工程設(shè)計(jì)檔案管理工作探討

莊嚴(yán)

摘 要：建筑工程設(shè)計(jì)檔案管理工作對(duì)于建筑工程本身來說是一份基礎(chǔ)性的工作。本論文主要探討了建筑工程設(shè)計(jì)檔案管理工作現(xiàn)存的問題，并對(duì)于現(xiàn)存的問題提出了相應(yīng)的解決對(duì)策，以期望對(duì)于現(xiàn)在的建筑工程設(shè)計(jì)檔案管理工作提供一定的借鑒意義。

關(guān)鍵詞：建筑工程；設(shè)計(jì)檔案；管理

一.工程設(shè)計(jì)檔案管理概述

建筑工程設(shè)計(jì)檔案是對(duì)于正在建設(shè)或已經(jīng)建成的工程設(shè)計(jì)的全程的真實(shí)記錄，檔案里直接記錄了整個(gè)建筑工程的各個(gè)過程及所取得的成果，在建筑工程里起到了十分基礎(chǔ)性的作用。如果建筑工程設(shè)計(jì)檔案的收集能夠做到完整性與準(zhǔn)確性并存，那么對(duì)于今后在建筑正式運(yùn)行之后的整個(gè)建筑的管理及相應(yīng)設(shè)備的維修和管理工作帶來極大的便利性。

工程設(shè)計(jì)檔案指的是在建筑工程從開始規(guī)劃之初就已經(jīng)進(jìn)行的包括以文字、圖片、表格和各種數(shù)據(jù)、照片、視頻等組成的基礎(chǔ)性資料，是一種基礎(chǔ)性的載體。在建筑工程前期階段，檔案主要包括各種報(bào)批和審理的文件，在建筑工程的中期主要包括工程的設(shè)計(jì)圖紙等，建筑后期則主要包括竣工驗(yàn)收文件等。處理工程檔案在建筑工程中所起到的基礎(chǔ)性作用之外，其還具有一定的經(jīng)濟(jì)意義，如在工程建設(shè)之時(shí)或者完成之后如出現(xiàn)一些質(zhì)量或其他需要追究責(zé)任的問題，工程檔案在此時(shí)便會(huì)發(fā)揮極其重要的作用，在必要時(shí)刻能為法庭提供一些重要的證據(jù)。

二.工程設(shè)計(jì)檔案管理工作中存在的問題

（一）對(duì)于工程設(shè)計(jì)檔案管理工作重視程度低

在建筑工程建設(shè)的整個(gè)過程來說，工程設(shè)計(jì)檔案管理工作只是各個(gè)環(huán)節(jié)里最基礎(chǔ)的部分，在建筑工程完成的整個(gè)過程中，檔案管理工作可能對(duì)于整個(gè)過程沒有顯著的作用。管理理人員和工作人員并不會(huì)在建筑工程施工的過程中對(duì)于檔案管理予以重視，這在某種程度上是工程設(shè)計(jì)檔案管理工作中所面臨的最重要的問題。由于重視程度嚴(yán)重不足，在檔案管理工作方面的經(jīng)費(fèi)投入也嚴(yán)重不足，這在某種程度上甚至阻礙了工作的更好進(jìn)行。

（二）檔案管理制度不夠完善

任何一項(xiàng)工作，如果想要更好、更快的完成，對(duì)于這項(xiàng)工作來說就需要有一個(gè)較為完善的制度，通過制度對(duì)于工作流程和工作人員進(jìn)行相應(yīng)的規(guī)范。而相當(dāng)下，由于相關(guān)工作人員對(duì)于檔案管理工作的重視不夠，加之檔案管理工作還沒有形成一個(gè)較為完善的體系，所以，在制度建設(shè)方面更是欠缺。

（三）缺乏專業(yè)檔案管理人才

檔案管理對(duì)于工作來說是十分基礎(chǔ)性的，雖然在整個(gè)建筑工程進(jìn)行的過程中并沒有看到起存在所帶來的實(shí)際效益，但是，對(duì)于建筑工程來說，檔案管理工作任然是不可或缺的。目前，在檔案管理人才十分匱乏，有些建筑工程甚至沒有專門的檔案管理人員，這對(duì)于建筑工程的前期資料收集和日后工程有序進(jìn)行來說可能會(huì)埋下隱患，在日后遇到相應(yīng)問題時(shí)，檔案管理工作的效用將會(huì)大大凸顯。

