關于城建檔案數字化建設若干問題的探究

卞琴

【摘 要】 本文分析了影響城建檔案信息電子化發展的相關因素，主要有：過時的信息保存技術已成為影響城市建設檔案信息長期獲取的重要因素，城建檔案信息化的長期存取問題，計算機網絡安全也是城市建設檔案數字化建設的一個重要因素。本文同時提出了城建檔案數字化建設相關建議：一是進一步落實前期的全面規劃，二是加強資金、人才、技術方面的拓展與建設，三是加強標準規范建設為城建檔案數字化建設工作的操作提供合理有效的依據，四是提高檔案的使用效益。

【關鍵詞】 城建檔案 數字化建設 問題

一、前言

城市建設檔案作為城市規劃建設的重要支撐和保障，對城市建設和社會發展起著支撐和促進作用。隨著我國城市建設的不斷更新和擴大，信息量的不斷增加，給城市建設檔案管理工作帶來了巨大的壓力。因此，突破原有的管理模式，引入先進的信息技術，全面實施城市建設檔案數字化，可以使城市建設檔案管理與時俱進，并在一定程度上提高服務質量和效率。

二、影響城建檔案信息電子化發展的相關因素

城建檔案信息化建設是用新的管理理念，采用新設備、新技術對傳統的檔案管理進行更新改造的過程。這是一個具有巨大發展前景的新生事物，但在建設和發展過程中，還存在許多問題需要探討和解決。影響城市建設檔案信息化發展的主要因素有：

1.過時的信息保存技術已成為影響城市建設檔案信息長期獲取的重要因素

由于計算機技術的快速升級，一旦軟件技術過時，依靠計算機技術存儲信息的城市建設檔案也面臨著嚴峻的問題。比如由于技術過時，導致數字信息不能被讀出，那么它就失去了保存的價值。現在，一般是通過數據遷移來保存發展信息。導致這一問題的主要原因是檔案數字化利用服務環境沒跟上。檔案數字化的功能主要是提高檔案利用效率和服務水平。而城市建設檔案利用的服務對象主要是政府部門、建設單位和權利相關人，這些單位總體上數字化應用水平還比較落后，且大都習慣利用原有的紙質圖文檔案。因此，在實際工作中既要實行數字化利用服務方式，又要保留原有紙質圖文利用服務方式，造成檔案數字化利用環境發展緩慢，在一定程度上影響和制約了城建檔案數字化建設發展。

2.城建檔案信息化的長期存取問題

首先，數字城建檔案是記錄在一定物質載體上的，其存儲期限的長短很大程度上取決于物質載體的性能。因此，城建檔案信息載體的壽命是影響數字信息長期存取的因素之一。在選擇存儲設備時，要盡可能選擇使用壽命相對較長的性能穩定的物質載體。其次，檔案數字化建設資金投入不足的問題突出。檔案數字化建設以國家財政撥款為主，分配差異較大，且普遍存在配置不足的現象。第三，實行檔案數字化必須具備一定數量的計算機和計算機輔助設備，但實際計算機擁有量偏少、計算機輔助設備配備不齊的現象突出，不能滿足城建檔案信息存取需要。最后，檔案數字化建設人才缺口較大，不能滿足檔案數字化發展需求。城建檔案數字化建設是一門跨學科、多專業、涉及面廣的復雜系統工程。其數字化建設不僅需要配備計算機設備，還必須具備既有良好的檔案業務管理能力、又能掌握現代計算機信息技術的復合型人才，才能夠滿足檔案數字化建設發展要求。但現實中城建檔案工作人員學歷偏低、知識結構單一的現象顯著。

3.計算機網絡安全也是城市建設檔案數字化建設的一個重要因素

要實現城市建設檔案的數字化，必須依靠網絡技術。由于數字化城市建設檔案信息在網絡上的傳播，使得數字城市建設檔案信息資源的安全性成為我們不得不擔心的問題。一般的解決方法是將計算機系統的多種安全防護技術與管理措施結合使用，以堵塞管理方面的漏洞，提高計算機系統的安全性。雖然發展城建檔案信息化有著種種問題，但從長遠來看，發展城建檔案信息化是必然的，也是適應社會發展需要的。

