如何提升音像與圖片檔案管理的實(shí)效性

黃芳

摘 要：隨著理念的發(fā)展，我們對(duì)于檔案工作開(kāi)展的意義有了更深地認(rèn)識(shí)，不斷地提升檔案管理的質(zhì)量水平，充分發(fā)揮檔案資料的作用，有著很強(qiáng)的現(xiàn)實(shí)意義與必要性。隨著信息技術(shù)發(fā)展，對(duì)于我們的生產(chǎn)生活模式產(chǎn)生了較大的影響，大量地電子檔案出現(xiàn)，對(duì)于檔案管理工作提出了新的挑戰(zhàn)，如何提升音像與圖片當(dāng)前管理的實(shí)效性成為我們思考的問(wèn)題。本文結(jié)合音像與圖片檔案管理工作實(shí)踐，首先分析電子檔案的特點(diǎn)，基于特點(diǎn)分析的基礎(chǔ)上，探究提升檔案管理實(shí)效性的策略，主要從應(yīng)用信息化平臺(tái)開(kāi)展檔案管理，建立檔案管理制度，提升檔案管理人員的專(zhuān)業(yè)素質(zhì)的層面進(jìn)行分析探究，為全市的健康教育與健康促進(jìn)服務(wù)發(fā)展做出相應(yīng)的依據(jù)。

關(guān)鍵詞：檔案管理； 實(shí)效性； 特點(diǎn)； 策略

時(shí)代的發(fā)展，我們已經(jīng)進(jìn)入了信息化時(shí)代，在信息化時(shí)代的背景下，各項(xiàng)工作進(jìn)行時(shí)應(yīng)性的發(fā)展與改革十分必要。音像與圖片等大量的媒體資源成為了重要的檔案類(lèi)型，這就需要我們對(duì)于檔案管理模式進(jìn)行發(fā)展改革，基于電子檔案的特點(diǎn)以及電子檔案發(fā)展的快速性[1]，做好電子檔案管理對(duì)滿(mǎn)足檔案管理需要和提高檔案管理水平具有重要意義。當(dāng)前的電子檔案管理中，由于檔案不按理模式?jīng)]有及時(shí)跟進(jìn)與發(fā)展，使得音像與圖片等電子資源管理效率較低，模式單一，一定程度上限制了檔案工作開(kāi)展質(zhì)量水平的提升，因此積極提升電子檔案管理的實(shí)效性，有著很強(qiáng)的必要性體現(xiàn)。

一、電子檔案的特點(diǎn)

電子檔案主要有著以下的層面的特點(diǎn)。首先電子檔案具有存儲(chǔ)空間小的特點(diǎn)，即電子檔案一般存在于移動(dòng)或者固定的存在載體中，主要利用計(jì)算機(jī)磁盤(pán)，或者應(yīng)用應(yīng)硬盤(pán)進(jìn)行存儲(chǔ)。例如，音像資料，以及圖片一般存儲(chǔ)在磁盤(pán)。比較于傳統(tǒng)的檔案存儲(chǔ)，電子檔案存儲(chǔ)空間較小，這對(duì)于檔案管理而言，是一種優(yōu)勢(shì)。其次，電子檔案還具有存儲(chǔ)信息量大的特點(diǎn)，存儲(chǔ)信息量大的特點(diǎn)，還是比較于傳統(tǒng)的檔案資料而得出的，檔案管理電子化，也是今后檔案管理的趨勢(shì)所在。對(duì)于音像，圖片檔案資料而言，存在的信息是十分豐富的。此外，比較于傳統(tǒng)的檔案資料，電子檔案管理的過(guò)程較為簡(jiǎn)單，這種管理的過(guò)程中，體現(xiàn)在電子檔案的歸檔，加工以及存儲(chǔ)的層面[2]，總體的流程是較為簡(jiǎn)單的，是電子檔案的優(yōu)勢(shì)所在。值得注意的是，電子檔案雖然管理過(guò)程較為簡(jiǎn)單，但是具有較高地技術(shù)性，即在管理的過(guò)程中，需要大量的信息技術(shù)作為支撐，例如，電子檔案的維修觀力以及后期調(diào)用等，這對(duì)于檔案管理人員的專(zhuān)業(yè)素質(zhì)也提出了較高地要求。總的來(lái)說(shuō)，以音像，圖片為代表的電子檔案是今后檔案管理工作的重要內(nèi)容，不斷地分析其特點(diǎn)，根據(jù)其特點(diǎn)進(jìn)行進(jìn)行管理策略的提出，提升其管理層面的實(shí)效性，積極意義十分深遠(yuǎn)。

