淺談檔案管理和檔案服務

李麗

【摘 要】 目前的檔案系統的重要任務是開發和使用檔案資源，不斷采用檔案服務機制，積極和主動地維護經濟建設的主要領域，并為全面建設小康社會提供服務。必須通過計算機網絡向用戶提供服務，并實施現代化的檔案管理。

【關鍵詞】 檔案管理；服務；創新；重要舉措

[Abstract] The current file system is an important task of the development and use of archives resources， constantly USES the file service mechanism， positive and proactive in maintaining the main fields of economic construction， and provide service for building a well-off society in an all-round way. Must provide the service to the user through the computer network， and implement the modernized archives management.

[Key words] file management； service； Innovation； important measures

在檔案管理工作中，對檔案管理的認識非常重要。維護和改進檔案管理的質量，要求我們不僅在口頭上的重視，而且還必須認真落實我們的工作，并繼續改進檔案管理。本文討論了如何提高對檔案的了解和提高檔案管理的質量，以便更好地推進檔案管理的工作。

1 檔案管理中對創新服務理念的認知

在當今社會檔案管理方面，服務創新是適應社會發展的必然需要。以往傳統的檔案服務理念，已經遠遠落后于社會全面發展的要求，因而必須在創新方面加以突破和提升。為此，提升檔案管理服務創新理念就有必要在以下幾個方面下功夫。

1.1 增強檔案服務創新意識

鑒定檔案管理工作所特有的社會屬性，就要通過各種有效的宣傳媒介，全方位的推進檔案管理在法律、法規方面的建設，通過其檔案館的普及率來有效提升檔案館的服務工作上一個新臺階。

1.2 深度挖掘文件的價值

檔案利用的宗旨是以全面服務社會，滿足廣大利用者需求，依法收集、開發利用的前提和基礎。不斷研究其利用價值，在豐富館藏的同時，改善館藏結構，適應不同階層的需要，其發揮社會化、最大化的價值。

1.3 創新對利用者的研究

利用者進行研究，以提高可預測性和使用率。不僅研究當前用戶，還可以研究潛在的用戶。不僅可以對用戶的需求進行研究，而且還可以對用戶的潛在需求進行研究，以消除所有的障礙，以盡可能多地使用檔案用戶。用戶者需求和潛在的需求為發展動力，創新檔案服務的理念。

2 創新服務機制

2.1 建立以人為本的人機系統

在檔案管理服務創新上，我們要把檔案館員工隊伍的建設放在一個十分突出的位置上，與之相應的就是為員工營造一個適于健康發展的工作環境與條件。這其中也包括員工素質的綜合培訓，以確保檔案管理服務創新工作的穩步發展。

2.2 競爭機制

創新的服務必須首先采用競爭機制，將檔案管理人員的任命制改為聘用制，用工由單項選擇改為雙向選擇，取消終身管理人員的終身職稱制度，并改革檔案部門，從自己的管理角度來看，該中心需要使用信息服務，根據文件管理組織的功能設置，確定工作目標、工作量、工作標準，分工到人。實行崗位責任制度。責任和權力相互制約，實行嚴格考察制度，以確保最合理的為那些能夠競爭的人提供有效的競爭機制。所有類型的檔案工作者都在學習，試圖掌握信息網絡技術，完善業務水平并充分動員大家的熱情、主動和創造力，成為多元化的人才。

3 創新服務措施

它必須迅速轉變為一種被動、獨特、封閉、多元化、開放和多樣化的服務方式，并將服務方法擴展到各種形式和網絡。

3.1 建立信息資源庫，促進信息檢索。

不言而喻，文件數據庫的功能是能夠行之有效地對其進行存儲、分類及提取，并請求諸多電子數據。例如，就很多公司而言，利用文件數據庫，不僅可以保證電子文件的高效歸檔，同時也大大提高了其準確率，從而提升了其信息的利用率。具體而言，使用者只需要通過計算機與網絡的互聯，文件的提取和查詢便輕而易舉的得到解決。

3.2 建立檔案網站，提供開放的信息服務。

檔案部門還可以通過網站建設自己的網站，提供公共信息。在互聯網上發布有關互聯網文件的信息，并為所有社會組織提供信息服務，使每個用戶可以隨時訪問網站，以及何時進入辦公候獲得他需要的信息。這是互聯網的優勢。網站的發布信息也是最常見和最常用的。這個表格提供了廣泛的服務，信息共享是快速的，缺點是任何限制或機密信息都不能發布，不能被特定的用戶請求使用。

3.3 通過區域網絡，為更多的部門服務

例如，文件系統、檔案和教育服務、政府機構和其他相關單位與該區域建立聯系，建立一個獨立的地方網絡，以實現共享電子文檔信息資源。通過這種聯網，檔案部的信息資源可以為更多的單位提供服務，滿足某些部門的具體信息需求，提高信息使用的效率。

3.4 開辦檔案代管（寄存）中心

公共服務檔案的廣泛功能是為進一步的公共服務提供基礎，這將為社會帶來長期利益，因此將提供這些服務。例如為公眾提供檔案資源代管，是在檔案中擴大社會和社會服務的另一個重要方面。

4 創新服務內容

隨著時間的推移，檔案服務的內容不斷完善。在檔案服務的內容上，有必要提高和提高檔案服務的主動性、相關性和及時性。

4.1 加強信用檔案工作

對中國的經濟工作的一個重要部分是系統和信息以國家信用為基礎的信用文件安全。隨著信用檔案的收集范圍、管理體系和應用體系的建立，信用檔案業務的主要內容是積極開展文獻服務創新。信息系統提供社會信用檔案、信用檔案、記錄和各類信息，為政府部門和各界人士提供信用信息咨詢服務。

4.2 加強農村新領域檔案工作

根據農村發展情況，檔案館和農業部必須把注意力轉移到農村地區。重視新領域的檔案服務，關于農業政府、農村事務、減輕農民負擔、稅收改革和薪酬以及提高農民福利的信息。特別是我們必須加強農村社會安全，發展和利用項目的基本工程服務，及時提供指導方針、政策和方向。改善縣城和群眾的服務。

5 提高服務能力

為了提高檔案部門的服務能力，一方面必須提高檔案部門的服務水平。檔案管理的能力，并提供更多的信息服務。另一方面，我們選擇了，在不同的渠道上訓練和引進人才，特別是為了了解業務和復雜的人才，以及計算機知識和業務知識，建立一個學習環境，改善檔案質量管理團隊，提高服務質量滿足現代管理的需要。

6 結束語

盡管檔案管理已經取得了長足的發展，取得了一些進展，但它將面臨新的挑戰和問題，它要求檔案保管員釋放他們的想法，改變他們的看法，提高對服務的認識，不斷提高服務水平，發展創新，以創新的方式發展。

參考文獻 ：

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