淺析農場檔案管理信息化建設

王欣欣

為適應檔案信息化建設發展的要求，農場檔案管理將面臨由傳統方式向現代化管理方式的轉型。在轉型當中，遇到了很多互相關聯的問題，例如檔案信息數據庫建設和信息網絡化的關系，檔案傳統技術方式與現代技術方式的關系，檔案信息收藏和利用的關系等等問題。唯有正確解決好這些關系，才可以跟隨上信息化社會的發展步伐，推動農場檔案事業的可持續發展。

1正確處理傳統技術方式和現代技術方式的關系

農場檔案管理工作現階段正處在手工管理方式與計算機管理方式互相銜接時期，而且這個時期仍需要一定的時間。所以，正確處理傳統技術和現代技術兩種方式的關系是農場檔案信息化建設發展里非常主要的一方面，是促進農場檔案信息化建設的前提與基礎。假若以技術方法的方面看，在農場檔案信息化建設發展里不可以只謀求技術方式是否先進，而需要意識到，在農場檔案管理工作里，兩種技術手段分別都有好壞。傳統檔案管理歷經了長期發展里程，累積了大批的檔案信息資源與豐厚的管理經驗，可是其確實又落后于國家社會與經濟的快速發展。而在使用現代技術手段后，能加大歸擋文件收集與整理以及傳遞的速度，能提高檔案檢索與提供的準確性。最主要的是，利用現代技術實現文檔一體化的管理，能實現農場檔案信息與文件的資源互享，能切實做到文件及時分類及時歸檔，降低集中歸檔的工作量與壓力。所以計算機使用在檔案管理上，能有效降低了農場檔案工作人員的勞動強度。但雖說其優越性非常多，可是，現代技術手段還要憑借傳統檔案管理手段來持續收集和補充以及更新數字化信息，二者問是一個有機的整體，唯有互存取長補短才可以實現一種平衡的發展狀況。

2正確處理檔案數據建設和信息網絡化的關系

農場要達到檔案信息化，最主要的就是處理好檔案數據建設和信息網絡化的關系。兩者是珠聯璧合，互為關聯的，檔案信息資源建設主要是農場檔案的數字化與電子文件的接收與采集。檔案信息資源建設主要形式是農場檔案目錄中心數據建設與各種數字化檔案全文和專門數據建設。成立檔案數據的宗旨是要通過網絡實現有效便捷的信息利用，而檔案數據的質量是決定網絡輸送檔案信息效果的重要影響原因。所以，一定把檔案信息的“存儲”與“釋放”工作做好，讓錄入的每個數據都能一致和準確與完整，做到規范化和標準化的要求，進而促進農場檔案信息化盡早實現。

3正確處理收藏和利用的關系

很長時期以來，傳統檔案管理重藏輕用的情況很是凸顯，隨著國家社會主義現代化建設的加速，網絡信息資源與電子文件大批產生。在如此的新階段，農場檔案工作人員就應推陳出新，改變觀念，創新服務手段，將“用”當做搞好檔案工作的評價準則和做好檔案信息化建設的導向，應搞好農場檔案的收集和整理與分類以及錄入等基礎性工作，保證收藏檔案信息的數量與質量。總而言之，應正確處理好“藏”和“用”的關系，才可以為全方位建設農場做好服務，實現新階段農場檔案管理信息化建設的任務。

4正確處理檔案信息化和檔案管理人員隊伍建設的關系

檔案管理人員隊伍的建設是農場真正實現檔案管理信息化的根本，其對檔案信息化的質量與發展速度有著決定性作用。信息時代文件的自動登記和輔助立卷、歸檔和著錄、檢索以及信息網絡傳遞、安全利用均于電腦上實現的。這就要求農場信息時代的檔案管理人員，既要懂技術，又要具備一定的科技知識；同時，應懂得管理，有很強的計劃能力：也應懂得政治，有豐富的經濟理論基礎，這些是科學管檔的客觀要求。農場信息時代的檔案管理者還需立足本職工作，強化自我學習意識，積極參與信息化教育培訓，加強專業知識的更新，增強本身的業務素質及工作水平。為農場早日實現傳統檔案管理方法由現代管理方法的轉變，農場檔案管理機構需要有計劃地對本單位的檔案管理者實施信息化技術培訓，其內容包括計算機和網絡等多方面的知識。農場檔案管理機構還需要營建一定的條件，使檔案管理者及時了解檔案發展趨勢與現代科技在檔案工作里的運用，不斷增強檔案管理者的工作技能。

5正確處理檔案信息化與信息安全的關系

檔案涉及農場利益和國家利益，特別是涉及一些保密的檔案，與國家安全密切相關。要依據國家擬定的信息安全框架由總體上進行信息安全建設。在農場檔案建設中，信息安全管理是主要要素之一，當中最主要的原則即一定是在我國相關主管機構的指導下，依據農場相關機構擬定的標準和規章及制度開展工作。檔案實體和信息的安全是檔農場案部門的工作性質所決定的，由于國家信任所系，因國家機構生存所系，農場檔案工作人員一定將農場檔案安全和保密工作的職責作為“本職”和“天職”，恪守職守。

6結語

農場檔案信息建設絕非是空中樓閣，憑空臆造的，而其是一項系統工程。在農場檔案信息化建設過程中，有許多方面需要引起農場相關部門重視；在具體實踐中，檔案信息化建設需檔案人員在工作里不斷探索，不斷創新，以檔案信息化帶動農場檔案事業每項工作的開展，推動農場檔案管理現代化水平的全面提高。