集團與股份公司人事檔案管理有關問題研究

文/董光端

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集團與股份公司人事檔案管理有關問題研究

文/董光端

河北港口集團有限公司

我自去年8月底接手檔案管理工作以來，對人事檔案管理現狀及存在問題進行了深入調研，并試圖就進一步提高人事檔案管理水平進行了學習和思考，現將有關情況匯報如下：

1 人事檔案管理現狀

1.1 人事檔案數量

截止2017年4月底，集團與股份檔案室共保管兩級機關、30家不具備檔案保管條件或人數較少單位、退（離）休局級領導人員、離職人員的人事檔案共1446冊，其中中層領導人員檔案336冊，集團科級及一般人員檔案583冊，股份公司科級及一般管理人員檔案497冊，退（離）休局級領導人員檔案18冊，離職人員檔案12冊。

1.2 檔案室條件

（1）集團檔案室位于老辦公樓一樓，有庫房和閱檔室各一間。現有五斗檔案柜14組，共70個，可用柜65個。配有電腦4臺，打印機和滅火器各一個，簡易桌椅5套。

（2）股份檔案室位于辦公樓16樓，庫房和閱檔室共用一室。現有五斗檔案柜12組，共60個，可用柜60個。配有電腦、打印機、復印機、除濕機、滅火器各一個，辦公桌椅2套。

2 存在問題與困難

2.1基礎設施建設陳舊。在設備配備上，集團與股份檔案室情況類似，都存在檔案倉庫面積小、基礎設施老化陳舊等現象，在安全措施上，“三防”（防火、防潮、防盜）等安全設施配備不足且年限過長，檔案庫房堆放很多閑置和廢棄的辦公家具和用品，一旦發生意外，后果將無法挽回。

2.2管理方式落后。在檔案整理上，由于人事檔案散材料收集制度不完善，各單位執行情況和力度不一致，致使各單位人事檔案管理水平參差不齊，存在問題較多，例如檔案盒或檔案袋規格不一致、破損，材料遺失、缺失，檔案材料分類不規范等問題。在登錄方法上，仍舊采用手工登記的方式，沒有形成現代化的管理方式，一旦查詢歷史記錄，費時費力。在檔案轉遞上，由于各單位人事檔案管理重視程度不夠，在人員調轉過程中，不能及時進行人事檔案的轉遞工作，時長造成“人”、“檔”分離。

2.3管理力度不夠。隨著集團和股份公司的改革優化，分子公司的職能調整，人員內部流動加大，但各單位人事檔案管理人員投入不足，人事檔案的整理力度嚴重不足。檔案整理方面，根據中組部《關于做好文件改版涉及干部人事檔案有關工作的通知》，干部人事檔案材料和目錄采用國際標準A4紙型，目前仍有處級以外的1094本人事檔案需進行檔案尺寸更改和檔案盒更換工作。

2.4檔案室分開管理不便利。集團、股份檔案室分處兩地，管理不便。且查詢、借閱、轉遞檔案較為頻繁，兩級檔案室分處兩棟樓給管理工作帶來極大不便。

3 已完成的工作

3.1盤點。盤點集團、股份檔案室所保管的人事檔案數量，檢查檔案柜使用情況及破損情況，對可利用的檔案柜進行逐一編號。

3.2檔案核查。根據檔案保管權限，通報沒有檔案管理能力或員工人數上且員工檔案應在集團或股份保管的單位，上報代保管檔案名單，并依據此名單核對現保管檔案。經核對，共找出56本人事檔案未按規定在機關檔案室保管，經多方溝通與查找，56本在外檔案全部接收完畢。

3.3散材料歸檔。配合人力資源信息系統機關人員信息完善工作，已將近10年未整理的數百份散材料歸入人事檔案散材料文件夾中。

3.4檔案柜規整。檔案室檔案擺放過于隨意，分布不均勻，為方便查找，已將檔案統一集中。

3.5完善制度建設。根據檔案工作實際，總結經驗，對標先進，草擬《員工人事檔案管理辦法》修訂稿。

4 工作計劃

4.1 檔案室改造升級，全面提升基礎設施建設水平

擬參考本市委組織部人事檔案室，綜合集團、股份檔案室實際情況，將集團和股份公司人事檔案室合并，按照國家《干部人事檔案工作條例》對檔案室條件設定的標準，重新新粉刷，鋪設防火地面，改造老化電路，更換密集檔案柜和防盜門，添置除濕、防火、防塵等安保設施，改造升級檔案室，保障檔案安全，優化工作環境。

檔案室平面布置圖

4.2 檔案管理權限下放，提高管檔效率和服務質量

根據《人事檔案管理辦法》中對保管權限和職責的有關要求，機關可代集團所屬單位中檔案很少的單位保管員工人事檔案。目前，機關檔案室除機關部室的371冊員工人事檔案外，還代46家分、子公司級及中心保管1365冊統招員工人事檔案，《人事檔案管理辦法》中規定“人事檔案在1000冊以上可設置專職檔案管理員”，機關保管的1736冊人事檔案和456冊專業技術職務檔案，僅設1名檔案員，管理工作任務量過大，已影響到了檔案服務的效率與質量。經研究，擬將員工總數在100人以上的單位員工人事檔案轉還各單位自行保管，檔案管理權利的下放與回歸既能分減機關檔案室工作任務量，又能方便各單位查詢、使用本單位員工檔案，簡化查檔流程，提高檔案利用率和工作效率。