設(shè)計院標準化體系建立的方法探討

張飛東

(江蘇省冶金設(shè)計院有限公司，江蘇 南京 210019)

引 言

近年來，中、小型勘察設(shè)計企業(yè)面臨的市場競爭壓力越來越大，與國、內(nèi)外設(shè)計巨頭相比，一方面是技術(shù)實力上存在差距；另一方面，在企業(yè)管理體系規(guī)范性上，更是相差懸殊。實踐證明，標準化可促進企業(yè)技術(shù)進步，提高產(chǎn)品質(zhì)量，改善經(jīng)營管理，增強企業(yè)的競爭能力。因此，在努力增強技術(shù)實力的同時，如何建立標準化體系顯得尤為重要。

1 企業(yè)標準化體系定義及范圍

企業(yè)標準化體系是企業(yè)內(nèi)相關(guān)標準按其內(nèi)在的聯(lián)系形成的科學(xué)有機整體，是以企業(yè)技術(shù)標準為主體，包括管理標準和工作標準在內(nèi)的標準化體系。

企業(yè)標準化體系涉及企業(yè)管理制度的方方面面，其中包括職業(yè)素質(zhì)標準、崗位職責標準、崗位考評標準、企業(yè)全面形象管理、組織管理、行政后勤保障管理、人力資源管理、生產(chǎn)管理、技術(shù)研發(fā)管理、設(shè)備管理、質(zhì)量管理、財務(wù)管理、物控管理、營銷管理、經(jīng)濟合同管理、管理判例等方面，是企業(yè)管理運行較為完備的制度體系，為企業(yè)步入良性的發(fā)展軌道奠定了堅實的基礎(chǔ)。

2 設(shè)計院在標準化體系建立中開展的工作

2.1 質(zhì)量、環(huán)境、職業(yè)健康安全管理體系認證

對中、小型設(shè)計單位來說，貫標僅僅是指貫徹ISO9001的關(guān)于質(zhì)量管理體系要求的標準，其核心思想是以顧客為關(guān)注焦點，通過發(fā)揮領(lǐng)導(dǎo)的作用，全員參與，結(jié)合PDCA循環(huán)和始終基于風險的思維，對過程和體系進行管理，持續(xù)改進工作的一種活動。

江蘇省冶金設(shè)計院有限公司(以下簡稱“設(shè)計院”)原作為一個純粹的設(shè)計單位，于2000年通過ISO9001質(zhì)量體系標準認證，2008年后向工業(yè)節(jié)能環(huán)保與資源綜合利用的技術(shù)方案提供商和工程承包商發(fā)展，致力于工業(yè)節(jié)能環(huán)保技術(shù)與資源綜合利用技術(shù)的研發(fā)與推廣，以直接還原冶煉技術(shù)為基礎(chǔ)，對礦產(chǎn)資源、鋼鐵、有色金屬等高能耗、高污染行業(yè)的工藝路線進行創(chuàng)新。設(shè)計院在生產(chǎn)優(yōu)質(zhì)產(chǎn)品的同時，更重視環(huán)境保護和職業(yè)健康安全工作，于2016年通過了質(zhì)量、環(huán)境、職業(yè)健康安全三個標準的管理體系認證并獲得了證書。三標體系的建立，標志著設(shè)計院在設(shè)計、采購、工程管理方面的工作，在貫徹ISO9000質(zhì)量管理體系標準、ISO14000環(huán)境管理體系標準、OHSAS18000職業(yè)健康安全管理體系等方面進一步得到了規(guī)范。

2.2 知識產(chǎn)權(quán)管理規(guī)范認證

“企業(yè)知識產(chǎn)權(quán)管理規(guī)范(GB/T 29490-2013)”由中華人民共和國國家質(zhì)量監(jiān)督檢驗檢疫總局、中國國家標準化管理委員會發(fā)布，于2013年3月1日實施，是中國科技領(lǐng)域?qū)崿F(xiàn)標準化管理的首個國家標準，對知識產(chǎn)權(quán)管理體系建設(shè)、管理職責設(shè)定、企業(yè)經(jīng)營資源管理、知識產(chǎn)權(quán)基礎(chǔ)管理、實施和運行管理、審核和改進6個方面28項內(nèi)容進行了規(guī)范。

