信息時(shí)代檔案工作的管理探討

王希維

當(dāng)今社會(huì)已經(jīng)進(jìn)入信息時(shí)代，信息技術(shù)引領(lǐng)現(xiàn)階段科技領(lǐng)域的發(fā)展。促進(jìn)多種行業(yè)轉(zhuǎn)型升級(jí)。在信息技術(shù)里，光纖傳輸及其微縮復(fù)制存儲(chǔ)技術(shù)有著快捷、精確、高效的信息傳輸以及存儲(chǔ)優(yōu)點(diǎn)，它給在現(xiàn)階段檔案管理工作產(chǎn)生了非常深遠(yuǎn)的影響。在新背景和新環(huán)境下。檔案管理工作面臨著諸多問(wèn)題，需要使用有效手段，推動(dòng)檔案信息化發(fā)展以及完善。

1檔案管理工作的必要性

傳統(tǒng)的檔案管理模式是以紙質(zhì)材料為主，其模式并不先進(jìn)，且工作量非常大。傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理以及保存當(dāng)中，需要投進(jìn)很多人力精力保證檔案資料的安全使用。防止紙質(zhì)檔案遭遇蟲(chóng)害、火災(zāi)、霉菌以及水分等多因素影響，增加檔案使用期限。同時(shí)，紙質(zhì)檔案資料在查找上也有很大難度，備份也很復(fù)雜。伴隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)發(fā)展和普及，檔案管理模式漸漸朝著電子化趨勢(shì)變革。檔案管理上使用信息化技術(shù)。能有效解決檔案存放以及管理等問(wèn)題，增加檔案使用安全以及可靠性，很大程度的提高了檢索效率。徹底發(fā)揮檔案資料的作用。信息時(shí)代背景下，檔案管理工作順應(yīng)時(shí)代發(fā)展。滿足現(xiàn)代化檔案管理有著重要意義。

2信息時(shí)代檔案管理的問(wèn)題

2.1管理軟件并不通用。隨著信息軟件技術(shù)以及計(jì)算機(jī)硬件設(shè)施的迅猛發(fā)展，針對(duì)檔案管理軟件的研發(fā)力度不斷擴(kuò)大。雖然一些管理軟件可以滿足于檔案管理工作的很多需求，然而當(dāng)中還存有諸多問(wèn)題，影響了管理工作效率以及質(zhì)量。最為明顯的問(wèn)題即是檔案管理軟件缺少通用性，實(shí)際上各行各業(yè)通常采用不同類(lèi)型和不同型號(hào)的管理軟件，軟件問(wèn)不能兼容，導(dǎo)致檔案資源不能共享。對(duì)信息化檔案管理工作的順利開(kāi)展造成影響。

2.2信息化標(biāo)準(zhǔn)不規(guī)范。由檔案管理工作自身而言。它的核心基礎(chǔ)是標(biāo)準(zhǔn)化及規(guī)范化，可是在現(xiàn)階段的信息時(shí)代下。檔案管理的基礎(chǔ)卻還沒(méi)把這個(gè)前提很好的體現(xiàn)出來(lái)。信息系統(tǒng)以及網(wǎng)絡(luò)建設(shè)工作里存有非常多的差距。影響檔案信息化管理的開(kāi)發(fā)和共享以及服務(wù)等。在實(shí)際當(dāng)中遭受多種原因影響，導(dǎo)致檔案管理機(jī)構(gòu)缺少統(tǒng)一規(guī)范的檔案編制。導(dǎo)致細(xì)則間兼容性不高，一些管理軟件沒(méi)有移植性，直接阻滯檔案信息化建設(shè)。

2.3設(shè)備以及人員的問(wèn)題。檔案管理上憑助先進(jìn)檔案管理設(shè)施以及設(shè)備增加工作效率，優(yōu)于一些不重視檔案管理工作。在投入資金以及引進(jìn)設(shè)備方面力度不夠。導(dǎo)致先進(jìn)檔案管理設(shè)備數(shù)量和種類(lèi)不足，實(shí)際上仍存有一些人把檔案與不相關(guān)物品共放的情況，這樣對(duì)查找有很大難度。甚至檔案會(huì)被損壞。當(dāng)今。大部分的檔案管理部門(mén)相關(guān)人員雖說(shuō)均有相應(yīng)的專業(yè)管理知識(shí)。但對(duì)信息時(shí)代下所要求有的信息技術(shù)能力卻很是欠缺。一些檔案管理者甚至不能完全適應(yīng)網(wǎng)絡(luò)環(huán)境。同時(shí)。在相關(guān)檔案管理機(jī)構(gòu)里具有專業(yè)信息技術(shù)的人員很少，尤其是技術(shù)與管理兼有的人才格外缺少，所以當(dāng)今的檔案管理者大多綜合素質(zhì)不高，這也是導(dǎo)致檔案管理信息化建設(shè)以及發(fā)展遭受影響的重要原因。

