數字化時代下檔案信息資源的開發與利用分析

段星羽

【摘 要】21世紀是信息化的社會，各個領域的發展都離不開信息技術的應用。在數字化時代，檔案工作面臨著新的考驗和要求，如何有效地推進檔案信息資源的開發與利用是每一個檔案工作人員需要思考的重要問題。本文闡述了檔案信息資源開發的意義，結合對檔案信息資源利用現狀的分析，提出幾點在數字化時代下開發利用檔案信息資源的有效策略。

【關鍵詞】開發利用；檔案工作；信息化；數字化

在數字化時代的背景下，檔案信息資源的開發和利用能夠有效的促進社會的經濟建設和發展，隨著時代的變革，我國的檔案服務職能不再是行政服務，而是社會服務，檔案信息資源已經成為一種社會共享信息資源，目前在我國的檔案工作中，仍然存在不少問題。基于此情況，我們應該正確認識檔案信息資源開發的意義，重視檔案管理信息化的應用，對在檔案工作中出現的問題深入研究分析，積極探尋有效的解決策略，推進檔案信息資源的開發與利用。

一、檔案信息資源開發的意義

科學的開發檔案信息資源能夠通過信息化技術加工、整理檔案信息。可以從檔案信息中提取出順應社會發展需要的、有價值的信息和知識，更好的服務于信息的利用者，數字化時代下的檔案信息資源能夠把靜態信息轉變為動態信息，提高信息的利用率，發揮出檔案資源的作用，提高相關管理人員和部門的工作效率和質量，開發檔案信息資源的作用具體體現在以下幾點。

（一）緩解工作壓力，提高工作效率

運用信息化技術開發利用檔案信息資源，能夠減輕檔案管理的工作強度，在傳統檔案管理中，管理人員往往都是通過人工進行檔案的收集和管理，工作內容繁雜，工作壓力大，在工作的過程中，投入了大量的時間和精力，工作的效果卻差強人意。引入信息技術管理之后，能夠自動化、信息化、實時化、網絡化的管理檔案信息，信息數據在錄入之后，能夠在以后的工作中直接使用，達到了檔案數據的共享，減輕了管理人員的工作壓力，從而提高了工作效率[1]。

（二）查詢信息便捷

在以往的檔案管理中，對信息的查詢和提取只能通過傳統的查詢方式，管理人員要在目錄里面找到所需要的檔案信息的編號，然后根據記錄的內容到檔案庫里面去提取檔案，在當中尋找需要的信息。實行信息化的管理之后，管理人員能夠從網絡設備上查詢信息，在查詢過程中輸入需求信息的關鍵字，就會顯示出所有符合需要的信息，促進了檔案信息的利用率，讓檔案信息資源能夠更好的服務于信息的利用者。

（三）完善了檔案信息的查閱、借閱流程

在之前的檔案管理工作中，由于對檔案的管理都是通過人力管理，導致經常有借閱逾期不還、查閱費時費力的情況出現。在實現信息化管理之后，檔案信息的查閱可以通過計算機直接查閱關鍵信息，操作速度快，對于借閱即將逾期的資料能夠自動化生成需催還的記錄，提醒借閱者按時歸還，信息化管理的應用完善了檔案信息的查閱、借閱流程。

二、檔案信息資源的利用現狀

我國的檔案信息資源非常豐富，雖然隨著時代的發展，人們逐漸認識到檔案信息資源的意義和價值，但是在實際的工作中，檔案信息的利率用沒有得到充分發揮[2]。檔案現代化管理落后是目前存在的重要問題，在實際的檔案信息管理工作中，仍有許多工作人員使用傳統的檔案管理模式，許多檔案館仍舊需要人們主動到檔案室才能查閱信息，且沒有做到足夠的宣傳工作，工作人員雖然做好了對檔案的整理、管理、看護等相關工作，卻沒有正確的認識檔案信息資源的利用，因此沒有重視檔案信息資源的利用，導致很多檔案都在檔案室里束之高閣，沒有發揮出這些檔案資源的價值和作用。同時檔案管理編研工作形式化、表面化，其工作效率和質量無法滿足檔案信息資源的開發與利用需求，致使廣大人民無法及時了解館藏的情況，不確定館藏中是否有自身可用的檔案資源，降低了檔案信息資源的利用率。沒有落實信息化的現代管理模式，導致在檔案的工作過程中不能實現網絡化、信息化的管理，降低了檔案管理的工作質量。

