高職院校資產(chǎn)信息維護(hù)平臺(tái)設(shè)計(jì)及研究

張立輝 長春職業(yè)技術(shù)學(xué)院

在高職院校的工作中資產(chǎn)維護(hù)管理工作是一項(xiàng)重要的工作內(nèi)容，對(duì)固定資產(chǎn)的管理和維護(hù)，能夠?qū)W(xué)院的資源配置進(jìn)行優(yōu)化、減少資產(chǎn)的成本。隨著計(jì)算機(jī)信息化的發(fā)展，軟件的應(yīng)用深入到各行各業(yè)，因此，利用資產(chǎn)維護(hù)信息平臺(tái)可以實(shí)現(xiàn)先進(jìn)的管理手段，對(duì)資產(chǎn)信息進(jìn)行規(guī)范、科學(xué)、高效管理，特別是在傳承其運(yùn)作理念的基礎(chǔ)上發(fā)展其它業(yè)務(wù)。另外，在資產(chǎn)信息維護(hù)平臺(tái)中最重要的元素是相應(yīng)的資產(chǎn)數(shù)據(jù)，通過對(duì)這些數(shù)據(jù)的分析可以預(yù)測出高職院校的資產(chǎn)相關(guān)動(dòng)態(tài)情況，可以為學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)對(duì)資產(chǎn)的使用和調(diào)配進(jìn)行有力的參考，進(jìn)而使用資產(chǎn)進(jìn)行最大化的應(yīng)用。因此，在學(xué)院的整個(gè)系統(tǒng)安全中的首要任務(wù)就是確保資產(chǎn)信息維護(hù)平臺(tái)的數(shù)據(jù)安全性。

資產(chǎn)信息維護(hù)平臺(tái)采用的C/S結(jié)構(gòu)，C/S結(jié)果是客戶端/服務(wù)器端結(jié)構(gòu)，比傳統(tǒng)的B/S結(jié)構(gòu)缺少一層，C/S結(jié)構(gòu)在處理相同的任務(wù)時(shí)，響應(yīng)速度更快，運(yùn)行的時(shí)間效率更高。C/S結(jié)構(gòu)的另外一個(gè)優(yōu)點(diǎn)是能充分發(fā)揮客戶端PC的處理能力而且有安全的存取模式。該平臺(tái)功能系統(tǒng)功能完善化，簡單易學(xué)，容易使用，安全性好，擴(kuò)展性比較靈活。

目前高校的固定資產(chǎn)管理主要存在以下現(xiàn)狀：

1 固定資產(chǎn)管理主體的缺位

高職院校的資產(chǎn)對(duì)國家的投入依賴性較強(qiáng)，習(xí)慣于伸手向國家要，形成了一種資產(chǎn)投入比重大、輕管理的現(xiàn)象，高校在資產(chǎn)上更加注重的是對(duì)資產(chǎn)預(yù)算的安排，不注重對(duì)資產(chǎn)的管理維護(hù)，更加不去關(guān)注固定資產(chǎn)的應(yīng)用長期性和使用效率。高職院校的資產(chǎn)購買主要來源于實(shí)訓(xùn)室的設(shè)備、教學(xué)儀器、科研設(shè)備，久而久之形成了“誰采購、誰占有、誰利用”的局面。

2 固定資產(chǎn)不能有效進(jìn)行整合

資產(chǎn)信息維護(hù)平臺(tái)是將高職院校的固定設(shè)備及儀器等資產(chǎn)進(jìn)行有效的整合、統(tǒng)一協(xié)調(diào)、統(tǒng)一監(jiān)督，進(jìn)而達(dá)到有效的控制。各分院在行政上雖然進(jìn)行了實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一管理，但是在資產(chǎn)的管理和使用上并沒有進(jìn)行有效整合和統(tǒng)一管理，形成了行政活動(dòng)和固定資產(chǎn)管理的“兩張皮”。

3 缺乏有效的資源共享機(jī)制

目前高職院校的固定資產(chǎn)管理均已做到了無紙化管理，但是仍然有少數(shù)高職院校使用紙制資產(chǎn)登記、金額管理、數(shù)量管理的水平上。固定資產(chǎn)的相關(guān)數(shù)據(jù)不能及時(shí)進(jìn)行相應(yīng)的修改和反映實(shí)際的情況，不能及時(shí)反映資產(chǎn)的分布狀態(tài)和實(shí)際使用變化。

