利用計算機技術提升檔案管理水平的策略

李志偉

摘 要：本文分析了利用計算機技術開展檔案管理工作的必要性，并從明確計算機在檔案管理中的應用原則、加強檔案信息數據庫建設、加強多媒體技術在檔案管理中的應用這三方面分析了利用計算機技術提升檔案管理水平的策略，對于實現檔案管理工作的創新發展具有積極的促進作用。

關鍵詞：檔案管理；計算機技術；策略

在檔案管理工作中，需要借助于計算機手段開展工作。利用先進的計算機技術手段，開展檔案管理工作，可以有效提升檔案管理工作的效率，延長檔案的使用年限，使相關檔案作用得到充分的發揮。在檔案管理中如果管理手段使用不當，就會損害檔案所有者的利益。在信息化時代，必須要能夠實現檔案管理方式的創新改革，而改變傳統的手工或者是半手工的檔案管理方式。而計算機手段的應用，是創新檔案管理手段的重要選擇。

一、利用計算機技術開展檔案管理工作的必要性

在網絡信息化時代，現代信息技術的應用范圍非常廣泛，已經深入到社會的方方面面。這給檔案管理工作造成了很大的沖擊。在檔案管理領域，也需要能夠積極進行管理模式的創新，而積極借助于計算機手段，才能實現檔案管理工作的有效發展。在檔案管理中，計算機技術可以被廣泛地應用于管理的日常工作中。其中最主要的是計算機技術可以應用于檔案檢索工作中，通過這種應用能夠滿足檔案檢索超大容量和運算快捷的需要。在檔案檢索中應用計算機技術能夠有效提升檔案檢索的質量和速度。另外，借助于計算機技術可以把固態檔案錄入計算機系統中，建立數字檔案館，借助于計算機技術建立的數字檔案館能夠為檔案管理工作拓展新的領域和空間。不僅如此，還可以借助于計算機技術建立各種類型的計算機檔案管理網站，通過檔案管理網站滿足用戶的不同需要。

目前，利用計算機技術可以有效改變紙張為介質的傳統信息傳播辦公方式，人們可以利用計算機技術，實現檔案書寫、傳遞、儲存、查找檢索和信息利用等。借助于計算機建立電子檔案，更有益于各種信息的搜集和管理控制，有助于拓展檔案服務范圍，實現檔案管理手段的個性化發展，從而有效提升檔案管理工作的質量和效率。可以說，利用計算機技術開展檔案管理工作是符合時代發展需要的，這種應用是必須的。

二、利用計算機技術提升檔案管理水平的策略

1. 明確計算機在檔案管理中的應用原則

利用計算機技術提升檔案管理水平，必須要明確計算機在檔案管理中應用的原則。在應用計算機技術開展檔案工作時，要明確其科技檔案一體化的發展原則，作為檔案管理人員，不僅要熟悉檔案專業知識，還需要具備自然科學、計算機應用方面的知識技能，能夠熟練進行計算機的操作，掌握檔案管理軟件的應用方式。另外，要能夠立足檔案管理的創新，能夠加強研究，不斷創新檔案計算機技術，實現其跨越發展。不僅如此，檔案計算機技術還需要能夠加強組織和管理，相關人員要加強研究，能夠有組織有計劃分工協作，實現檔案科技化工作的有序健康發展。在計算機應用于檔案管理中，還需要面對市場，積極地走商業化道路，能夠堅持科技成果向生產力的轉化。

2. 加強檔案信息數據庫建設

利用計算機技術提升檔案管理水平，首先需要加強檔案信息數據庫建設工作。數字化信息處理技術和電子存貯技術的發展為檔案信息數據庫建設提供了重要的技術支持，利用新興技術手段可以對現存的檔案信息進行有效的保存，可以實現對照片和紙張檔案的有效保存。在檔案管理中，一些檔案材料容易受到損壞變形，如果可以借助于新技術手段，利用計算機技術就可以把相關檔案材料信息轉化為數字形式，這樣，有助于相關信息的保存。利用計算機技術，掃描儀技術手段等，可以將檔案信息數字化建設成為專業化強，綜合性強的檔案信息庫。這種建設更方便檔案信息的檢索，更便于各種檔案信息的查詢，同時借助于新技術可以實現檔案信息的有效保護。要實現檔案信息數據庫的有效建設，作為檔案管理人員要能夠利用計算機技術對檔案信息進行數字化處理，檔案管理人員要能夠積極學習電子檔案庫技術，能夠學習掌握這個領域內的一些成熟技術。要通過技術手段，實現電子檔案庫的有效建設。通過這種電子檔案庫實現各種檔案信息資源的有效互補和共享，這樣，就能夠有效提升檔案利用率，并能夠解決人員、資金、存儲空間不足等問題。因此，各單位都需要能夠借助于計算機技術手段，建立起富有特色的，專業化的檔案數據庫，以滿足自身發展的需要。

3. 加強多媒體技術在檔案管理中的應用

多媒體手段目前發展已經相當成熟，要利用計算機技術提升檔案管理水平，必須要能夠加強多媒體技術在檔案管理中的應用。要能夠積極借助于電子圖文顯示技術、聲像技術等技術手段，開展檔案管理工作，要能夠借助于多媒體技術手段實現檔案信息存儲的大容量，高密度和電子化發展。用多媒體技術對文書檔案、科技檔案、專門檔案進行管理和存儲，更有利于圖形、圖像的存儲，也方便顯示和打印，這種應用能夠將檔案庫中保存的檔案資料進行有效的儲存和管理，有助于檔案原件的保護，并能夠對一些受到破壞的檔案員金進行存儲、修補和復原，多媒體技術的應用對提升檔案管理的能力是一種極大的促進。因此，檔案管理者要重視這種應用，作為檔案主體可以建立一個多媒體檔案信息管理系統，實現多種媒體手段的有機結合應用，以此方式改善檔案信息的表示方式。在利用多媒體技術開展檔案管理工作時，作為管理者要能夠通過這種手段，使輸入輸出都能按照最簡單的方式呈現，使人機界面更為直觀，這樣，便于用戶使用操作，為用戶提供更為便捷的服務。

總之，知識經濟下實現檔案管理工作的現代化發展是非常重要的。作為檔案管理者要能夠積極地利用計算機技術提升檔案管理水平，要不斷提升自身專業素養，提升自身計算機的應用素養，只有這樣，才能提升檔案管理工作的服務質量和水平，保障檔案管理工作目標的有效實現。

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