三、開發利用檔案信息資源的有效策略

（一）加強對工作人員的培養

在信息化的背景下，檔案信息的管理面臨著新的考驗，想要有效的開發利用檔案信息資源，首先就要提高檔案人員的素質。在當今的檔案管理工作中，需要工作人員具有專業的知識和順應時代發展的管理能力。檔案工作人員要在掌握檔案管理的專業知識的同時掌握檔案信息管理所需要的信息技術。因此檔案館及相關部門要定期對檔案工作人員進行培訓，在培訓會上講解新的管理模式和管理手段，傳授相關思想觀念和工作理念，幫助工作人員更新工作觀念，保證工作人員能夠及時學習符合國家對檔案管理相關方面的政策和方針，做到與時俱進，確保每一位檔案工作人員都具備專業的知識和信息技術，提高檔案工作人員的素質，為檔案信息資源的開發和利用提供必要的前提條件。

（二）轉變管理理念，正確認識檔案信息化管理

檔案工作人員要轉變管理理念，明確推進檔案信息化管理的意義和作用，只有正確認識檔案信息化管理，工作人員才能在工作中重視對信息化管理的應用。工作人員要認識到他們的工作職責不僅僅是對檔案的采集、管理和保存，同時也要提高檔案信息資源的利用率，推進檔案信息資源的開發，用最快最高的工作效率服務檔案利用者。在工作過程中，要把檔案的利用率當作是衡量自身工作效果的重要指標，積極學習科學合理的管理技術和管理手段，與各個部門緊密合作，落實并推進檔案信息化的利用與開發【3】。

（三）完善檔案工作人員的結構

對于檔案工作中工作人員對信息技術陌生的現象，檔案部門需要及時引進高科技人員，高科技人員的引入能夠帶來先進的計算機管理技術和專業知識，加速推進檔案的信息化管理。同時，新職員的先進思想和開放性思想能夠帶動檔案管理工作中的落后觀念和思想，通過高科技人員對檔案工作者的培訓，加強檔案工作人員的整體水平和素質，完善檔案工作人員的結構，促進信息化管理的應用。

（四）豐富和充實館藏內容，推進館藏檔案的網絡化發展

充沛的館藏內容能夠為檔案信息資源的開發利用提供堅實的物質基礎。一直以來，檔案工作人員對檔案的采集、整理、保管等工作，都是在加強檔案信息資源開發利用的物質基礎。工作人員在充實館藏的工作過程中，要結合檔案信息資源的連貫性和系統性，拓展征集范圍，不再只局限于對黨政府機關資源的征集，將征集范圍拓展到社會各界。例如，在征集某個地區的檔案資源的時候，要將能夠反映出該地科學研究成果、經濟建設狀況、歷史文化特色等方面的檔案同時征集，這樣才能客觀全面的豐富館藏。在館藏的工作上，要規范檔案管理編研工作，推進館藏檔案的網絡化發展，及時將已經完結的數字化檔案信息資源通過信息技術上傳到網絡中，讓利用者能夠通過網絡，利用所需要的檔案信息資源，提高檔案信息資源的利用率。

四、結束語

綜上所述，目前檔案信息資源的開發和利用在數字化時代還存著很多問題，隨著科技的飛速發展，檔案信息資源的開發利用還會面臨更多的考驗和問題。想要有效的推進檔案信息資源的開發利用，檔案部門要引進高科技人才，提高檔案工作人員的專業性和高效性，更新觀念，緊跟時代的發展腳步，積極落實檔案的信息化管理，豐富館藏內容，推進檔案信息資源的開發利用，加速檔案工作的發展。

【參考文獻】

[1] 焦麗燕.檔案信息數字化與檔案信息資源開發利用[J].企業文化（中旬刊），2018（3）：240.

[2] 施和俊，徐葳.數字化檔案信息資源的開發與利用[J].長江叢刊，2018（14）：156.

[3] 曹玉娥.試論檔案信息數字化與檔案信息資源開發利用[J].辦公室業務，2017（1）：36.