淺談中國石油遼寧銷售公司協同辦公系統

劉鐵軍 中國石油遼寧銷售公司信息化管理處

2016年之前，中國石油遼寧銷售公司除了公文審批及相關業務系統的流程審批外，庫站到分公司，分公司到省公司其他的審批（如加油站維修審批、請假審批、辦公用品審批等）業務多以紙質方式完成，審批效率相對較低，未完全實現無紙化辦公；公司內除了主營業務以外的數據報送多以人工上報，手工匯總為主（如省公司找地市分公司需要的日常數據、地市分公司找加油站要的日常數據），工作效率低，可追溯性、數據共享性低；公司之前信息傳遞以QQ、微信、郵箱為主，功能局限，不能滿足企業精細化管理的發展需要。終上所述，遼寧銷售公司急需建設一套辦公管理軟件，以服務于公司日常管理與業務經營，以滿足管理提升和降本增效的需要。

1 協同辦公系統建設目標

通過建立協同辦公系統，打破部門交叉審批瓶頸，減少紙質傳遞，圍繞人和業務全面覆蓋省公司、地市分公司及庫站，實現業務辦理無障礙，協同管理、移動辦公、精細管理的思想貫穿始終；實現多口徑數據共享、知識共享、流程共享、資源共享、消除信息孤島；通過流程梳理和優化，所有工作有跡可尋，借助系統閘口提高管理水平，降低運營風險，從而規范管理；通過預警提醒中心，流程績效評估，系統間數據集成從而提高工作效率。

2 協同辦公系統概況

遼寧銷售公司協同辦公系統建設分兩期實施。 項目一期2016年10月上線，平臺中建立組織機構1959個，覆蓋公司機關、二級單位及所屬庫、站；創建賬號總數9162個；開發功能108項，涉及16條專業線；項目二期2108年3月上線，開發功能42項并進行系統主頁面的改版。

系統建設的功能涉及公司日常運營管理的諸多方面，涵蓋公司兩級機關、油庫、加油站，經過1年多的運行，辦公事務“上協同、用系統、走流程”已深入人心。經過階段性的磨合調整，頂層設計的流程更加符合實際應用，員工對制度、流程的理解更加深刻，對系統的依賴程度更高，目前，協同辦公系統中全公司日均發起流程200余項，系統建設之初的預期（管理提升、管控落地、降本增效）已基本實現，應用效果逐漸顯現。

協同辦公系統是以服務為導向的知識化信息平臺，為省、市、庫站各層級員工提供統一的工作門戶，整合用戶的事項、文檔、協作和任務等項目。該系統作為總部統建系統的延伸應用，其功能將涵蓋公司行政管理的各個方面，滿足企業精細化管理要求。

通過系統的應用基本取代了紙質流轉，促進了各部門、各崗位之間業務協同；通過先進的工作流引擎覆蓋各類辦公流程，如呈批件、公文管理、任務管理、督查督辦、資源管理（車輛、會務、印章、證照）等，全面提升業務審批效率。

3 協同辦公系統功能示意圖

上圖為遼寧銷售公司協同辦公系統包含的所有功能模塊。

4 結束語

協同辦公系統是將現代化辦公和計算機網絡功能結合起來的一種新型辦公方式，其發展速度非常快，最終將成為人們重要的辦公平臺。本文目的在于介紹協同辦公系統在遼寧銷售公司日常工作中的推廣應用，為我們工作提供了很多便利,協同辦公系統優化了現有的管理組織結構，調整管理體制，在提高效率的基礎上，增加協同辦公能力，最后實現提高決策效能的目的。總之，協同辦公系統的應用大大提高了中國石油遼寧銷售公司辦公效率，助力企業更好更快發展。