3信息時(shí)代檔案管理問(wèn)題的優(yōu)化措施

3.1推動(dòng)檔案管理軟件兼容。推動(dòng)信息時(shí)代檔案管理的主要內(nèi)容即是加強(qiáng)信息化建設(shè)。實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理的主要手段是通過(guò)共享檔案資源，徹底施展檔案資源的作用。檔案管理機(jī)構(gòu)可引進(jìn)先進(jìn)信息技術(shù)創(chuàng)新檔案管理模式，促進(jìn)檔案信息檢索效率的提升，實(shí)現(xiàn)不同軟件兼容，以網(wǎng)絡(luò)實(shí)現(xiàn)資源傳送，防止紙質(zhì)文檔存放里易產(chǎn)生的問(wèn)題。

3.2統(tǒng)一信息化的管理標(biāo)準(zhǔn)。伴隨著科學(xué)技術(shù)極速進(jìn)步，檔案管理措施逐步更新以及管理水平提高，建立健全工作體系。實(shí)現(xiàn)檔案管理細(xì)則的統(tǒng)一編制。整體落實(shí)到位，實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)軟件的可移植性，規(guī)范處理檔案信息化管理。另外，還應(yīng)細(xì)化檔案工作者工作職責(zé)，促使檔案管理者依責(zé)辦事。在操作上。需嚴(yán)格記錄，把檔案的接收和銷(xiāo)毀以及借閱、復(fù)制等過(guò)程與結(jié)果完整記錄在冊(cè)，細(xì)致記錄檔案相關(guān)的培訓(xùn)與考核等情況。

3.3強(qiáng)化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。當(dāng)前的檔案機(jī)構(gòu)設(shè)備設(shè)施還很落后。現(xiàn)代化程度偏低。所以，應(yīng)該要加強(qiáng)宣傳，爭(zhēng)取領(lǐng)導(dǎo)及社會(huì)的支持。加大對(duì)檔案方面的投入力度。總之應(yīng)使用多種方法，來(lái)解決檔案資金的不足問(wèn)題。以便檔案方面購(gòu)置先進(jìn)的管理設(shè)備。其次收集各項(xiàng)資料。認(rèn)真整理每年生成的各種檔案，錄入微機(jī)管理；實(shí)現(xiàn)了檔案微機(jī)檢索。對(duì)錄入檔案數(shù)據(jù)實(shí)行了光盤(pán)刻錄及備份。檔案管理工作人員應(yīng)保持高度的責(zé)任感和愛(ài)崗敬業(yè)以及盡忠職守等很高的職業(yè)道德水平。在管理工作里。需積極思考。對(duì)可能存有的問(wèn)題認(rèn)真檢查并最快解決，做到面對(duì)工作一絲不茍的原則。粗精檔案管理創(chuàng)新工作的順利開(kāi)展。檔案管理者應(yīng)積極提升本身信息技術(shù)。主動(dòng)參加那些有關(guān)的教育培訓(xùn)活動(dòng)。努力掌握先進(jìn)的操作技能以及理論知識(shí)要點(diǎn)，提升檔案管理信息化水平。做到更好地給社會(huì)服務(wù)。

4結(jié)語(yǔ)

信息時(shí)代下檔案管理工作越來(lái)越現(xiàn)代化，工作難度逐步增大，這就對(duì)檔案管理工作者提出更高的要求。唯有以實(shí)際狀況出發(fā)才可以保證檔案管理工作順利進(jìn)行，全面研究檔案管理工作里存有的問(wèn)題，給出有效解決方法，實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理等，達(dá)成提升工作效率以及質(zhì)量的宗旨。實(shí)現(xiàn)檔案管理工作長(zhǎng)遠(yuǎn)可持續(xù)發(fā)展。