電力企業檔案管理探究

黃柳聰

摘要：電力檔案是電力事業發展的一項重要工作。電力檔案管理是電力管理工作的基礎和生不如死改，對電力發展具有重要影響。本文主要圍繞電力企業檔案管理進行研究，通過展示電力企業檔案工作的三級網絡體系，明確要完成任何一個環節工作，都需要各層次之間或者同層次各部門之間的緊密配合，進而分析目前電力企業檔案存在問題及基因，進一步提出相應的對策，以便為確定了企業檔案信息化資源建設的主要措施，最終引出如何加強電力企業檔案管理探究的幾點思考。

關鍵詞：電力，企業，檔案管理

一、研究背景

在當今信息社會，以科技檔案為主體的電力企業檔案不僅要緊密為電力生產建設服務，為企業升級服務，更要立足于全面提高企業素質的要求，通過加強電力企業檔案管理，強化企業檔案工作整體建設，提高檔案管理素質，為企業升級和提高經濟效益服務，為電力工業的發展和振興奠定基礎，最終滿足電力企業科研、生產建設的需要，其意義是重大而深遠的。

二、電力企業檔案工作的三級網絡體系

（一）一、三級網絡體系的組織形式

三級體系，就是建立檔案工作控制中心與保證體系，把檔案管理工作納入企業管理系統，在檔案心的指揮與控制下，使檔案專、兼職人員各負其責，發揮整體功能，求得檔案工作的不斷發展。這種網絡體系的模式可由三個層次組成。高層次是：企業設立三位一體（即文書、科技、會計檔案等）的檔案機構或綜合檔案室，作為檔案管理指揮與控制中心。它既是企業統管檔案工作的職能部門，又是永久或長期保管企業檔案的基地。第二層次是：按企業所屬機構設若干個檔案工作第二層次網點，配備專兼職檔案人員，負責本部門的檔案工作，為本單位生產和企業建設服務。第三層次：在本企業所屬的重點班組設立檔案工作第三層次網點，配備兼職人員管理檔案。第二、三層次網點是企業的檔案源，它所形成的大部分檔案屬于科技檔案，其興衰將直接影響企業的生產經營管理水平。①

（二）各級網絡的職能和關系

三級網絡體系是由參與企業管理活動的不同層次構成的。即最高管理層、中間管理層和執行層。不同的管理層次工作性質不同，職能也不同。最高管理層主管檔案工作，擔負著領導和決策任務，負責計劃、組織、協調和處理檔案的具體問題。中間管理層擔負著計劃和管理的雙重職能。在中間管理層中，各網點都要有一名部門領導分管檔案工作，提出檔案工作計劃。檔案人員要認真執行企業檔案工作規章制度，完成本部門的檔案工作任務，負責所屬第三層次網點檔案工作的控制，做好本單位的檔案管理工作和檔案移交工作。執行層主要擔負著執行任務，它在企業占的比重比較大，因此它構成企業檔案管理網絡體系的最初層次，是經營管理目標的實施層，也是檔案工作的最初環節，是形成各類檔案的基礎。總而言之，要完成任何一個環節工作，都需要各層次之間或者同層次各部門之間的緊密配合。這樣才能促使檔案管理網絡體系進一步發揮其保證作用，使企業檔案工作呈現出一個上下左右齊抓共管的局面。

三、電力企業檔案管理中存在的問題

電力企業的工作范圍廣，技術層次多，決定了電力企業檔案管理工作的復雜性與艱巨性。近年來，隨著相關制度規定等日趨完善，電力企業檔案管理工作喝取得一定的成績，但也存在一些問題，主要如下：

（一）規章制度、管理體系不健全，檔案利用率低

檔案管理工作是一項具有管理性、科學性的工作，需針對本單位實際情況制定一套科學、完整及可操作性的管理規章制度。雖然目前大多數電力企業已經建立了檔案管理制度，但不夠健全，在檔案的收集、保管 、借閱、保密等還存在著一些問題，經常有借無還；還有些檔案人員隨意涂改、銷毀甚至出售檔案資料，嚴重違反了檔案管理的要求。此外，企業對檔案的宣傳力度不夠，使得相關檔案的利用率較低。實際上，檔案信息資源的有效利用可以為企業帶來巨大的經濟效益與社會效益，然而，長期以來，企業一直重“藏”輕“用”，缺乏有效的宣傳，使得企業員工對檔案的利用效益知之甚少，信息資源開發不足，造成檔案利用率較低。