由于存在上述問題，我們采取的方式是，先解決資產(chǎn)主體的劃分，通過多用戶實(shí)現(xiàn)對(duì)資產(chǎn)的權(quán)限劃分，再解決各區(qū)(分院)資產(chǎn)的整合，將資產(chǎn)信息進(jìn)行系統(tǒng)化的管理。資產(chǎn)信息維護(hù)平臺(tái)不僅將具有很好的技術(shù)實(shí)踐價(jià)值，而且也將產(chǎn)生良好的經(jīng)濟(jì)效益。

C/S 結(jié)構(gòu)的基本原則是將程序的整體功能分解成多個(gè)子模塊，由分處名分院的計(jì)算機(jī)獨(dú)立完成相應(yīng)的子功能，即采用“功能分布”原則。各分區(qū)的客戶端完成數(shù)據(jù)處理；服務(wù)器端完成數(shù)據(jù)管理的核心功能。根據(jù)這些特點(diǎn)進(jìn)行平臺(tái)完整的設(shè)計(jì)思路并構(gòu)建(并適度擴(kuò)展)出符合高職院校的資產(chǎn)信息維護(hù)平臺(tái)，最終實(shí)現(xiàn)出良好的架構(gòu)、穩(wěn)定的性能、靈活的擴(kuò)展性并且定制易用的資產(chǎn)信息維護(hù)平臺(tái)。

資產(chǎn)信息維護(hù)平臺(tái)的功能模塊：

3.1 資產(chǎn)編號(hào)

由員工直線上級(jí)提前提出申請(qǐng)，根據(jù)資產(chǎn)價(jià)值，選擇相應(yīng)級(jí)別人員進(jìn)行審批。資產(chǎn)管理員在得到員工部門負(fù)責(zé)人及院級(jí)領(lǐng)導(dǎo)確認(rèn)后，給員工配備資產(chǎn)并更新數(shù)據(jù)庫，由復(fù)核人發(fā)放資產(chǎn)給使用人或部門負(fù)責(zé)人。資產(chǎn)申請(qǐng)流程如圖1所示。

圖1 資產(chǎn)申請(qǐng)流程圖

3.2 資產(chǎn)入庫

新購資產(chǎn)到貨后，由資產(chǎn)管理員檢查是否與采購明細(xì)一致，核查完畢后，粘貼資產(chǎn)編號(hào)，更新管理數(shù)據(jù)庫，并與財(cái)務(wù)部門進(jìn)行對(duì)比確認(rèn)。

3.3 資產(chǎn)發(fā)放

在完成相應(yīng)資產(chǎn)申請(qǐng)審批流程后，由資產(chǎn)管理員指定發(fā)放給資產(chǎn)復(fù)核人，由復(fù)核人直接發(fā)放給使用人或部門負(fù)責(zé)人

3.4 資產(chǎn)維修

資產(chǎn)在使用過程當(dāng)中發(fā)生故障或者損壞時(shí)，使用人需要報(bào)到資產(chǎn)管理員處，由資產(chǎn)管理員與維修商聯(lián)系，維修商進(jìn)行檢測，報(bào)價(jià)，維修。并將維修報(bào)價(jià)上報(bào)到賬務(wù)部門，申請(qǐng)通過后再由維修商對(duì)設(shè)備進(jìn)行維修。資產(chǎn)維修流程如圖2所示。

圖2 資產(chǎn)維修流程圖

3.5 資產(chǎn)報(bào)廢

對(duì)于部分電腦丟失、硬件損壞無法維修的資產(chǎn)，各分院根據(jù)實(shí)際的使用情況，將自己分院的設(shè)備進(jìn)行報(bào)廢申請(qǐng)，資產(chǎn)管理員根據(jù)情況將報(bào)廢申請(qǐng)遞交賬務(wù)部門和上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)，申請(qǐng)通過后并確認(rèn)數(shù)據(jù)已經(jīng)清除完畢，在平臺(tái)上填寫報(bào)廢設(shè)備的相關(guān)信息。資產(chǎn)報(bào)廢流程如圖3所示。

圖3 資產(chǎn)報(bào)廢流程圖

3.6 資產(chǎn)盤點(diǎn)

資產(chǎn)盤點(diǎn)在每年12月執(zhí)行一次，年終的資產(chǎn)盤點(diǎn)由資產(chǎn)管理員與財(cái)務(wù)部門共同執(zhí)行。根據(jù)財(cái)務(wù)部門以及資產(chǎn)管理員所登記的信息進(jìn)行核實(shí)，逐一與資產(chǎn)使用人進(jìn)行對(duì)比。資產(chǎn)盤點(diǎn)流程如圖4所示。

圖4 資產(chǎn)盤點(diǎn)流程圖