三、城建檔案數字化建設相關建議

1.進一步落實前期的全面規劃

對于城市建設檔案的數字化建設而言，早期規劃是將大量紙質文件轉化為數字文件的關鍵環節。在數字化工作中，需要對城建檔案的收集工作有一定認識，通過對紙質檔案收集的深入調查，全面規劃數字化檔案的類別和專業以及檔案數據庫和檔案信息化建設平臺的模型。在規劃的過程中檔案工作人員應嚴格按照一定的程序決出工作重點，為城建檔案數字化建設奠定良好的基礎。

2.加強資金、人才、技術方面的拓展與建設

關于如何解決資金投入和計算機保有量不足的問題，有如下建議：一是爭取國家財政對檔案數字化項目的支持和投入；二是積極參與政府數字信息建設工作，合理利用政府數字信息建設的資源；三是加強橫向聯系，同一系統相關行業之間互通有無，實行資源共享。此外，關于人才缺乏問題突出與技術力量薄弱的問題，有如下思路：解決人才問題主要通過人才引進和人才培養，需要政策扶持和資金投入，比如可以設立對口的城建檔案數字化工作培訓小組，對已在崗的城建檔案工作人員進行有針對性的專業的培訓，或者引進信息管理專業技術人員專門從事檔案數字化、檔案信息系統建立等方面的工作。

3.加強標準規范建設為城建檔案數字化建設工作的操作提供合理有效的依據

加強城市建設檔案數字化管理，需要加強標準規范建設。數字文檔的資源共享需要根據相關標準和規范進行，所以對城建檔案管理的數字化需要制定一個完整的規范制度體系，包括信息化標準規范體系和數字化檔案管理規范。信息化標準規范體系是指對信息采集和整理、檔案信息的安全保障、數字檔案的格式標準以及網站或系統建立和管理等的指導說明。數字化檔案管理的規范則是由接收標準和管理細則這兩方面構成。

4.提高檔案的使用效益

城市建設檔案作為城市相關信息的提供者，除了備以查考的憑證價值外，還應發揮其應有的社會價值。城建檔案數字化建設應滿足建設管理部門和社會對于相關檔案資料的利用需求，為其提供查詢和使用的服務，以實現城建檔案的最佳使用效益。首先，城建檔案工作部門不能坐等其成，要積極推行檔案數字化利用服務，加強檔案數字化利用服務的業務指導，通過舉辦培訓班或現場輔導演示，普及檔案數字化利用方式，提高檔案數字化利用水平，為城建檔案數字化普及利用營造一個良好的環境。其次，檔案信息系統的建立不但需要符合要求的硬件，還需要相應的軟件，以建立相對獨立的網絡查檔平臺。這里需要注意信息系統的安全性，管理者或者使用者在訪問平臺時要進行安全認證和身份認證，以免發生信息被盜或者毀壞等情況的發生，從而保障信息系統和檔案信息的安全。第三，完善檔案數據庫的建設，打好檔案利用工作的基礎。基本信息數據庫的設立，包括案卷級目錄、卷內級目錄、文件圖紙數字化等內容。為了提高數字檔案的專業性，可以將各個類別和專業的城建檔案信息分別建立專門的數據庫，按實際使用效益排列，以提高數字化檔案的實用性，有利于城建檔案管理工作的順利進行。

四、結束語

城建檔案數字化建設對于城市建設來說有著不可忽視的作用，檔案工作人員應予以高度重視，應在城建檔案數字化建設的發展階段避免和解決發展道路中一些障礙和問題。在進行檔案數字化管理的過程中，更應重視檔案信息的安全問題及其系統的穩定性、完善數據庫的建設、提高數字檔案的使用效益、促進檔案管理工作的發展，為社會提供更好的信息服務。

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