社區(qū)指導中心檔案管理規(guī)范化初探

趙詩字

在社會的不斷發(fā)展中，國家的社區(qū)指導中心建設也在逐漸的完善，社區(qū)指導中心事業(yè)也在以迅猛之勢發(fā)展，而社區(qū)指導中心的主要支撐部分就是社區(qū)指導中心檔案，它給社區(qū)指導中心提供真實的記載狀況與主要的基礎性資料。實行社區(qū)指導中心檔案管理的標準規(guī)范，能增強社區(qū)指導中心檔案管理水平，是搞好社區(qū)指導中心工作的主要要素之一。

1檔案管理規(guī)范化的必要性

首先，目前來說，大家對社區(qū)指導中的檔案管理工作還很陌生，歷經最初的探索與研究，對社區(qū)指導中心檔案管理工作的功能和分類以及管理措施有了最初的認識，在實際工作過程里檔案管理達不到一定標準，給社區(qū)指導中心檔案管理工作帶來很大影響。其次。對社區(qū)指導中心檔案管理的規(guī)范化，也是為符合我國檔案建設的要求。大家都知道，社區(qū)指導中心的檔案記載著單位的真實工作，是非常主要的檔案內容。最后，針對社會發(fā)展的自動化管理上也要求檔案管理一定標準規(guī)范化。步進新時代之后自動化及信息化一直在快速發(fā)展中，社區(qū)指導中心檔案管理也會朝此目標發(fā)展，若在自動化管理檔案工作時，檔案內容缺乏統(tǒng)一和管理方法、方式不標準，就不可能實施檔案管理的信息化及自動化工作。

2社區(qū)指導中心檔案管理的現狀以及存有的問題

2.1檔案管理意識淡漠。在社區(qū)指導中心檔案管理的平日工作里，有關的工作者對檔案管理的重要性認知淡漠，沒把檔案工作放在正確的位置，以為檔案管理單純存放好有關的材料就可以，大多數人不能真正認知到社區(qū)指導中心檔案管理的重要性。因此常會有其他非專業(yè)者兼職檔案管理工作，此現象就會造成疏忽、粗略的檔案管理，導致檔案不完善或易發(fā)生離崗和調動時交接不完善。

2.2檔案管理制度不完善，缺少健全的網絡體系。在社區(qū)指導中心檔案管理的平日工作里，若無健全的檔案管理制度，部分主要的價值高的資料被不重視而不能得到收集，造成檔案管理及信息管理發(fā)生脫離，致使檔案工作零散、檔案資料采集工作滯后，不會給單位供給真實有效的數據支撐。另外，檔案資料的不健全會給所建立的網絡體系也帶來很大問題，僅流于形式，可操作性很不好，也沒有使有關者認知到社區(qū)指導中心檔案是不能再生的一種珍貴資源。

2.3資金投入少。因各種因素造成社區(qū)單位對檔案管理及相關設施的資金投入不多，一些社區(qū)指導中心房屋資源有限，所以，檔案存放處也很狹小簡陋，以致全部檔案文件都堆積在一處，極其不利于查找檔案資料；此外，還有部分社區(qū)指導中心無獨立的計算機管理檔案資源，導致信息化技術不能應用于檔案管理工作里，仍用手工方式登記檔案資料，嚴重阻礙了檔案管理的信息化展開工作及檔案內容的有效利用。

3加強社區(qū)指導中心檔案管理的舉措

3.1組織領導，建立檔案管理網絡。領導的重視程度是確保檔案管理的網絡組織建設開展檔案管理信息化的關鍵，領導管理人員應加強重視檔案工作這項工作，建立健全的檔案管理網絡和網絡管理模式，安排專業(yè)性較強的工作者負責平日檔案的管理工作等。

3.2建立健全各項規(guī)章制度，做到有法可依及有章可循。檔案工作是服務性與管理性以及政治性均非常強的一種工作。工作中應嚴格根據“統(tǒng)一領導和分級管理”的基本原則，把檔案的安全性及完整性做到最好，而后再展開適當的信息加工，給社區(qū)指導中心各方面供給有力的支持。所以，社區(qū)指導中心必須應根據《檔案法》及有關法律法規(guī)的標準，再與實際情況相結合，來建立社區(qū)指導中心的檔案管理的規(guī)章制度，做到有章可循與有法可依，使檔案管理規(guī)劃化落到實處。

3.3提高服務意識，搞好開發(fā)利用工作。檔案管理工作的終端宗旨就是檔案信息的加工以及開發(fā)利用。因此檔案管理工作的是否好壞直接取決于檔案員的專業(yè)水平及服務認識。檔案資料的真實性與利用率及便利程度，就可以映襯出檔案工作者的專業(yè)知識及服務管理水平。檔案員應從“等、要、靠”的非主動管理轉換成主動管理，從封閉式管理轉換成開發(fā)式管理，提高檔案管理工作者的專業(yè)能力及服務認識，將檔案信息資源徹底施展，不斷的更新檔案內容以及持之以恒的完善檔案信息，不斷提升檔案工作質量。

3.4創(chuàng)新檔案管理理念及加大硬件設施建設。應充分采取先進的管理措施與設施，由檔案文件的保密性和查找便利上著手，在輔于規(guī)范化的標準為基點，恰當編制檔案信息的檢索工具。此外，檔案管理的預算需適宜規(guī)劃，配置先進的硬、軟件設施，應利用好社會進步所帶給的科技成果，使得檔案管理規(guī)范化。具體來說，即是社區(qū)指導中心按照本身的條件，指定專職工作者管理檔案資料，平日做好記載檔案存置處的溫度與濕度。萬一檔案存放處的環(huán)境發(fā)生變化，需及時使用相應的方法來解決。

4結語

總之，在社會發(fā)展新階段，社區(qū)指導中心的檔案管理工作標準規(guī)范化具有非常深遠的意義。工作規(guī)范化利于檔案管理的有序進行，降低繁瑣程序，減少工作量。所以，檔案管理工作應把科學發(fā)展觀當做指導思想，同時不斷的創(chuàng)新工作理念，更新觀念，提高管理辦法，為滿足新階段發(fā)展中的社區(qū)指導中心，為建設具有特色的社區(qū)指導中心檔案事業(yè)貢獻力量。