三.工程設(shè)計(jì)檔案管理工作改進(jìn)對(duì)策

（一）工作人員應(yīng)提高對(duì)工程設(shè)計(jì)檔案管理工作的重視程度從長(zhǎng)遠(yuǎn)的角度考慮，工程設(shè)計(jì)檔案管理工作對(duì)于整個(gè)建筑工程來說，其所起到的作用還是十分重要的。尤其是一些基礎(chǔ)性的資料，如果不能好好保存的話，那么，那些資料可能會(huì)面臨著丟失的可能性，一些資料一旦丟失，對(duì)于建筑工程來說將會(huì)有一定的影響，尤其是對(duì)日后整個(gè)建筑工程的管理和相應(yīng)設(shè)備的維修和管理工作。在經(jīng)費(fèi)投入方面，也應(yīng)當(dāng)給予適當(dāng)?shù)闹匾暎瑢?duì)于檔案管理人員的培訓(xùn)費(fèi)用和相應(yīng)辦公軟件和硬件設(shè)施的購買都應(yīng)當(dāng)給與重視。

（二）完善檔案管理工作制度

經(jīng)過制度的約束，工作才能夠更加有序、高效的進(jìn)行。落實(shí)到建筑工程設(shè)計(jì)檔案管理工作上來說，建立一個(gè)完善的檔案管理制度，可以對(duì)相應(yīng)的工作人員起到一定的規(guī)范和約束的作用，使整個(gè)檔案管理工作更加清晰化和透明化。

（三）加強(qiáng)檔案管理工作相關(guān)人才培養(yǎng)

對(duì)于各個(gè)行業(yè)和產(chǎn)業(yè)來說，專業(yè)人才的培養(yǎng)都是必不可少的。在檔案管理工作上來說，專業(yè)的檔案管理人員，將能推進(jìn)工作更好的進(jìn)行，為此，應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對(duì)于專業(yè)檔案管理工作人員的培養(yǎng)，加強(qiáng)對(duì)于工作人員的專業(yè)業(yè)務(wù)培訓(xùn)，使其掌握檔案管理工作原理和相應(yīng)的工作技能。對(duì)于沒有條件聘請(qǐng)專業(yè)檔案管理工作的企業(yè)可以招聘相應(yīng)的兼職工作人員或委托相應(yīng)的外包公司，建筑工程設(shè)計(jì)檔案工作是建筑工程必須保證的基礎(chǔ)性工作之一。

（四）加快檔案管理工作信息化、電子化如今，越來越多的工作開始實(shí)現(xiàn)信息化和電子化，尤其是近年來互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)發(fā)展十分迅速。對(duì)于建筑工程設(shè)計(jì)檔案管理工作來說，應(yīng)當(dāng)建立一套完整的檔案電子化的系統(tǒng)，使所收集來的資料能夠?qū)崿F(xiàn)全部錄入，使整個(gè)工作流程更加規(guī)范化和清晰化。同時(shí)，在完成這些工作的時(shí)，也應(yīng)當(dāng)適當(dāng)?shù)囊M(jìn)一些先進(jìn)的檔案管理軟件，有條件的甚至可以依據(jù)自身的現(xiàn)狀和特性開發(fā)出適合本企業(yè)的軟件和系統(tǒng)。當(dāng)然，這對(duì)于檔案工作管理人員來說，提出了更高的要求，需要其不斷更新已有的觀念和知識(shí)，利用自身的知識(shí)和能力逐漸構(gòu)建和完善建筑工程設(shè)計(jì)檔案管理工作信息庫。

四.結(jié)語

在建筑工程設(shè)計(jì)檔案管理工作上，對(duì)于其所面臨的對(duì)于工程設(shè)計(jì)檔案管理工作重視程度低、檔案管理制度不夠完善、缺乏專業(yè)檔案管理人才的問題，工作人員應(yīng)提高對(duì)工程設(shè)計(jì)檔案管理工作的重視程度、完善檔案管理工作制度、加強(qiáng)檔案管理工作相關(guān)人才培養(yǎng)、加快檔案管理工作信息化使得工程設(shè)計(jì)檔案管理工作能更好的為建筑工程建設(shè)發(fā)揮出效用。

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