淺談水利工程檔案管理工作

陳穎

摘 要：水利工程檔案是在水利工程建設活動中直接形成的具有保存價值的文字、圖紙、圖表、聲像、數據等各種歷史資料的記載，也是水利工程開展規劃、勘測、設計、施工、管理、運行、維護、科研、抗災等不同工作的重要依據。水利工程檔案資料應按照完整化、規范化、標準化、系統化的要求進行整理編制，包括各種技術文件資料和竣工圖紙及政府辦理的各種報批文件檔案資料應與水利工程建設項目同步進行，在水利工程竣工驗收時，承包人要提交一套合格的檔案資料及完整的施工圖紙，作為竣工驗收的條件之一，為今后的維修、管理和改建提供依據，做好水利工程檔案管理工作至關重要。筆者根據多年的工作經驗，主要針對水利工程檔案管理工作進行分析和討論。

關鍵詞：水利工程；檔案管理

一、水利工程檔案管理的特點

第一，水利工程檔案是在水利工程建設活動中直接形成的對國家和社會有保存價值的文字、圖紙、圖表、聲像等各種載體的文件材料，是對工程進行檢查、維護、管理、使用的依據和憑證，是全面反映工程建設竣工情況的真實記錄，是全面鑒定工程質量、查明事故原因、追究事故責任的重要依據，對工程質量起著監督和驗證作用，其質量對工程質量和工程使用有著直接和深遠的影響。

第二，水利檔案由水利工程管理部門歸集，一般是先在工程管理部門保存1—2年以后，才移交到單位綜合檔案室，這就涉及到水利工程檔案在工程管理部門的歸集、裝訂和保管存放，移交到檔案部門的內容、移交時間、相關的借閱手續、保管存檔時間、過期檔案的銷毀手續和程序等。

第三，水利檔案能夠確保水庫安全運行，包括：領導指導、水文、閘門電氣、水資源保護、測繪地質、規劃設計、施工竣工等很多類別的資料都需要認真的建檔，這些檔案資料都能很好地體現和記錄整個工程的管理運行的情況，以及為以后籌備其它的工程提供有價值的相關信息。

二、水利工程檔案管理存在的問題

1、檔案管理體制和制度不健全

目前，大多數中小型水利工程建設項目沒有制訂具有針對性的檔案管理規章制度，檔案行政管理部門對工程檔案管理法規宣傳、貫徹不夠，對工程檔案管理的業務指導缺乏應有力度，對工程檔案專項執法檢查工作也沒有抓起來。檔案資料流向制度不健全，使得工程建設中技術、施工人員調動、變更，出現人走檔案走、人走檔案沒人管的現象。

2、檔案管理人員經驗不足，缺乏高素質的檔案管理專業人才

檔案人員缺乏整理、管理資料的實踐經驗，致使資料整理、收集不夠全面，只是被動地從工程項目資料人員接收移交過來，往往是有多少接多少，存在著內容缺項、漏項、簽章手續不齊、隱蔽工程驗收記錄不準、整理不規范等現象。沒有把工程項目建設與工程技術資料的歸檔有機的結合起來，直接影響了檔案的齊全完整。

3、對水利工程檔案管理重視不夠

由于水利工程建設的業主和建設單位對檔案資料的重要性認識不夠，沒有把工程檔案管理列入重要的監管工作中，往往只注重施工質量，而忽視了各環節檔案的收集整理工作，導致施工資料歸檔不及時、資料缺失以及檔案建設和工程建設不同步等問題。

4、資料收集不及時

一個水利工程項目往往分成不同的施工現場，技術人員居住分散，地域跨度比較大，工程施工過程中環節多、工藝復雜，并且檔案資料是由各個部門分別完成的，因此，過程中存在資料收集不及時的現象，而這一現象往往導致工程驗收后資料層次不齊，為了竣工驗收過關，組織人員猛“補”資料，應付了事，失去了資料的真實性。

三、加強水利工程檔案管理的對策

1、健全制度，強化管理，落實崗位責任制

建立完善工程檔案管理制度，強化工程管理部門及施工、質檢、監督、審計等部門的實施力度，并制定相應的措施，使檔案部門可以進行有效地監督和制約。同時，建立內部管理激勵機制，把檔案管理工作目標分解細化，層層加以落實，列入年度崗位目標責任制中，既要列入分管領導的目標責任制，更要具體落實到有關人員的職責中，年終要有總結，嚴格考核獎優罰劣，真正地把崗位責任制貫穿于從建設項目立項到工程建設結束，檔案資料管理通過驗收全過程。

2、提高檔案管理人員的業務素質和工作能力

針對工程檔案管理人員業務水平不高的實際，必須以人為本，培養一支高素質的檔案管理專業隊伍。工程檔案管理人員要定期參加專業理論學習，懂技術、會管理、業務精，并取得相應的管理資質、持證上崗；對外定期舉辦工程檔案工作的集中業務培訓，及時做好各種文件、標準的釋疑、培訓工作。

3、領導重視、全員參與

實踐證明，領導的支持和重視，檔案管理人員的早期參與、主動服務協調配合是做好檔案工作的前提與保障。

一是工程開工時，就成立工程項目檔案管理領導小組，實行領導責任制，明確分管工作的領導和專兼職檔案工作人員，并及時對建設管理人員和施工人員進行全面的檔案知識培訓，充分認識檔案管理工作的重要性，提高檔案管理水平。

二是把檔案工作列入發展規劃和工作計劃，統籌安排檔案工作所需經費，加強硬件設施的投入。要舍得投入資金購置檔案工作需要的計算機、復印機、掃描儀、數碼像機、攝像機、文件柜等設備及檔案用品，為維護檔案的完整和安全創造條件，為檔案的科學管理和檔案工作的順利進行提供保障。

三是建設單位的檔案人員要定期到施工單位檢查、指導文件材料的形成、積累、立卷等情況，當施工單位遇到檔案業務難題時，能及時指導到位，幫助解決困難。

4、強化措施、及時收集

在建水利工程檔案是隨著工程的建設而逐漸形成的，工程一旦竣工，檔案就應該齊全完整以備驗收。因此，為避免完工驗收時突擊補資料的情況，造成資料缺乏真實性這一不規范做法，在項目組建之始，按照相關要求，做到“三個同步”：一是項目開工與建立檔案工作要同步進行；二是工程進度與技術資料的整編、收集、審定工作同步進行；三是工程交工驗收與合格的竣工資料的提交同步進行。具體操作中要嚴格按照規定要求組織檢查落實，保證了工程技術檔案資料的真實性、準確性和及時性。

結束語

檔案管理工作是企業生產經營中一項邊緣性、基礎性工作，是衡量一個企業管理水平高低的標準之一。檔案工作者都應該以高度的敬業精神，良好的政治素質和廣博的學識做好自己的本職工作，通過努力，使檔案工作徹底走出“講起來重要，做起來次要，憶起來不要”的誤區，讓檔案工作為建筑企業的生產經營、改革發展等各項工作服務。

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