基層事業(yè)單位會(huì)計(jì)檔案管理探討

王淑靜

摘要：根據(jù)事物的一般發(fā)展規(guī)律，新事物取代舊事物，同樣在2016年年初新的會(huì)計(jì)檔案管理辦法取代了舊的會(huì)計(jì)檔案管理辦法，新辦法開始實(shí)施，作為實(shí)施新辦法的主體之一的基層事業(yè)單位要順應(yīng)時(shí)代發(fā)展的趨勢(shì)，按照新的辦法的要求，執(zhí)行相關(guān)法律程序、政策。目前基層事業(yè)單位會(huì)計(jì)檔案管理工作中存在著一些問題，本文通過分析這些問題，找出管理好會(huì)計(jì)檔案的一些相應(yīng)措施，為執(zhí)行新的會(huì)計(jì)檔案管理辦法做好鋪墊。

關(guān)鍵詞：基層事業(yè)單位；會(huì)計(jì)檔案管理；方法

一、會(huì)計(jì)檔案管理的內(nèi)容

實(shí)際上會(huì)計(jì)工作是一項(xiàng)系統(tǒng)工作，簡(jiǎn)單地說就是將日常發(fā)生的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)信息輸入會(huì)計(jì)信息處理系統(tǒng)，在系統(tǒng)內(nèi)經(jīng)過專門的技術(shù)方法核算、分析等各種加工處理，最后輸出到系統(tǒng)外部的是選擇出來的有用信息。采集經(jīng)濟(jì)信息的過程形成各種憑證，輸出的有用信息有會(huì)計(jì)賬簿和各種會(huì)計(jì)報(bào)表，當(dāng)然工作中還會(huì)涉及其他外部取得的資料。結(jié)合住建行業(yè)事業(yè)單位工作的實(shí)際，將會(huì)計(jì)檔案的內(nèi)容分為四大類。具體講，會(huì)計(jì)憑證主要有各種原始憑證、工資和各種獎(jiǎng)金津補(bǔ)貼發(fā)放花名冊(cè)、記賬憑證；會(huì)計(jì)賬簿包括庫存現(xiàn)金日記賬、總分類賬、經(jīng)濟(jì)分類輔助明細(xì)賬、銀行存款日記賬、政府經(jīng)濟(jì)分類輔助明細(xì)賬、功能分類明細(xì)賬、固定資產(chǎn)輔助賬、零余額用款額度日記賬、固定資產(chǎn)明細(xì)賬簿、一物一卡的固定資產(chǎn)卡片；財(cái)務(wù)報(bào)表類有“三公”經(jīng)費(fèi)月度報(bào)表、月報(bào)表、季度報(bào)表、預(yù)算報(bào)表、半年度報(bào)表和年度報(bào)、決算報(bào)表，每月財(cái)務(wù)分析報(bào)告、決算分析報(bào)告、內(nèi)部控制建設(shè)情況報(bào)告；其他內(nèi)部或者外部的資料，銀行存款余額調(diào)節(jié)表、財(cái)務(wù)管理制度、主管部門和同級(jí)上級(jí)財(cái)政部門的制度性文件、銀行對(duì)賬單。

二、加強(qiáng)事業(yè)單位會(huì)計(jì)檔案管理有其必然的屬性

（一）是事業(yè)單位加強(qiáng)自身管理的需要

會(huì)計(jì)檔案可以說是財(cái)務(wù)人員勞動(dòng)的最終果實(shí)，是財(cái)務(wù)工作的最后一個(gè)環(huán)節(jié)，它是歷史信息真實(shí)、完整、可靠的反映。歷史是現(xiàn)實(shí)的一面鏡子，同樣，會(huì)計(jì)檔案是全部歷史的、經(jīng)濟(jì)的信息資料，以這些歷史的經(jīng)濟(jì)信息為基礎(chǔ)可以分析預(yù)測(cè)未來，為單位制定集體經(jīng)濟(jì)決策提供幫助，也可以對(duì)未來的經(jīng)濟(jì)計(jì)劃進(jìn)行修改，使未來事項(xiàng)更加符合發(fā)展規(guī)律。它同人事檔案一樣重要。

（二）是滿足社會(huì)其他主體的需要

無論經(jīng)濟(jì)責(zé)任審計(jì)還是其他類型審計(jì)，全部需要以會(huì)計(jì)檔案為基礎(chǔ)，沒有保存完善的會(huì)計(jì)檔案，審計(jì)資料無從談起；也是國稅、地稅、紀(jì)檢、上級(jí)和同級(jí)財(cái)政、主管部門監(jiān)督檢查的有效依據(jù)；與債權(quán)人和債務(wù)人有效核對(duì)賬目的法律依據(jù)，如某單位收取押金，但是交款人不慎丟失原始收據(jù)，我單位通過查詢會(huì)計(jì)檔案、翻閱相關(guān)的記賬憑證和原始憑證，在證據(jù)確鑿的情況下依然要退還押金。