設(shè)計院從2010年起加大了對知識產(chǎn)權(quán)的投入力度，就專利而言，目前擁有授權(quán)專利600余件。隨著專利數(shù)量的增加，管理的難度也相應(yīng)加大，為規(guī)范知識產(chǎn)權(quán)的管理，經(jīng)過認真評估，正式引入《企業(yè)知識產(chǎn)權(quán)管理規(guī)范》，于2017年實現(xiàn)了知識產(chǎn)權(quán)貫標，進一步使設(shè)計院的知識產(chǎn)權(quán)管理走向了標準化。

2.3 標準化設(shè)計

設(shè)計院標準化設(shè)計主要從兩方面開展工作，一是表達方式標準化，即設(shè)計文檔外觀標準化，如文檔外觀、圖紙外觀、工程名稱等，可以為客戶提供外觀整齊統(tǒng)一的設(shè)計文件；二是技術(shù)措施標準化，即技術(shù)措施標準化、技術(shù)接口標準化、文件存儲結(jié)構(gòu)標準化等，主要體現(xiàn)了企業(yè)的設(shè)計質(zhì)量水平和技術(shù)水平。

(1)表達方式標準化：設(shè)計院相關(guān)部門組織編制了《設(shè)計文件編碼規(guī)則》、《各專業(yè)制圖統(tǒng)一規(guī)定》等，其中《設(shè)計文件編碼規(guī)則》對工程號、工程性質(zhì)、專業(yè)代號、施工圖圖號、設(shè)備材料號、委托設(shè)計任務(wù)書、審核單、設(shè)計修改通知單編號規(guī)則及各類文件電子文件命名方式進行了統(tǒng)一規(guī)定；《各專業(yè)制圖統(tǒng)一規(guī)定》對圖紙幅面、圖框、圖線型式及用途、字體、比例、定位軸線、常用代號、圖例、標注、圖層等內(nèi)容進行了統(tǒng)一規(guī)定。

(2)技術(shù)措施標準化：為了推進項目管理規(guī)范化、標準化和提高工作效率，組織相關(guān)部門根據(jù)設(shè)計院業(yè)務(wù)涉及的方面，編制了9類工程的大項分解結(jié)構(gòu)模板提供各個合同項目應(yīng)用，同時并著手規(guī)范工程項目高階段的內(nèi)容和深度規(guī)定。

2.4 信息化平臺建設(shè)

為了更好地貫徹執(zhí)行企業(yè)各項標準，進一步規(guī)范設(shè)計、經(jīng)營、設(shè)計管理、檔案等各項工作的流程，提高工作效率；加強企業(yè)的知識共享與復(fù)用；同時幫助企業(yè)中、高層管理者對項目的監(jiān)控、為高層管理者提供決策支持，設(shè)計院通過項目管理信息化平臺的建設(shè)，實現(xiàn)了產(chǎn)品從設(shè)計輸入到輸出全生命周期的管理。

其中，市場經(jīng)營管理模塊實現(xiàn)了客戶信息管理、項目信息管理、投標報價管理、合同及收款管理、分包合同管理、查詢統(tǒng)計報表等功能。

設(shè)計項目管理模塊實現(xiàn)了任務(wù)單下達、項目級策劃、專業(yè)級策劃、設(shè)計執(zhí)行(提資、校審、會簽、歸檔、托曬、替換、變更、設(shè)備材料請購、設(shè)計評審等)、統(tǒng)計報表等功能。

圖文檔管理模塊實現(xiàn)了檔案錄入、科技檔案查詢、榮譽檔案、規(guī)范性文件管理、檔案銷毀、統(tǒng)計報表與打印等功能。

3 企業(yè)標準化體系的建立

3.1 準備策劃

企業(yè)應(yīng)根據(jù)其生產(chǎn)、經(jīng)營和管理的規(guī)模、復(fù)雜程度、標準化工作量，選擇設(shè)置相適應(yīng)的標準化管理機構(gòu)，明確其職責與權(quán)限，并編制企業(yè)標準化工作規(guī)劃與計劃。

建立標準化體系應(yīng)始于教育、終于教育。企業(yè)應(yīng)認真進行標準化法制教育和以崗位工作標準為核心內(nèi)容的繼續(xù)教育，培訓(xùn)和造就一支企業(yè)標準化工作骨干隊伍，讓標準化工作意識深入人心，使員工自覺地提高工作水平。

調(diào)查研究，掌握企業(yè)內(nèi)部的標準化需求和現(xiàn)狀。全面收集與本企業(yè)相關(guān)的最新國際標準、國家標準、行業(yè)標準、地方標準及其他相關(guān)的資料。

