檔案信息化管理存在問題及對(duì)策探究

摘 要：新時(shí)代是科技飛速發(fā)展的時(shí)代，所接觸的信息量很大，信息更新速度也快，計(jì)算機(jī)對(duì)社會(huì)的影響也逐步擴(kuò)大，在各個(gè)領(lǐng)域都有重要影響。檔案在各個(gè)組織和機(jī)構(gòu)都有重要地位，因此檔案的管理十分重要，為避免出現(xiàn)遺失珍貴資料的情況，應(yīng)用科學(xué)技術(shù)，對(duì)檔案進(jìn)行信息化管理。

關(guān)鍵詞：檔案信息化建設(shè)；問題；措施

在傳統(tǒng)的檔案管理模式中，需要對(duì)資料進(jìn)行手工的收集、整理、編輯，工作量大，且效率很難提高。在信息化管理之后，就不再需要管理人員大量的投入，費(fèi)時(shí)費(fèi)力的工作可以交給計(jì)算機(jī)來執(zhí)行，只要一次錄入，就可以多次利用，篩選和查找都十分方便，不用再像以前一樣一本一本的查找檔案，在網(wǎng)上就可以輕易的完成檢索，可以大大提高工作效率，還減輕了工作人員的負(fù)擔(dān)，減少一些無意義的勞動(dòng)。

檔案資料對(duì)于每個(gè)部門來說都很重要，實(shí)現(xiàn)信息化管理就不用浪費(fèi)過多的人力去進(jìn)行檔案資料的管理，使分工更趨于合理化，去負(fù)責(zé)更重要的工作。可以實(shí)現(xiàn)各部門的檔案資料共享，更方便部門間的合作，不用再為調(diào)檔案而浪費(fèi)時(shí)間，提高工作效率。

一、檔案信息化建設(shè)中存在的問題

1.檔案信息化建設(shè)專業(yè)人才比較缺乏

檔案信息化建設(shè)過程中，專業(yè)人才的作用是很重要的，不僅要具備檔案管理的專業(yè)知識(shí)，還要掌握計(jì)算機(jī)的相關(guān)操作。但目前的狀況不容樂觀，這兩者都兼?zhèn)涞娜瞬藕苌伲蟛糠侄际欠菍I(yè)的人員。有些單位對(duì)于檔案管理員不重視，只是進(jìn)行簡(jiǎn)單的培訓(xùn)就上崗，只能進(jìn)行一些簡(jiǎn)單的工作，對(duì)于相關(guān)流程不夠熟悉。還有一些管理員比較偏文科，對(duì)于計(jì)算機(jī)技術(shù)了解很少。而網(wǎng)絡(luò)技術(shù)好的人才可能更愿意去進(jìn)行軟件開發(fā)或者高新技術(shù)研究等看起來更有潛力的行業(yè)，因此，復(fù)合型人才的缺少是檔案信息化建設(shè)的重大阻礙。

2.設(shè)施落后，檔案整理水平不高

數(shù)字化檔案對(duì)設(shè)備的要求較高，但是目前檔案室內(nèi)的設(shè)備都不夠先進(jìn)，大多比較陳舊和落后，受傳統(tǒng)的思維影響，檔案室設(shè)備的管理一直沒有很往信息化的方向發(fā)展，這會(huì)在很大程度上影響檔案信息化的進(jìn)程。我國在這方面的起步較晚，技術(shù)掌握程度不高，軟硬件的開發(fā)還較為落后，比較依賴國外的技術(shù)，沒有達(dá)到自己可以進(jìn)行開發(fā)、創(chuàng)新的地步。另外，電子檔案的存儲(chǔ)也要依靠計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)，如果網(wǎng)絡(luò)或者是計(jì)算機(jī)出現(xiàn)故障，也會(huì)導(dǎo)致檔案信息的損失，因此，要做好維護(hù)和備份工作。

由于檔案管理人員的非專業(yè)性或者是粗心大意，檔案信息可能在早期錄入的時(shí)候就出現(xiàn)了問題，比如，漏印、錯(cuò)印、裝訂出現(xiàn)錯(cuò)誤等。這會(huì)導(dǎo)致信息化建設(shè)時(shí)掃描錄入的信息有誤，影響工作效率，可見，檔案管理水平有待提高。

