淺議企業檔案管理信息化

孟偉偉

摘 要：互聯網的深度普及和計算機技術的發展使人們的工作和生活發生了巨大的改變，企業想要適應時代潮流，提高運行效率和市場競爭力就必須運用更先進的管理手段。如今各種辦公軟件和管理軟件的大大增加，實行企業檔案管理信息化成為企業提高辦公效率的必要工作，本文對企業檔案管理信息化的相關內容做了研究分析。

關鍵詞：企業；檔案管理；信息化

一、企業檔案管理信息化的必要性

（一）時代的要求

當前，我國市場競爭情況越來越激烈，在這種環境中，企業的生存和發展面臨著嚴峻的挑戰。而且隨著信息化時代的來臨，企業檔案管理的工作量也日益增加，工作內容更加復雜，對工作人員的要求也提高。傳統的工作方式顯然已經無法適應這種工作情況，為了解決這些問題，利用信息化技術幫助工作，提高工作效率就成為了檔案管理工作發展的必然趨勢。

（二）降低工作難度

檔案管理工作并不僅僅是檔案的保存，這項工作的工作內容比較多，工作系統中包含了信息技術與管理技術。為了適應現代社會的工作需求，利用信息化來使檔案管理工作從傳統手工操作過渡到自動化，可以使很多工作的難度大大降低，節省人力資源，讓企業人力資源得到更加高效的利用。利用信息化手段將業務內容進行固化，通過互聯網平臺進行處理，進行內部控制和自動檢查，能夠大大降低人工操作中不可避免的主觀性錯誤，讓檔案管理工作更加容易進行，工作難度降低。

（三）檔案管理利用需要

現代社會越愛越重視創新，企業想要提高綜合實力，在市場競爭中取得一席之地就必須改變內部結構，不斷的創新改革，提高企業的整體運營效率。在這種情況下，采用更先進的知識管理手段成為企業發展的重要工作，檔案管理工作的根本目的是為企業服務，提高知識管理手段的重要一步就是提高檔案管理工作的效率，這也是利用企業利用檔案的需求所致。

二、企業檔案管理信息化的實現方法

檔案管理信息化是有一定的方法和工作可以借鑒和使用的，按照目前的技術和管理水平來看，檔案管理信息化主要可以通過以下幾種方法實現。

（一）存儲數字化

檔案管理信息化的重要一步就是存儲數字化，傳統的紙質檔案管理有占用空間大、錄入和使用檔案便捷度不高等缺點。檔案存儲數字化就是將檔案內容錄入到計算機中進行保存和管理，相關人員可以通過檔案管理軟件或者奇特工具快速進行檔案搜索、修改、傳遞等工作。

（二）利用網絡化

利用互聯網建立信息網絡能夠加強企業內部的溝通和協作效率，傳統的檔案管理是以紙質文件的形式進行的，這也是由檔案的文件形式決定的。互聯網還未深度普及時，企業內部以及對外管理中使用的都是紙質檔案，發展至今，企業文件都可以利用計算機制作，相關工作人員可以通過互聯網進行檔案管理，大大提高檔案管理的便捷度，增加檔案的資源共享程度，提高檔案的實際使用價值。

三、企業檔案管理信息化的策略

為了提高企業工作效率，在檔案管理工作中應用信息化技術使必不可少的。目前，很多企業已經重視到這一點，加強了檔案管理信息化建設。

（一）建設統一數據中心

檔案管理工作分為很多個方面，不僅要進行檔案的制作和存儲，還有檔案的使用和共享。在進行檔案管理的信息化建設的時候，工作人員首先應該了解檔案使用的實際情況，了解企業的實際需求以及傳統工作中的不足和弊端，針對這些問題進行改進，開展信息化建設。在目前的檔案管理信息化建設過程中，工作人員應該建立數據庫，將各項數據錄入數據庫中保存，利用計算機進行數據的存儲、運輸、處理等工作，這樣不僅能夠提高信息的處理效率，也能保證信息的流通速度，保證信息能夠及時的共享，方便更好的進行下一步工作處理。

（二）加強企業內部職能部門間的合作

在信息化建設過程中，不僅需要注重數據的處理和交流，各部門之間也應該注重溝通配合，保證企業內部各部門信息的高效利用。在檔案管理傳統的工作模式中，工作人員大多認為檔案管理部門與其他部門之間的聯系不大，在工作過程中與其他各部門之間的溝通合作比較少。進行信息化建設的過程中，要注重這一點，打破傳統思維，讓企業內部之間的聯系更加緊密，這樣也能減少人力、物力、財力資源浪費的情況。企業各部門的參與也可以使管理預期效果的目標更加明確，有利于制定更適合實際情況的管理方式。

（三）制定合理的信息體系

檔案管理需要完善的制度和信息體系，在進行企業檔案管理信息化建設的過程中，各項制度的制定要十分慎重，再投入實施之前，要對其進行科學合理的評估和預測，保證規劃的合理性，避免后期出現大的問題導致企業檔案管理的正常進行受到影響，進而影響到整個企業的運營，造成經濟損失。

（四）保證檔案信息安全

檔案管理信息化是在互聯網基礎上建立信息庫，利用信息技術提高檔案工作的效率，但是在這種情況下，企業的很多重要信息都存儲在硬盤或者是數據庫中，若是操作不當或者被不法分子蓄意偷盜這些信息，將會對企業發展很惡劣的影響，因此數據庫的保護就成為了一項非常重要的工作。相關人員應該重視數據庫的承載能力、支撐功能和防護功能，保證數據的安全性。除了技術手段保護之外，企業還要制定相關的保護制度，加強檔案信息工作人員的權限管理，防止不相關人員接觸到企業檔案。

四、結束語

隨著科技的發展和經濟的進步，我國社會的各方各面都發生了很大的變化，人民的生活方式和社會的運行方式都有了很大的改變。在這種情況下，企業也應該跟隨環境變化不斷改進工作，利用科技以及更加高效的管理、運行方式，促進企業內部的工作效率提升。信息化是現代社會的特點以及發展方向，利用信息化，企業能夠提高檔案管理的工作的效率，充分挖掘和利用檔案中的信息資源，滿足企業發展的需求。

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