（三）是事業(yè)單位工作人員的職責(zé)要求

有人誤以為事業(yè)單位工作穩(wěn)定，員工有著穩(wěn)定的福利待遇，工作積極性不強(qiáng)，但是當(dāng)今市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)環(huán)境下，不管是企業(yè)還是機(jī)關(guān)事業(yè)單位都要有居安思危的意識(shí)。2010年本地市的事業(yè)單位開始實(shí)行績(jī)效工資制度，所得工資和職工付出的勞動(dòng)成正比例關(guān)系，打破了大鍋飯的形勢(shì)，加之事業(yè)單位實(shí)行崗位聘用制，不能勝任工作崗位職責(zé)的不得聘用到相應(yīng)崗位等級(jí)。以上種種原因說明事業(yè)單位的職工需要認(rèn)真履行自己的崗位職責(zé)。

三、基層事業(yè)單位會(huì)計(jì)檔案管理中的不足之處

（一）思想意識(shí)陳舊

人事檔案涉及升職、職稱等個(gè)人利益，所以從高層到基層管理人員比較重視。對(duì)于會(huì)計(jì)檔案的管理是不重視的態(tài)度，片面的認(rèn)為會(huì)計(jì)檔案就是會(huì)計(jì)憑證加報(bào)表，只要保管好這些資料，可以查閱就可以了；對(duì)于銷毀檔案更是紙上談兵，負(fù)責(zé)人認(rèn)為自己在任期間銷毀檔案要領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任，基層管理檔案人員認(rèn)為銷毀檔案操作起來加重工作負(fù)擔(dān)，所以不能夠積極主動(dòng)的完成工作職責(zé)，實(shí)際上按規(guī)定銷毀檔案是責(zé)任是義務(wù)，而不是可做可不做的工作。

（二）制度建設(shè)相對(duì)落后

因?yàn)槊總€(gè)單位承擔(dān)的職責(zé)不同，即使在沒有出臺(tái)新的會(huì)計(jì)檔案管理辦法之前，作為基層事業(yè)單位也應(yīng)該根據(jù)相關(guān)規(guī)定制定符合自己?jiǎn)挝粚?shí)際情況的實(shí)施細(xì)則，實(shí)際中，直接套用辦法，不符合工作實(shí)際的情況比較多，甚至有些單位沒有配套制度。

（三）基層事業(yè)單位管理檔案的業(yè)務(wù)人員的業(yè)務(wù)水平偏低

一些基層事業(yè)單位會(huì)計(jì)和檔案不分家，會(huì)計(jì)人員長(zhǎng)期保管檔案，但是他們一般不具備檔案管理的專業(yè)知識(shí)。有些單位會(huì)計(jì)檔案歸檔不規(guī)范，基本格式要求滿足不了，裝訂的憑證封面上沒有會(huì)計(jì)主管的簽字，會(huì)計(jì)賬簿頁碼不標(biāo)明，會(huì)計(jì)憑證和賬簿不分開存在，業(yè)務(wù)較少的單位直接放在一個(gè)檔案盒內(nèi)；有些單位設(shè)置會(huì)計(jì)檔案管理人員一人，但是不精通計(jì)算機(jī)技術(shù)，有些資料要信息化處理以便查閱，比如銷毀移交清冊(cè)等，總之，專業(yè)素質(zhì)偏低，復(fù)合型人才匱乏。

（四）基礎(chǔ)設(shè)施設(shè)備方面投入不足

在一些基層事業(yè)單位，編制機(jī)構(gòu)辦公室給其單位設(shè)置的人員和機(jī)構(gòu)有限，會(huì)計(jì)檔案管理部門沒有獨(dú)立于財(cái)務(wù)處室之外；受經(jīng)費(fèi)和辦公場(chǎng)所的限制，沒有獨(dú)立的會(huì)計(jì)檔案存放庫房，滅火器、除濕器等設(shè)備缺乏；一些基本設(shè)備、基礎(chǔ)設(shè)施投入較低，導(dǎo)致電腦的軟件不能及時(shí)升級(jí)，硬件不能及時(shí)采購。

四、解決基層事業(yè)單位會(huì)計(jì)檔案管理問題的一些方法

（一）轉(zhuǎn)變滯后的思想意識(shí)

首先單位負(fù)責(zé)人的態(tài)度和觀念是一個(gè)單位會(huì)計(jì)檔案管理水平的總基調(diào)，如果單位負(fù)責(zé)人都認(rèn)為會(huì)計(jì)檔案管理工作屬于過時(shí)的滯后的工作事項(xiàng)，那么其他工作人員就更沒有管理好會(huì)計(jì)檔案的動(dòng)力了，所以單位負(fù)責(zé)人應(yīng)轉(zhuǎn)變思想認(rèn)識(shí)，把會(huì)計(jì)檔案管理工作提到自己的工作日程上來，在單位渲染成一個(gè)會(huì)計(jì)檔案管理非常重要的氛圍；其次分管工作領(lǐng)導(dǎo)和具體負(fù)責(zé)人員要帶動(dòng)其他工作人員轉(zhuǎn)變思想、督促單位負(fù)責(zé)人轉(zhuǎn)變思想，從自身做起，嚴(yán)格執(zhí)行相關(guān)管理制度；最后，會(huì)計(jì)檔案是會(huì)計(jì)工作者辛勤勞動(dòng)的鑒證、是汗水的結(jié)晶，正是因?yàn)檫@樣，會(huì)計(jì)人員在日常工作中要細(xì)心、耐心、認(rèn)真，這樣才能保證會(huì)計(jì)檔案可靠、真實(shí)、完整。當(dāng)前反腐的高壓態(tài)勢(shì)只進(jìn)不退，政治環(huán)境步入新常態(tài)，會(huì)計(jì)檔案記載著所有經(jīng)濟(jì)信息，無論對(duì)單位來講，還是對(duì)工作員工來講，管理好會(huì)計(jì)檔案是一種責(zé)任和使命，更是一種對(duì)自身保護(hù)的加強(qiáng)和防范。