（二）檔案意識不強，歸檔不及時、不準確

目前，企業員工對檔案管理工作缺乏足夠的認識，檔案意識淡薄，對單位的各項文件、資料不夠重視，歸檔不及時，資料流失、毀損的情況時有發生，文件材料的系統性、完整性、規范性以及準確性也難以得到保證，從而增加了檔案收集的難度。此外，由于一些電力企業及職工對檔案相關制度不甚了解，對電力檔案不夠重視，存在重安全生產、輕檔案管理的現象，造成檔案材料收集不齊全、歸檔不及時等問題，以至于無法發揮檔案的憑證作用，也無法為企業提供優質、高效的服務。

（三）檔案管理信息化發展滯后

信息化是檔案管理工作的發展方向，也是提高檔案管理水平的有效途徑。目前，由于種種原因造成電力企業檔案管理的信息化發展較為滯后，主要表現為：個別企業領導對檔案信息化建設認識不足，未把檔案信息化建設納入企業信息化整體規劃，致使檔案信息化建設缺乏必要的資金投入；企業檔案信息化相關政策、制度、標準不健全，實際開展過程中缺乏具體的措施和依據；很多企業雖配備了相關的數字化硬件設施，但利用率較低。數據錄入量有限；對檔案信息資源的開發利用不足，未能實現整個企業信息資源的網絡共享。

四、加強電力企業檔案管理的措施

電力企業檔案作過程中出現上述問題具有普遍性，對經常性出現問題若不及時解決，就談不上檔案的規范管理，進而浪費企業資源，影響企業進一步發展。而要有效解決這些問題可采取如下具體對策：

（一）建立健全的企業檔案管理制度

當前，國家相繼出臺并制定了《中華人民共和國檔案法》、《企業檔案管理規定》、《工業企業檔案分類試行規則》等一系列的檔案管理法規。企業必須嚴格按照這些政策法規整理電力企業檔案資料，同時根據企業自身實際情況建立和健全電力企業檔案管理制度和實施規范，統一標準、統一規范，確保檔案工作有章可循、有法可依。同時，還需建立和健全歸檔工作的約束、激勵、監督機制并運用法律和經濟等手段有效進行檔案管理，著重落實領導責任制，將檔案工作納入電力企業行政領導責任制進行監督，嚴格執行獎懲制度。

（二）強化全員的歸檔意識和責任意識

電力企業檔案要發展，必須強化全員的歸檔意識和責任意識，將檔案工作完成情況與全員績效考核掛鉤，從而打破“輕檔案”的傳統思維模式，確保公司在生產經營和管理活動中形成的，對企業具有重大保存價值的文件材料、影像及實物等能及時歸檔。

（三）加強檔案信息化建設

企業檔案信息化建設是一個動態的系統工程，需要各部門和檔案人員樹立一種“大檔案”的觀念，以科學發展為指導，建立既適應市場經濟需要，又適應現代化要求的一體化管理模式。檔案信息化不僅是技術上的改變，更重要的是管理觀念、方式和方法，甚至是整個管理模式的變革和創新。要解決檔案信息化建設的各種障礙，關鍵在于管理創新。檔案部門要根據企業信息化建設的實際，改革檔案的形成、流轉、處置和監控制度，收集、歸檔、鑒定制度，以及安全管理與責任追究等規章制度，才能適應企業發展，開創檔案管理的新局面。

結束語

近年來，我國電力企業的面貌發生了很大變化，企業素質差的問題正在得到改善，企業在發展和完善的過程中，同經營管理、生產技術有直接聯系的企業檔案工作，顯得愈發重要。企業檔案管理水平同企業現代化程度是成正比的，越是技術性強、管理先進的企業，對其自身檔案管理要求越高，電力企業尤為明顯。

參考文獻：

①《電力企業檔案管理升級指南》編委會著《電力企業檔案管理升級指南》[M]，吉林省，四平電力局電力安裝公司印刷廠，1998.1，105-106

②程彥韜，《電力企業檔案管理投入與產出的思考》[J]，《四川電力 技術》，2003（1期），55-57

③湯雷，熊婭，周淑琴，《企業檔案信息化建設的思考》[J]，《機電兵船檔案》，2012（1期），44-45