社區(qū)指導(dǎo)中心檔案管理規(guī)范化初探

趙詩(shī)字

在社會(huì)的不斷發(fā)展中，國(guó)家的社區(qū)指導(dǎo)中心建設(shè)也在逐漸的完善，社區(qū)指導(dǎo)中心事業(yè)也在以迅猛之勢(shì)發(fā)展，而社區(qū)指導(dǎo)中心的主要支撐部分就是社區(qū)指導(dǎo)中心檔案，它給社區(qū)指導(dǎo)中心提供真實(shí)的記載狀況與主要的基礎(chǔ)性資料。實(shí)行社區(qū)指導(dǎo)中心檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，能增強(qiáng)社區(qū)指導(dǎo)中心檔案管理水平，是搞好社區(qū)指導(dǎo)中心工作的主要要素之一。

1檔案管理規(guī)范化的必要性

首先，目前來(lái)說(shuō)，大家對(duì)社區(qū)指導(dǎo)中的檔案管理工作還很陌生，歷經(jīng)最初的探索與研究，對(duì)社區(qū)指導(dǎo)中心檔案管理工作的功能和分類以及管理措施有了最初的認(rèn)識(shí)，在實(shí)際工作過(guò)程里檔案管理達(dá)不到一定標(biāo)準(zhǔn)，給社區(qū)指導(dǎo)中心檔案管理工作帶來(lái)很大影響。其次。對(duì)社區(qū)指導(dǎo)中心檔案管理的規(guī)范化，也是為符合我國(guó)檔案建設(shè)的要求。大家都知道，社區(qū)指導(dǎo)中心的檔案記載著單位的真實(shí)工作，是非常主要的檔案內(nèi)容。最后，針對(duì)社會(huì)發(fā)展的自動(dòng)化管理上也要求檔案管理一定標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范化。步進(jìn)新時(shí)代之后自動(dòng)化及信息化一直在快速發(fā)展中，社區(qū)指導(dǎo)中心檔案管理也會(huì)朝此目標(biāo)發(fā)展，若在自動(dòng)化管理檔案工作時(shí)，檔案內(nèi)容缺乏統(tǒng)一和管理方法、方式不標(biāo)準(zhǔn)，就不可能實(shí)施檔案管理的信息化及自動(dòng)化工作。

2社區(qū)指導(dǎo)中心檔案管理的現(xiàn)狀以及存有的問(wèn)題

2.1檔案管理意識(shí)淡漠。在社區(qū)指導(dǎo)中心檔案管理的平日工作里，有關(guān)的工作者對(duì)檔案管理的重要性認(rèn)知淡漠，沒(méi)把檔案工作放在正確的位置，以為檔案管理單純存放好有關(guān)的材料就可以，大多數(shù)人不能真正認(rèn)知到社區(qū)指導(dǎo)中心檔案管理的重要性。因此常會(huì)有其他非專業(yè)者兼職檔案管理工作，此現(xiàn)象就會(huì)造成疏忽、粗略的檔案管理，導(dǎo)致檔案不完善或易發(fā)生離崗和調(diào)動(dòng)時(shí)交接不完善。

2.2檔案管理制度不完善，缺少健全的網(wǎng)絡(luò)體系。在社區(qū)指導(dǎo)中心檔案管理的平日工作里，若無(wú)健全的檔案管理制度，部分主要的價(jià)值高的資料被不重視而不能得到收集，造成檔案管理及信息管理發(fā)生脫離，致使檔案工作零散、檔案資料采集工作滯后，不會(huì)給單位供給真實(shí)有效的數(shù)據(jù)支撐。另外，檔案資料的不健全會(huì)給所建立的網(wǎng)絡(luò)體系也帶來(lái)很大問(wèn)題，僅流于形式，可操作性很不好，也沒(méi)有使有關(guān)者認(rèn)知到社區(qū)指導(dǎo)中心檔案是不能再生的一種珍貴資源。

2.3資金投入少。因各種因素造成社區(qū)單位對(duì)檔案管理及相關(guān)設(shè)施的資金投入不多，一些社區(qū)指導(dǎo)中心房屋資源有限，所以，檔案存放處也很狹小簡(jiǎn)陋，以致全部檔案文件都堆積在一處，極其不利于查找檔案資料；此外，還有部分社區(qū)指導(dǎo)中心無(wú)獨(dú)立的計(jì)算機(jī)管理檔案資源，導(dǎo)致信息化技術(shù)不能應(yīng)用于檔案管理工作里，仍用手工方式登記檔案資料，嚴(yán)重阻礙了檔案管理的信息化展開(kāi)工作及檔案內(nèi)容的有效利用。

