比較電子會計檔案管理與紙質會計檔案管理

張明霞

摘 要：隨著我國經濟的不斷發展，對會計行業也提出了更高的要求。對于會計行業而言，會計檔案管理則是其中非常重要的一部分。相對以前而言，會計行業的會計檔案管理基本上采用的都是紙質的方式，隨著科技的發展和時間的推移，電子會計檔案管理隨之出現在了如今的會計行業中。本文將通過幾個方面對兩者的優缺點進行相關的闡述。

關鍵詞：電子會計；紙質會計；檔案管理；比較

引言：隨著我國科技的不斷發展，各行各業都逐漸趨向智能化的發展，會計行業也不例外。會計檔案管理作為整個會計行業工作的核心部分，以往人們在對其會計檔案進行管理的時候采用的大都是紙質會計檔案管理。隨著時代的發展，如今大部分的會計行業在進行會計檔案管理的時候，電子檔案管理則會成為大家的首選之一。電子會計管理檔案的到來不僅可以提高檔案管理人員的工作效率，而且也減少了勞動力。本文將針對電子會計檔案管理與紙質會計檔案管理的差異，以及電子會計檔案管理與紙質會計檔案管理的各自的優勢進行相關的闡述。

1.電子會計檔案管理與紙質會計檔案管理的差異

隨著時間的不斷推移，會計行業中已經出現了兩種檔案管理方式，一種是電子會計檔案管理，另一種是紙質會計檔案管理。這兩種管理模式雖然都能對會計檔案進行一定的管理，但兩者之間也存在著一定的差異。而本文將通過四個方面，對電子會計檔案管理與紙質會計檔案管理的差異進行相關的闡述。

一是，電子會計檔案管理與紙質會計檔案管理格式上存在的差異。對于紙質會計檔案管理而言，紙質會計檔案管理的格式設計一般都是依靠紙張體現出來的，其物理結構、以及邏輯結構等都需要通過文字，或者是相關的圖表等方式將其固定在書面形式上，而這樣的格式往往會給人一種格式單一的感覺。例如：會計的憑證編號，在進行憑證編號的時候，就需要注意讓其憑證編號的前后保持一致，以及需要保證編號頁面的完整性。由此可見，紙質會計的檔案管理主要偏重于格式的完整性，而且用戶可以從中查取到完整的信息。相對之下，電子會計檔案管理則與紙質會計檔案管理不同，對于電子會計檔案管理而言，磁盤、以及光盤是整個電子會計檔案管理的中心部分，電子會計檔案管理的數據通常都是用計算機來讀取的，優點是方便快捷。但可能沒有紙質檔案讓查閱者更有真實感。

二是，電子會計檔案管理與紙質會計檔案管理的儲存方式的差異。針對紙質會計檔案管理而言，紙質會計檔案管理的存儲主要就是對紙張的存儲。由于長時間的紙張儲存，容易讓紙張變得十分潮濕，所以，在進行紙張儲存的時候需要保障儲存的溫度在17攝氏度左右，濕度在百分之57左右。為了防止紙張出現變霉等情況，需要做好防水、以及潮濕變霉等相關防范措施。此外，對于電子會計檔案管理而言，電子會計檔案管理除了需要做到常規的防水、防火措施之外，更是需要為其配備對應的防塵、以及監控設備，這樣才能保證電子會計檔案管理的安全，避免一些沒必要的事故產生。

三是，電子會計檔案管理與紙質會計檔案管理的保護措施上存在一定差異。對于紙質會計檔案管理而言，紙質檔案管理過程中的任何一個操作過程出現失誤的話，都會對后面的工作產生一定的影響，為了有效的避免這種事情發生，相關人員通常選擇在檔案入庫之后對其進行保護，而移交入庫之后的檔案保管工作則是整個保護措施的重點。對于電子會計檔案管理而言，由于電子版的檔案是來自于計算機，或者是其他的電子設備，所以在對其進行保護的時候，相關人員需要將保護工作貫穿于資料完整的周期當中，只有這樣才能有效的保證資料來源的真實性。

四是，電子會計檔案管理與紙質會計檔案管理的移交以及接收上存在差異。對于紙質會計檔案管理而言，紙質的檔案管理移交工作主要可分為兩點。第一，完成檔案的移交清冊。第二，完成相關的移交順序。在這兩個過程當中相關人員需要保證檔案在移交時的真實、完整性，而接收人員則需要根據提供的移交請冊對其紙質數量進行相應的檢查，確保檔案的完整性。對于電子會計檔案管理而言，電子會計只需要將相關電子數據、以及元數據這兩個進行移交就行了，接受者在接受文件的時候，要在保證所傳來的數據沒有問題的前提之下在接受文件。

2.電子會計檔案管理與紙質會計檔案管理各自存在的優勢

上述針對電子會計檔案管理與紙質會計檔案管理之間存在的差異進行了相關的闡述，由上述可見，兩者雖然有著很大的差異，但對檔案的管理都有著一定的積極作用。對于電子會計檔案管理與紙質會計檔案管理而言，兩者在工作中不僅有著差異，而且兩者在進行檔案管理的時候也有著各自的優勢。首先對紙質會計檔案管理而言，紙質會計管理的優勢主要可體現在兩個方面。一是，紙質檔案管理可讓資料變得更加完善，用戶來查取的時候就能夠得到完整的資料。二是，紙質會計檔案管理的資料信息十分透明，資料的透明也能方便用戶進行查找。其次就是電子會計檔案管理，電子會計檔案管理的優勢相對紙質會計檔案管理而言稍微多那么一點，其主要可表現在四個方面。一是，由于電子會計檔案管理大部分都是計算機進行的數據統計，所以其正確性相對紙質管理要好一點。二是，電子會計檔案管理的儲存性能較好，資料不易損壞。三是，電子會計檔案管理可有效的提高其工作效率。四是，電子會計檔案管理能減少員工的勞動力。

結束語：總而言之，電子會計檔案管理與紙質會計檔案管理之間存有一定的差異，各自也有著自身獨特的優勢，因此，在選用的時候，單位可根據自身的需求對其進行選擇。

參考文獻

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（作者單位：山東省威海市環翠區機關事務管理局）