額度控制線，當觸及控制線時，應即刻停止授信交易。有足夠的授信額度被收回時方可繼續，特殊情況需報管理層審批。同時還有“一筆一清”原則，前次授信交易未完成，禁止開始新的授信交易(滾動賬期的不能超過信用額度)。最后是動態關注，定期更新原則。資信政策應規定有效期，有效期終止前一個月，信用部門需要重新獲取客戶資信資料，分析客戶在授信期內的表現，對客戶資信重新做出評估。

3.確定信用期限和額度：付款期限是企業允許客戶從購貨到付款的時間間隔，企業應制定合適的付款期限。根據業務的變化，將三個相互矛盾的方面協調好，最大化企業利益；提高銷售到最大；使應收賬款的機會成本降至最低；使壞賬損失降至最低。如果改變后的信用政策所包含的風險損失可以被其增加的利潤所抵消，信用部門就應提出信用政策改變方案，并交由上級部門審批。信用額度是綜合評估客戶資信后確定的賒銷額度。

注重合同管理

企業的供貨業務（現金收入除外）都要簽訂合同，銷售部門收到經信用部門審核簽字后的賒銷申報單后，根據審批意見并與客戶意見達成一致的情況下簽訂銷售合同。

銷售合同的要素必須齊全而且符合國家法律規定，特別是付款形式、賬期和延期付款的具體違約責任都應清楚、準確，最好采用統一的合同范本。

事中控制

事中控制是指賒銷業務經有關部門和人員審批后對在企業內部發出商品、辦理賒銷手續過程中制定有效的應收賬款監督、追蹤管理制度。

發貨管理

按雙方確認的訂單發貨，財務按倉庫部門出具的出庫單開具送貨單，倉庫和門衛憑財務開具的送貨單的出門聯放行。承運人送貨時必須帶送貨單，要求客戶在回執聯上簽字并蓋章，蓋章應與送貨單上的客戶單位名稱相符。由財務部每月負責送貨單回執聯的收回工作。回執收回的期限一般不超過兩個月，財務部每月逐份核銷回執后，若發現承運人有部分回執未按時交回，通知經營部門催收。財務部對超期未收回的送貨單回執每月發送經營部門，由經營部門專人進行催收，并對承運人進行罰款。

開票管理

銷售員或銷售內勤把當月的發貨明細與客戶確認后，上交財務開具發票。發票由專人郵寄，經辦人跟蹤客戶入賬，萬一遺失，經辦人及時到稅務部門辦理丟失增值稅專用發票已報稅證明單和發票記賬聯復印件，讓客戶入賬。超期未開票的應收賬款清單每月發送經營部門領導，以此督促銷售員及時聯系客戶開票，對不能及時開票銷售員說明原因，對不能說明原因又不處理的銷售員實行懲罰制度。

建立賒銷申報制度

企業信用部門對應收賬款加強管理，應建立健全賒銷申報制度，嚴格控制超期應收賬款的發生。如客戶要求延期付款時發貨系統鎖住時，銷售人員須說明要求賒銷金額、賒銷期限、有無擔保等，信用部門在對客戶資信情況調查后，作出賒銷決策，在賒銷申報單上簽署意見，并報領導同意簽字后或同意郵件回復后，系統才可發貨。應收賬款列賬后，申報部門的負責人及經辦人員就成了該筆款項的責任人，并在信用部門的配合、監督下對款項的回收負全責。

超期應收款管理

在日常管控中針對固定賬期應收款的催收落實設專人負責，每月月初制定相應的回款計劃，月中監督回款計劃執行情況。次月初財務部門編制賬齡分析后，經營部門針對超期應收款形成原因進行具體分析，并由經辦人提出具體收款計劃和整改措施，并在下月財務報表出來后，對行動計劃進行考核。發生難款、呆賬時，經辦人應提出書面申請報告，并復明載明難款、呆賬產生的原因與請求事項，并經領導批示同意后報法務部訴訟處理。

交易單據管理

交易單據的完整性至少應該包括：合同、訂單，客戶收貨時的有效簽收證明（送貨單回執聯）以及發票底聯；合同和訂單是證明交易發生法定依據；送貨單回執聯或客戶收貨確認書是履行合同義務的主要依據，同時又是主張債權時的強有力證明；發票底聯則是財務處理環節中的有效證據；公司內部使用的各種管理單據。這些單據是保證應收款余額的一致性的基礎，同時也是為了訴訟追討時的法律上呈堂證據，由相關部門每年進行存檔。

事后控制

對賬單管理

截止對賬日有余額的單位，每年至少發放一次對賬單。對賬單由財務部門負責填寫。如果與單位業務往來的，收回的對賬單必須加蓋對方單位的財務專用章、公章或其他有效印章；如果是與私人業務往來的，必須由客戶本人簽名、按手印，并附有客戶本人身份證復印件（簽名與手印的真實性由對賬單責任人負責）；對客戶確認有差額的對賬單，對賬單責任人須對差額找出原因，進行說明。對經營部門確認無效對賬單及未收回對賬單，需要業務部門負責人簽字確認并詳細說明原因,并對所經辦的對賬單責任人進行處罰。同時對未收回對賬單的客戶，經統計整理，財務應予快遞再次與客戶核對，并在快遞詳情單上注明“對賬單”號碼等情況，并對快遞底單予以存檔保管。財務部門每年對對賬單及相關資料進行存檔。

加強考核，落實責任

企業內部應形成責、權、利相結合的考核機制，將責、權、利有機統一來控制應收款的風險。首先從組織方面劃定權限和明確責任層級，并按層級規定其要達到的目標和相應的經濟責任。其次建立與經濟責任相結合的考評制度，以便對各層次（或責任人）考核評比，正確評價責任人的工作業績。將回款任務與業務負責人及職工工資薪金掛鉤，加強應收款回收管理。

結論

綜上所述，加強應收賬款的核算和管理，關系到企業的資金周轉，甚至影響到企業的生死存亡。因此，企業應把應收賬款作為一項長期的、制度化的工作來抓，使各項措施落到實處，力求將應收賬款控制在合理水平上，把壞賬降到最低。而實踐經驗也表明，越是制度完善、管理良好、措施得當的企業，應收賬款的問題也就越少，應收賬款的風險小，壞賬損失也少；反之，問題也就越多，壞賬損失發生率也就越高。