3.檔案信息的安全性存在威脅

檔案信息化雖然有很大的好處，但是也帶來了一些危險(xiǎn)因素，會(huì)在一定程度上影響檔案的安全。網(wǎng)絡(luò)具有很大的開放性，安全措施并不完善，會(huì)存在一些漏洞，一旦出現(xiàn)病毒入侵、感染的情況，就會(huì)使計(jì)算機(jī)陷入危險(xiǎn)，數(shù)據(jù)可能會(huì)大量丟失甚至無法恢復(fù)，損失十分嚴(yán)重。如果有人惡意的對(duì)檔案信息庫進(jìn)行攻擊，竊取和篡改信息，會(huì)對(duì)正常工作產(chǎn)生很大的影響。檔案管理人員的安全意識(shí)，和對(duì)網(wǎng)絡(luò)、計(jì)算機(jī)的保護(hù)系統(tǒng)都是十分重要的。爭(zhēng)取做到事前預(yù)防，將損失降到最低。

4.經(jīng)費(fèi)投入需要進(jìn)一步加大

硬件和軟件系統(tǒng)需要及時(shí)更新，因?yàn)檫^去的設(shè)備科技含量較低，不符合推進(jìn)信息化的過程，但是設(shè)備的更新?lián)Q代是需要資金的，加大對(duì)這方面的投入是推進(jìn)信息化的基礎(chǔ)。現(xiàn)在跨省跨區(qū)之間的信息交流很多，需要強(qiáng)大的技術(shù)支撐，為了建立完善的檔案信息資料庫，加大投入是很重要的。

二、檔案信息化建設(shè)的對(duì)策

1.培養(yǎng)復(fù)合型，加強(qiáng)素質(zhì)教育

檔案管理人員的綜合素養(yǎng)是很重要的，既然要推進(jìn)信息化，那么計(jì)算機(jī)技術(shù)他們也需要進(jìn)行掌握。對(duì)于加大力度培養(yǎng)檔案專業(yè)人才，不斷進(jìn)行知識(shí)的更新，扎實(shí)的知識(shí)基礎(chǔ)是檔案管理的敲門磚。另外，檔案管理已經(jīng)不再是單純的文科，不是只會(huì)寫字就行，偏科的人才是不能對(duì)信息化建設(shè)作出貢獻(xiàn)的。計(jì)算機(jī)技術(shù)是檔案信息化建設(shè)的關(guān)鍵，在進(jìn)行人才培養(yǎng)時(shí)，這方面也要加強(qiáng)訓(xùn)練。定期對(duì)他們進(jìn)行培訓(xùn)，召開研討會(huì)，規(guī)范相關(guān)的流程，提高業(yè)務(wù)能力，為檔案的安全性增加一層保障。另外，檔案管理工作確實(shí)比較枯燥， 檔案管理人員要具有較高的素養(yǎng)，在枯燥的工作中尋找樂趣，培養(yǎng)自己的創(chuàng)新意識(shí)，提高安全意識(shí)。

2.加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)，實(shí)現(xiàn)資源共享

分類處理電子信息，對(duì)不同內(nèi)容用不同的方法處理，轉(zhuǎn)化的過程注意不失真，切實(shí)保障文件的真實(shí)性，提高保存價(jià)值。檔案資料要努力實(shí)現(xiàn)資源共享，逐步向現(xiàn)代化管理過過渡。優(yōu)先處理利用率較高的檔案和開放程度高的檔案，按資料的重要程度進(jìn)行排序，在提高效率的同時(shí)加強(qiáng)安全防護(hù)。

3.加強(qiáng)檔案的安全建設(shè)

安全性是不可忽略的問題，這需要從制度、技術(shù)、人員等多方面入手。首先是要建立一套嚴(yán)格的制度，檔案信息化的建設(shè)還不夠成熟，需要對(duì)流程進(jìn)行規(guī)范，對(duì)一些員工不熟悉的事項(xiàng)加強(qiáng)約束。技術(shù)保障也十分重要，防火墻、數(shù)據(jù)加密、光盤備份防范工作的重要途徑，很多的現(xiàn)代化手段都可以降低風(fēng)險(xiǎn)，要著重培養(yǎng)高素質(zhì)的信息技術(shù)人員。工作人員的專業(yè)素養(yǎng)和個(gè)人素質(zhì)都十分重要，對(duì)于安全性的追求是很重要的，保密意識(shí)要提高。

三、結(jié)語

檔案的信息化建設(shè)雖然涉及的方面很多，比較復(fù)雜，但是對(duì)未來的檔案管理是有很大幫助的，雖然建成不是一蹴而就的，但是作用確是長(zhǎng)期存在的。要對(duì)這項(xiàng)工作引起足夠的重視，加大資金投入，努力培養(yǎng)人才，加強(qiáng)安全防護(hù)，實(shí)現(xiàn)資源共享。

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作者簡(jiǎn)介：謝春香（1968.8--），漢族，山東菏澤曹縣人，大專學(xué)歷，單位：曹縣殘疾人勞動(dòng)就業(yè)服務(wù)辦公室 研究方向：檔案管理。