3加強(qiáng)社區(qū)指導(dǎo)中心檔案管理的舉措

3.1組織領(lǐng)導(dǎo)，建立檔案管理網(wǎng)絡(luò)。領(lǐng)導(dǎo)的重視程度是確保檔案管理的網(wǎng)絡(luò)組織建設(shè)開(kāi)展檔案管理信息化的關(guān)鍵，領(lǐng)導(dǎo)管理人員應(yīng)加強(qiáng)重視檔案工作這項(xiàng)工作，建立健全的檔案管理網(wǎng)絡(luò)和網(wǎng)絡(luò)管理模式，安排專業(yè)性較強(qiáng)的工作者負(fù)責(zé)平日檔案的管理工作等。

3.2建立健全各項(xiàng)規(guī)章制度，做到有法可依及有章可循。檔案工作是服務(wù)性與管理性以及政治性均非常強(qiáng)的一種工作。工作中應(yīng)嚴(yán)格根據(jù)“統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)和分級(jí)管理”的基本原則，把檔案的安全性及完整性做到最好，而后再展開(kāi)適當(dāng)?shù)男畔⒓庸ぃo社區(qū)指導(dǎo)中心各方面供給有力的支持。所以，社區(qū)指導(dǎo)中心必須應(yīng)根據(jù)《檔案法》及有關(guān)法律法規(guī)的標(biāo)準(zhǔn)，再與實(shí)際情況相結(jié)合，來(lái)建立社區(qū)指導(dǎo)中心的檔案管理的規(guī)章制度，做到有章可循與有法可依，使檔案管理規(guī)劃化落到實(shí)處。

3.3提高服務(wù)意識(shí)，搞好開(kāi)發(fā)利用工作。檔案管理工作的終端宗旨就是檔案信息的加工以及開(kāi)發(fā)利用。因此檔案管理工作的是否好壞直接取決于檔案員的專業(yè)水平及服務(wù)認(rèn)識(shí)。檔案資料的真實(shí)性與利用率及便利程度，就可以映襯出檔案工作者的專業(yè)知識(shí)及服務(wù)管理水平。檔案員應(yīng)從“等、要、靠”的非主動(dòng)管理轉(zhuǎn)換成主動(dòng)管理，從封閉式管理轉(zhuǎn)換成開(kāi)發(fā)式管理，提高檔案管理工作者的專業(yè)能力及服務(wù)認(rèn)識(shí)，將檔案信息資源徹底施展，不斷的更新檔案內(nèi)容以及持之以恒的完善檔案信息，不斷提升檔案工作質(zhì)量。

3.4創(chuàng)新檔案管理理念及加大硬件設(shè)施建設(shè)。應(yīng)充分采取先進(jìn)的管理措施與設(shè)施，由檔案文件的保密性和查找便利上著手，在輔于規(guī)范化的標(biāo)準(zhǔn)為基點(diǎn)，恰當(dāng)編制檔案信息的檢索工具。此外，檔案管理的預(yù)算需適宜規(guī)劃，配置先進(jìn)的硬、軟件設(shè)施，應(yīng)利用好社會(huì)進(jìn)步所帶給的科技成果，使得檔案管理規(guī)范化。具體來(lái)說(shuō)，即是社區(qū)指導(dǎo)中心按照本身的條件，指定專職工作者管理檔案資料，平日做好記載檔案存置處的溫度與濕度。萬(wàn)一檔案存放處的環(huán)境發(fā)生變化，需及時(shí)使用相應(yīng)的方法來(lái)解決。

4結(jié)語(yǔ)

總之，在社會(huì)發(fā)展新階段，社區(qū)指導(dǎo)中心的檔案管理工作標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范化具有非常深遠(yuǎn)的意義。工作規(guī)范化利于檔案管理的有序進(jìn)行，降低繁瑣程序，減少工作量。所以，檔案管理工作應(yīng)把科學(xué)發(fā)展觀當(dāng)做指導(dǎo)思想，同時(shí)不斷的創(chuàng)新工作理念，更新觀念，提高管理辦法，為滿足新階段發(fā)展中的社區(qū)指導(dǎo)中心，為建設(shè)具有特色的社區(qū)指導(dǎo)中心檔案事業(yè)貢獻(xiàn)力量。