（二）完善會(huì)計(jì)檔案管理的一系列的相關(guān)制度

從2016追溯到1998，中間跨越了二十來年，這是一個(gè)相對(duì)穩(wěn)定和落實(shí)的時(shí)間段，一些基層事業(yè)單位有相應(yīng)的會(huì)計(jì)檔案管理制度，但是相對(duì)來說不太完善。趁新的會(huì)計(jì)檔案管理辦法出臺(tái)之時(shí)，有必要對(duì)已有的相關(guān)制度做出修訂，沒有的制度加以制定和完善，這也是新的管理辦法提出的要求，因?yàn)樾碌墓芾磙k法對(duì)一些問題做出了更詳細(xì)的規(guī)定，比如會(huì)計(jì)檔案的銷毀程序規(guī)定更加詳細(xì)，就要結(jié)合各自的實(shí)際制定詳細(xì)的、可執(zhí)行的銷毀制度；另外新辦法還賦予了電子會(huì)計(jì)檔案合法的地位，電子會(huì)計(jì)檔案也屬于會(huì)計(jì)檔案，至少要制定配套的電子檔案管理制度。總而言之，在會(huì)計(jì)檔案管理的整個(gè)程序中，包扣歸檔、移交、保管、銷毀、查閱、借閱、復(fù)制、保密等程序，都要有相應(yīng)的具體的制度，比如借閱會(huì)計(jì)檔案要有經(jīng)辦人、分管領(lǐng)導(dǎo)、主管領(lǐng)導(dǎo)簽字同意，查閱要登記什么時(shí)間查閱的，查閱人是誰，查閱的內(nèi)容是什么，經(jīng)手人是誰。

（三）提高相關(guān)工作人員的業(yè)務(wù)能力

會(huì)計(jì)檔案管理需要的是多技能的人才，不只是掌握雙學(xué)科的問題，而是要跨學(xué)科門類學(xué)會(huì)計(jì)算專業(yè)的知識(shí)。會(huì)計(jì)檔案管理人員要想讓自己的管理水平更高一層，可以通過多種途徑實(shí)現(xiàn)，比如市直單位可以鼓勵(lì)會(huì)計(jì)檔案管理人員參加當(dāng)?shù)氐脑盒I(yè)學(xué)習(xí)，可以參加其他外地知名學(xué)校的網(wǎng)絡(luò)課程學(xué)習(xí)；因基層事業(yè)單位檔案管理人員較少，主管部門可以邀請(qǐng)社會(huì)知名專家或者院校學(xué)者給下屬單位檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)和講座。

（四）加大投入支出力度

首先，必須明確會(huì)計(jì)檔案的管理權(quán)限歸屬問題，不能由財(cái)務(wù)部門長(zhǎng)期保管，到了相應(yīng)時(shí)間要移交檔案部門保管，即使沒有會(huì)計(jì)檔案管理機(jī)構(gòu)的基層單位，也要指派一名專門的工作人員來管理會(huì)計(jì)檔案；其次即使沒有專門的儲(chǔ)存會(huì)計(jì)檔案的房間，也要有保管會(huì)計(jì)檔案的箱子或者是柜子，而且這些存放檔案的家具用具不能存在財(cái)務(wù)室。否則有違內(nèi)部牽制的初衷；最后隨著信息化的發(fā)展，電子設(shè)備更新?lián)Q代比較快，及時(shí)更新不能滿足工作需要的軟硬件。

五、結(jié)束語

盡管會(huì)計(jì)檔案管理中存在一些問題，但是各層次人員積極轉(zhuǎn)變思想意識(shí)、提高管理檔案人員的專業(yè)素養(yǎng)、建立完備的管理制度、再加上財(cái)政、審計(jì)部門的監(jiān)督，基層事業(yè)單位的會(huì)計(jì)檔案的管理水平會(huì)提升到一個(gè)全新的高度。

參考文獻(xiàn)：

[1]李曉霞.淺論行政事業(yè)單位會(huì)計(jì)檔案管理存在的問題及對(duì)策[J].財(cái)會(huì)研究，2017（5）.

[2]齊芳.事業(yè)單位會(huì)計(jì)檔案管理存在的問題及對(duì)策[J].行政事業(yè)資產(chǎn)與財(cái)務(wù)，2015（6）.