二、提升音像與圖片檔案管理的實(shí)效性的策略分析

上文中對(duì)于電子檔案的特點(diǎn)進(jìn)行了分析，電子檔案對(duì)于信息存儲(chǔ)層面有著一定的優(yōu)勢(shì)，但是在管理過(guò)程中，以及管理技術(shù)層面有著新的要求。根據(jù)電子檔案的特點(diǎn)，分析提升音像與圖片檔案管理的特點(diǎn)，成為了我們思考的問(wèn)題。提升音像與圖片檔案管理的實(shí)效性，能夠?yàn)樯鐣?huì)健康教育保存眾多的資料，能夠有效地提升健康促進(jìn)服務(wù)發(fā)展，對(duì)于全市健康事業(yè)發(fā)展有著積極作用。

1、應(yīng)用信息化平臺(tái)開(kāi)展檔案管理

當(dāng)前音像與圖片檔案的保存，主要是基于計(jì)算機(jī)進(jìn)行保存，或者是應(yīng)用存儲(chǔ)硬盤(pán)進(jìn)行檔案存儲(chǔ)，為了提升音像與圖片檔案管理的實(shí)效性，不斷地提升效率，促進(jìn)檔案管理的質(zhì)量，積極應(yīng)用信息技術(shù)，開(kāi)展平臺(tái)化的檔案管理模式十分關(guān)鍵。首先，信息化平臺(tái)開(kāi)展檔案管理，就是根據(jù)工作建立相應(yīng)的系統(tǒng)，系統(tǒng)對(duì)于各個(gè)檔案進(jìn)行歸檔，分類(lèi)，形成相應(yīng)的目錄，對(duì)于各個(gè)檔案的信息進(jìn)行存儲(chǔ)。例如，根據(jù)存儲(chǔ)檔案的不同，在信息化平臺(tái)中對(duì)于檔案存儲(chǔ)的類(lèi)別進(jìn)行劃分，然后按照已經(jīng)劃分好的類(lèi)別，直接進(jìn)行電子資源上傳。其次，這種信息化的平臺(tái)系統(tǒng)，就是使得音像與圖片檔案的存儲(chǔ)更加地清晰明了，對(duì)于相應(yīng)的信息能夠完備地進(jìn)行記錄。例如，在平臺(tái)中存儲(chǔ)圖片，能夠十分容易找到存儲(chǔ)位置，在存儲(chǔ)的過(guò)程中，會(huì)彈出相應(yīng)的窗口，填寫(xiě)相應(yīng)的圖片信息，如，對(duì)于圖片的大小，生成時(shí)間，文件類(lèi)型，打開(kāi)方式等信息均進(jìn)性記錄，然后進(jìn)行存在，保證了信息層面的完整性。此外，應(yīng)用信息化平臺(tái)[3]，進(jìn)行音像與圖片檔案管理，能夠較為容易地進(jìn)行資料的調(diào)取，不用像直接利用計(jì)算機(jī)磁盤(pán)存儲(chǔ)一樣，需要尋找電子檔案。應(yīng)用信息化平臺(tái)，不僅僅有利于音像與圖片檔案的存在，還有利于檔案的調(diào)取，還可以不斷地引入新技術(shù)，高效地管理檔案。值得注意的是，為了保證音像與圖片檔案的安全性，信息化平臺(tái)開(kāi)展檔案管理也是在沒(méi)有網(wǎng)絡(luò)接入的狀態(tài)下應(yīng)用，并且通過(guò)技術(shù)手段，定期地查殺病毒，保證信息化存儲(chǔ)平臺(tái)的安全。應(yīng)用信息化平臺(tái)開(kāi)展檔案管理，是的音像與圖片檔案管理更加系統(tǒng)，更加規(guī)范，對(duì)于檔案管理的實(shí)效性提升有著十分積極的意義。

