辦公室檔案管理人員綜合素質提升策略研究

劉婕

摘 要：辦公室檔案管理工作影響著辦公室工作效率，提升辦公室檔案管理人員的綜合素質能有效地提升辦公室辦事效率，加快單位的發展。加強辦公室管理制度、優化辦公環境、加強心理指導是提升辦公室檔案管理人員綜合素質的主要方式。

關鍵詞：檔案管理;綜合素質;策略

中圖分類號：G271

文獻標識碼：A

一、完善辦公室檔案管理制度

辦公室檔案管理工作是一項比較枯燥又要求極高的工作，一旦工作人員不認真，檔案歸類不科學或者檔案遺失，都將不利于單位的發展。完善辦公室檔案管理制度是提升辦公室檔案管理人員綜合素質的首要條件。

完善辦公室檔案管理制度，首先，要明確崗位職責。在管理制度中要明確指出不同檔案管理人員的職責，嚴格要求辦公室檔案管理人員遵守崗位職責。其次，要提升檔案管理的科學性。隨著單位的發展，單位的檔案會越來越多，面對眾多的檔案，要求檔案管理人員對檔案管理能夠條理化，當領導需要某個方面的檔案時要準確快速地找出。并且，法律對不同的檔案的保存年限的要求是不同的，檔案管理人員要及時更新不同的檔案并對以往的檔案進行封存處理。檔案眾多，給辦公室檔案管理人員的歸檔查詢工作帶來了一定的挑戰，因此必須提升檔案管理的科學性。要采用字母與數字相結合的檔案編號方式，對不同檔案進行編號。方便檔案的調閱。最后，要嚴格檔案的借閱程序。單位的檔案屬于單位內部的信息，具有一定的機密性，為保證單位的機密不泄露，一定要嚴格堅持遵守檔案的借閱程序。并只能在單位內部進行查看，不能將檔案帶出單位。

二、優化辦公環境

辦公室檔案管理工作主要是與文件文書打交道，處在封閉或者半封閉的環境內，這樣的工作是枯燥乏味的，對工作人員的要求又極高，很容易給工作人員帶來一定的消極影響或者造成工作人員的流失。優化檔案管理人員的辦公環境，為枯燥乏味的工作增添色彩，提升工作人員的心理愉悅度。

優化辦公室工作環境，首先就是要將封閉的辦公環境開放化。隨著科技的發展，電子文檔的應用越來越多，檔案管理人員也越來越從堆積如山的文本文件中解放出來，與外界的接觸越來越廣泛。因此要將檔案管理人員從封閉的工作環境中解放出來，改善檔案管理人員的工作環境。但是改善工作環境并不僅僅指辦公室面積的增加，更多的是心理上的放松，對于檔案管理人員來說，從堆積如山的紙質文書中解放出來，可以獲得更多的心理上的放松。

其次，要美化辦公環境。除去休息時間，在辦公室的時間遠遠超過在家的時間，工作環境的好壞，直接影響工作心情，進而影響工作效率。美化辦公環境可以在辦公區域擺放一些綠植。或者在辦公室中設置專門的活動區域，讓員工在工作之余可以進行一定的合適的活動，保證工作人員的身體健康，維護工作團隊的穩定性。

最后，要豐富辦公室的工作氛圍。同事之間的良好相處能夠增強工作團隊的凝聚力，提升工作的效率。豐富辦公室的活動樣式，加強同事之間的溝通了解，保證辦公室良好的人際關系，能夠為工作人員營造一種輕松愉悅的工作氛圍，提升工作人員的工作積極性。

三、加強檔案管理人員的心理指導

檔案管理人員的工作環境是相對封閉的，溝通交流的圈子也較小，其工作成果也難以直接轉化為經濟利益，這些都給檔案管理人員帶來一定的挫敗感，檔案管理人員的心理素質在工作中是非常重要的。人們參加工作，一方面是為了獲得一定的報酬，維持生活，另一方面是想通過工作來展現自身的價值。檔案管理工作屬于后勤工作，其工作成果難以直接轉化為經濟利益，在單位中的地位也不是很高，這就造成檔案管理人員懷疑自身能力，覺得個人價值較低，這樣的心理極不利于人員的成長。檔案管理人員的綜合素質的提升也包括心理承受能力的提升，加強對檔案管理人員的心理指導，為檔案管理人員綜合素質的提升貢獻力量。

辦公室檔案管理工作是單位工作展開的前提，檔案管理人員的綜合素質直接影響檔案管理工作的優秀程度。各單位應不斷加強對檔案管理人員綜合素質的培養，提升檔案管理人員的綜合素質，使檔案管理工作更好地為單位的發展服務。

參考文獻：

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