鄉鎮疾病預防控制檔案管理與利用工作探討

馬洪媛

疾病預防控制檔案說的是疾病預防控制機構在疾病預防控制、公共衛生監測和衛生服務與科研培訓、衛生學評價等活動及其各項工作改革發展里產生的有著重要價值的圖片和文字和其他方式的記載載體。我國的各級疾病預防控制中心是國家體系里的職能機構，擔任著群體預防任務，各種疾病的監測及分析與防治等重要任務，在每項工作里，產生了很多的業務技術檔案，而這些檔案若無合理，有效的管理，不僅會失去很多珍貴的統計數據，還不能合理地利用這部分檔案資源，發揮檔案資源的價值，從而加以合理利用，因此，疾病預防控制中心的檔案管理是衛生防疫工作的重要一環。

1現代疾病控制檔案利用工作特征分析

1.1封閉期。自建成疾病控制檔案之日起就將其封閉起來，并且會封閉很長一段時間，而這就使得檔案自身的保管和利用工作產生出矛盾。

1.2階段性。在不同時期的疾病控制檔案的作用和價值及服務對象都是不同的。有很多對人危害的傳染病逐漸被消滅，而原來記載傳染病的檔案也就變成一份孤本，有著很大的歷史價值和科研意義。會被永久保存。

1.3專業復合性。眾所周知，疾病控制檔案利用工作有著很強的專業性及技術性特點，管理者一定要牢牢掌握檔案管理知識和了解有關的醫療理論知識以及具有扎實的信息操作能力，所以，工作人員應主動把不同領域的技能知識復合起來，從而更好地為疾病控制檔案管理和利用工作服務。

2對疾病預防控制機構檔案實行分級管理

檔案的分級級管理是指在疾控中心檔案工作管理委員會的統一領導下，將防疫業務形成的技術檔案實行站級、科級兩級管理，把反映主要業務工作總體水平的資料和基礎監督監測并有一定學術價值，保管時限長的資料定成中心級檔案，以確保中心業務檔案能反映和概括本機構業務活動及工作水平。劃歸是中心管理的業務檔案，經各科立卷，定期交中心檔案室歸檔，統一保管及提供利用。劃歸是科級管理檔案，經各科室收集整理立卷，由專人負責保管，提供利用。

3檔案材料的歸檔范圍

凡是反映本中心工作活動，有查考利用價值的文字、照片、錄音帶等不同載體的文件都需收集歸檔。

3.1上報、下發的文件和下級單位的相關資料，請示和上級的批復。

3.2工作計劃、總結、報告、條例、制度、大事記等。

3.3會議材料及上級頒予的獎狀和榮譽證書等。

3.4各種儀器設備的全套隨機文件材料，包括購買申請、批復、合同、圖紙、說明書、合格證、裝箱單、使用、保養等。

3.5疾病預防控制的法律和法規與標準還有每項規章制度和傳染病及慢性病的流行病學調查、防治規劃與監測點的記載。

3.6計免、疫情、計劃免疫方案，免疫效果觀測與接種事故調查，疫情報表與統計分析。

3.7消毒滅蟲、鼠計劃，實驗數據標本，監督審批材料。

3.8空氣、水與公共場地監測記載和報告。

3.9檢測使用的各種標準方法和非標準方法還有有關資料，檢測報告存根。

3.10質量體系文件與質量體系運行形成的有關記錄。

3.11宣傳教育規劃，宣傳手冊、照片、錄像等材料。

4實施兩級管理的意義

4.1兩級管理讓業務檔案便于查找，減少空間使用。在工作里產生的大量業務檔案，若不實施兩級管理，讓各種主要的，較大保存價值的檔案與其他檔案混放于一處，不便于查找和全中心檔案工作的統一安排與指導，若將全部綜合性的材料合并歸結至檔案室，方便檔案的管理也減少了空間的使用。

4.2中心級檔案管理有利于防疫業務工作整體水平的提升。

4.2.1可使中心檔案反映業務工作全貌與工作水平，針對領導及時掌握全局做出對的決定提供了有力根據。

4.2.2因為中心級業務歸檔范疇明確，把有著總結分析性和學術性的材料經中心歸檔，所以各科人員應于很多的監測材料方面上更深入加工，變成分析性報告，從而推動了業務工作的提升。

4.2.3中心檔案室工作者針對業務檔案展開信息加工，以每種編研材料給全體科學研究防病工作服務，有利于防疫機構科學研究工作的進行。

4.3科級管理有利于滿足防疫業務工作日常的需求。防疫業務有延續性，在針對監測點和直管意境的監測里需常用它以前產生的監測檔案，尤其是在生產經營單位的不斷變化中，一些檔案應需不斷來補充或注銷，所以，科級管理就應及時滿足衛生防疫的日常需要。

5檔案利用價值

檔案利用價值即是檔案的編研工作應從業務檔案著手，編研材料才會有專業特點，才可以更加有效為衛生防疫工作服務，選題要環繞與反映單位的中心工作及主要業務活動，主要內容要以開展傳染病和地方病的預防還有學校衛生、食品衛生、環境衛生等為重點，了解各科業務工作檔案的精華，比較之前年度的監測數據，尤其是開展預防醫學科學研究時，更應有大量的跨年度的統一數據為根據，才可有針對性地統計與分析，因此需把編研工作重點放在能系統的提供高度精煉的業務檔案上。

檔案編研工作還應有各部門的協同合作，統計數據真實和準確及完整，同時需要形式新穎美觀，檔案工作者不僅需要有檔案編研專業知識，還要具備衛生防病專業知識，這就需要檔案人員應不斷提升本身素質，掌握防病專業知識，為進一步開展有專業特色的編研工作，深入開展衛生防疫檔案信息資源。