2、建立檔案管理制度

音像與圖片檔案在管理的過(guò)程中，與傳統(tǒng)檔案有著較大的差別，為了適應(yīng)今后大量電子檔案出現(xiàn)的趨勢(shì)，建立相應(yīng)的檔案管理制度，是提升音像與圖片檔案管理實(shí)效性的有效思路，使得音像與圖片檔案管理管理均按照制度開(kāi)展，均規(guī)范化的開(kāi)展，對(duì)于實(shí)效性的提升十分關(guān)鍵，主要有著以下層面的體現(xiàn)。首先，建立適應(yīng)于單位自身工作特點(diǎn)的檔案歸檔工作，即對(duì)于音像，圖片檔案的相關(guān)信息進(jìn)行規(guī)定，對(duì)于文件大小，類(lèi)型進(jìn)行制度層面的要求，保證檔案的良好地存儲(chǔ)性。在音像圖片檔案管理的過(guò)程中，制定相應(yīng)的歸檔制度，應(yīng)當(dāng)高于《電子文件歸檔與電子檔案管理辦法》的標(biāo)準(zhǔn)，使得制度更加適應(yīng)工作實(shí)際，更加具有針對(duì)性。其次，電子檔案管理的過(guò)程與傳統(tǒng)檔案管理有著較大的區(qū)別，因此建立電子檔案的保管制度也是十分關(guān)鍵的[4]。其一，應(yīng)當(dāng)定期地對(duì)于音像與圖片檔案進(jìn)行檢查，及時(shí)地發(fā)現(xiàn)存儲(chǔ)過(guò)程中的問(wèn)題，尤其是對(duì)于存儲(chǔ)過(guò)程中存在的并且進(jìn)行及時(shí)地查殺。其二，音像與圖片檔案存儲(chǔ)的過(guò)程中，對(duì)于相應(yīng)的物理環(huán)境也要進(jìn)行制度層面的建立，對(duì)于光，磁等環(huán)境要素進(jìn)行定期檢查。此外，音像與圖片檔案，的安全問(wèn)題也是十分關(guān)鍵的，因此應(yīng)當(dāng)建立必要的安全制度。例如，對(duì)于音像與圖片檔案的存儲(chǔ)，拷貝，修改等均進(jìn)行書(shū)面的記錄，能夠有效地提升檔案的安全性。值得注意的是，由于人員的更迭，部門(mén)之間的拆分與合并，檔案在移交的過(guò)程中容易發(fā)生損毀，因此建立電子檔案移交的制度也是十分必要的，尤其是人員更迭的過(guò)程中，責(zé)任人之間做好相應(yīng)的工作移交。總的來(lái)說(shuō)，制度的建立，能夠有效地規(guī)范音像與圖片檔案管理的過(guò)程中。這對(duì)于檔案管理的實(shí)效性提升十分有利，同樣促進(jìn)了檔案管理的規(guī)范化發(fā)展，應(yīng)當(dāng)引起我們的重視。

3、提升檔案管理人員的專(zhuān)業(yè)素質(zhì)

音像與圖片檔案作為一種新的檔案管理形式，與傳統(tǒng)的檔案管理有著較大區(qū)別，為了提高電子檔案管理的整體效果，檔案管理人員需要具備較強(qiáng)的專(zhuān)業(yè)水平和素質(zhì)。因此通過(guò)人員素質(zhì)提升的角度促進(jìn)檔案管理實(shí)效性的提升同樣十分關(guān)鍵。首先，應(yīng)當(dāng)不斷地提升檔案管理人員的專(zhuān)業(yè)素質(zhì)。音像與圖片資源在歸檔的過(guò)程中，需要相應(yīng)的編輯，工作，需要使用角度的計(jì)算機(jī)軟件，尤其是一些多媒體軟件，不斷地加強(qiáng)檔案管理人員對(duì)于軟件的使用能力是必要的。在音像與圖片檔案管理的過(guò)程中，放光，防潮，防磁同樣需要一定的專(zhuān)業(yè)知識(shí)，因此定期地對(duì)于檔案管理人員的專(zhuān)業(yè)技術(shù)知識(shí)進(jìn)行培訓(xùn)考核，能夠有效地促進(jìn)檔案管理的質(zhì)量水平。其次，音像與圖片檔案檔案管理中，還應(yīng)當(dāng)不斷地促進(jìn)檔案管理人員養(yǎng)成較高地責(zé)任意識(shí)，即對(duì)于存檔的各類(lèi)資料負(fù)責(zé)，在維護(hù)檢查的過(guò)程中，具有很強(qiáng)的責(zé)任意識(shí)。例如，在檔案移交以及檔案記錄的過(guò)程中，全面系統(tǒng)地對(duì)于音像與圖片檔案的歸檔與管理進(jìn)行書(shū)面記錄[5]，能夠?yàn)楹笃诠ぷ髯鞒鲋匾囊罁?jù)。此外，提升檔案管理人員的專(zhuān)業(yè)素質(zhì)，還要不斷地對(duì)于檔案管理人員進(jìn)行考核，例如，定期開(kāi)展檔案人員專(zhuān)業(yè)知識(shí)的競(jìng)賽等活動(dòng)，在輕松的氛圍下，促進(jìn)檔案管理人員不斷地提升意識(shí)，不斷促進(jìn)自身專(zhuān)業(yè)素質(zhì)的提升。總的來(lái)說(shuō)，提升檔案管理人員的專(zhuān)業(yè)素質(zhì)，使得檔案管理人員能夠適應(yīng)電子檔案普及的背景，積極進(jìn)行工作層面的轉(zhuǎn)變，積極意義十分深遠(yuǎn)。

三、結(jié)語(yǔ)：

本文探究如何提升音像與圖片檔案管理的實(shí)效性，首先分析了以及音像與圖片為代表的電子檔案的特點(diǎn)，基于特點(diǎn)分析的基礎(chǔ)上，從三個(gè)方面分析了，提升音像與圖片檔案管理實(shí)效性的策略。電子檔案的普及，使得我們?cè)跈n案管理模式中必須進(jìn)行相應(yīng)的改革與發(fā)展，積極地結(jié)合電子檔案的特點(diǎn)，進(jìn)行新方法，新理念的引入，有效地提升檔案管理的實(shí)效性，積極意義十分深遠(yuǎn)。

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