企業(yè)標準化管理機構(gòu)在全面掌握企業(yè)標準體系的有關(guān)情況后，集思廣益，初步擬定企業(yè)標準化體系結(jié)構(gòu)方案。

3.2 體系表編制

在企業(yè)標準化體系結(jié)構(gòu)方案選定后，企業(yè)應(yīng)研究編制企業(yè)標準化體系層次結(jié)構(gòu)圖及技術(shù)標準、管理標準、工作標準等體系基本結(jié)構(gòu)圖，根據(jù)基本結(jié)構(gòu)圖中的規(guī)定，著手編制標準明細表。

企業(yè)應(yīng)根據(jù)需求調(diào)研情況對企業(yè)內(nèi)應(yīng)協(xié)調(diào)統(tǒng)一的具體標準化對象進行分析研究，明確企業(yè)標準化體系每一小類中應(yīng)包含的具體標準，并將其與現(xiàn)有標準相對照。對于已有標準的應(yīng)根據(jù)企業(yè)實際情況重新審查、調(diào)整、確認，對沒有標準的應(yīng)分析確立新標準項目，并按標準明細表的內(nèi)容與格式要求，分別將調(diào)整、確認的現(xiàn)有標準項目和確立要發(fā)展的待制定標準項目填入標準明細表，標準明細表的內(nèi)容格式如表1所示。

標準明細表完成后，企業(yè)應(yīng)對標準明細表的內(nèi)容進行統(tǒng)計分析，再按照體系匯總表的格式填寫標準匯總表(如表2所示)。標準匯總表能幫助企業(yè)全面了解企業(yè)標準化體系的標準概況和水平。

表1 標準明細表內(nèi)容格式示例

表2 標準匯總表內(nèi)容格式示例

3.3 待制定、修訂標準

成立標準編寫小組，根據(jù)企業(yè)實際制定詳細的企業(yè)標準體系待制定、修訂標準編寫計劃，明確人員分工和進度安排。同時開展企業(yè)標準編寫的相關(guān)培訓(xùn)，讓小組成員真正理解有關(guān)標準的內(nèi)容和要求，熟練掌握標準編寫的各項技能。最后，按計劃形成標準草案。

3.4 意見征集及審定發(fā)布

企業(yè)標準體系表及待制定標準草案完成后，應(yīng)將標準發(fā)往相關(guān)部門進行廣泛征求意見，并對收集的意見進行匯總整理。根據(jù)反饋意見完善企業(yè)標準體系表及標準草案，形成企業(yè)標準體系表及待制定標準送審稿。

然后，組織并召開企業(yè)標準化體系評審會，對企業(yè)標準體系表及待制定標準送審稿進行審議，提出審議意見。再根據(jù)評審會專家的審議意見進行修改完善，形成企業(yè)標準體系表及待制定標準的報批稿。

3.5 實施、評價、確認與改進

實施標準是有組織、有計劃、有措施地貫徹執(zhí)行標準的活動，是一項細致而復(fù)雜的工作，涉及到科研、設(shè)計、生產(chǎn)、經(jīng)營管理部門，相互關(guān)聯(lián)、互相制約。標準的實施一般分為計劃、準備、實施、檢查總結(jié)幾個階段。

開展對企業(yè)標準化體系的評價、確認和改進是企業(yè)標準化工作中一項不可缺少的活動。通過對企業(yè)標準化體系的評價、確認，企業(yè)可以發(fā)現(xiàn)在生產(chǎn)、經(jīng)營和管理各項活動中存在的不足與缺陷，并通過制定糾正措施和持續(xù)改進達到進一步完善的目的。

企業(yè)標準化體系評價應(yīng)以自我評價為主，在自我評價的基礎(chǔ)上，爭取社會確認，使企業(yè)標準化體系的評價更加全面、完整、有效。建立PDCA有效管理模式，通過不斷改進，使企業(yè)標準化體系更完善，促進企業(yè)不斷發(fā)展，實現(xiàn)其經(jīng)營、管理的最佳秩序和最佳效益，以適應(yīng)企業(yè)服務(wù)、經(jīng)營、管理和外部環(huán)境變化等能力的周而復(fù)始、循環(huán)上升的過程。

4 結(jié)束語

中、小型勘察設(shè)計單位標準化體系建設(shè)是對企業(yè)管理、技術(shù)、工作規(guī)范的梳理、優(yōu)化，促進了企業(yè)向規(guī)范化、標準化和科學(xué)化的方向發(fā)展，為企業(yè)逐步向管理一體化方向發(fā)展奠定了良好的基礎(chǔ)。