質(zhì)量記錄的控制

劉穎彬

摘 要： 質(zhì)量記錄控制是質(zhì)量管理體系運行的關(guān)鍵程序。質(zhì)量體系運行的效果如何最終反應(yīng)在質(zhì)量記錄控制上。本文就場務(wù)部質(zhì)量體系管理運行過程中的質(zhì)量記錄控制方面的經(jīng)驗和體會，從質(zhì)量記錄的重要性、質(zhì)量控制要點以及質(zhì)量記錄控制中常見的問題簡述質(zhì)量記錄的控制。

關(guān)鍵詞： 質(zhì)量記錄；質(zhì)量記錄控制

1 質(zhì)量記錄的重要性

質(zhì)量記錄，是指企業(yè)已經(jīng)進行過的質(zhì)量活動所留下的記錄。是防止和糾正措施，提高驗證，追溯文件的依據(jù)，是用以證明質(zhì)量體系有效運行客觀證據(jù)。質(zhì)量記錄是獲得必要的產(chǎn)品質(zhì)量及有效實施質(zhì)量體系各要素的客觀證據(jù)。質(zhì)量記錄的重要性：（1）為質(zhì)量活動及達到的結(jié)果提供客觀證據(jù)；（2）為正確有效地控制和評價產(chǎn)品質(zhì)量提供客觀證據(jù)；（3）為評價質(zhì)量體系的有效性提供客觀證據(jù)；（4）為采取預(yù)防和糾正措施提供重要依據(jù)；（5）為評價和驗證質(zhì)量活動提供信息；（6）質(zhì)量手冊及質(zhì)量體系程序文件的支持性文件。

2 質(zhì)量記錄控制的要點

2.1 分級分類控制

質(zhì)量記錄涉及組織的技術(shù)活動和管理活動的方方面面，因此質(zhì)量記錄的種類和數(shù)量都是龐大的體系，同時，質(zhì)量記錄管理中又蘊含著“持續(xù)改進”和“基于事實的決策方法”的質(zhì)量管理原則。因此要弄清受控質(zhì)量的種類、分清質(zhì)量記錄的主次，以便實施分級分類的控制，對關(guān)鍵的重要的質(zhì)量記錄實施重點控制。

2.2 規(guī)范質(zhì)量記錄的形成過程

2.2.1 質(zhì)量記錄填寫要清楚，字跡要清晰，不得使用鉛筆填寫，不準使用涂改液，也不能使用修正紙等，不得隨意更改，記錄用筆可以用鋼筆、圓珠筆或簽字筆，不應(yīng)用紅筆尤其是簽名，這些筆能夠確保記錄永不褪色。用筆一定要考慮其字跡的持久性和可靠性。特別注意的是要檢查最后填寫的清晰度，不清晰者要進行重填，如質(zhì)量記錄因筆誤需更改，在填寫記錄出現(xiàn)筆誤后，不要在筆誤處亂寫亂畫，甚至涂成黑色或用修整液加以掩蓋，當事人應(yīng)在更改處字上劃一橫線并更正及簽名認可或備注欄中簽名認可。

2.2.2 填寫質(zhì)量記錄內(nèi)容要求真實、完整。

2.2.3 記錄完畢后，責任人應(yīng)簽名，簽名時須填寫全名。任何簽署都應(yīng)簽署全名，同時盡可能的清晰易辨，不允許有姓無名或有名無姓情況存在。

2.2.4 質(zhì)量記錄的表格上所有須填的欄目，均應(yīng)進行相應(yīng)填寫，若有不適用的欄目或空白欄目的填寫應(yīng)加劃斜線。

質(zhì)量記錄填寫有以下事項需要注意：

（1） 記錄不得隨便進行更改，需要更改時正確的做法是先將錯誤的地方用一條橫線劃掉，然后在旁邊寫上正確的內(nèi)容，同時在旁邊進行簽名，并寫上日期。值得注意的是：如是數(shù)字錯誤，應(yīng)將整個數(shù)字劃掉，不能僅將數(shù)字中寫錯的位數(shù)劃掉，如：將9002該為9001時，應(yīng)為9002而不是9002。

（2） 簽名時要注意寫全名，不能僅寫一個字或?qū)懩持魅巍⒛辰?jīng)理、某先生、某小姐等。

（3） 填寫日期時要寫全年月日，例如文件的起草日期為2004年2月1日可寫為1/2.04或2004/2/1、2004.2.1等。

2.3 及時進行質(zhì)量記錄的整理與標識

記錄的標識應(yīng)具有唯一性標識，為了便于歸檔和檢索，記錄應(yīng)具有分類號和流水號。標識的內(nèi)容應(yīng)包括：記錄表格所屬的質(zhì)量管理文件的編號、版本號、表號、頁號、沒有標識或不符合標識要求的記錄表格是無效的表格。

2.4 質(zhì)量記錄的保管要求

2.4.1 質(zhì)量記錄的貯存條件應(yīng)可靠、安全、防止損壞、變質(zhì)或丟失。

2.4.2 質(zhì)量記錄未經(jīng)批準不得復(fù)印、銷毀。

2.4.3 歸檔管理的質(zhì)量記錄應(yīng)按月或在質(zhì)量活動結(jié)束后收集分類、按編號順序裝訂成冊。

2.4.4 借閱質(zhì)量記錄須相關(guān)部門負責人同意后方可借閱，并按期歸還。一般情況下，記錄的保存期限為2年，主要的記錄應(yīng)保存3年，重要的記錄應(yīng)長期保存。

2.5 合理利用和處置質(zhì)量記錄

超過規(guī)定保存期限的記錄，應(yīng)統(tǒng)一進行處理，重要的含有保密內(nèi)容的記錄須保留銷毀記錄。記錄必須如實記載產(chǎn)品質(zhì)量的形成過程和最終狀態(tài)，如實反映質(zhì)量管理體系過程、過程和活動的運行狀況和結(jié)果，證實產(chǎn)品滿足技術(shù)標準、合同、法規(guī)要求以及顧客的期望的程度，反映組織的質(zhì)量管理體系是否已得到有效運行，產(chǎn)品、過程和整個體系的運行是否達到了預(yù)期的要求。

3 質(zhì)量記錄存在的問題

3.1 質(zhì)量記錄不及時，事后補記

管理的決策行為和作業(yè)行為是時時刻刻以動態(tài)的方式存在，記錄應(yīng)該體現(xiàn)時效性的特點。干什么寫什么，“做所記”是衡量質(zhì)量管理體系是否有效運行的一個關(guān)鍵性標志，記錄時間按規(guī)定要求必須及時，否則起不到控制及依據(jù)作用，但由于不夠重視，事后補記的現(xiàn)象較多，以致于造成記不全不完整，同時也影響可追溯性。

3.2 記錄的填寫方式不規(guī)范

具體表現(xiàn)在記錄表格的設(shè)計上存在缺漏項，如實驗參數(shù)、實驗項目不全；填寫方法上數(shù)值類項目如重量、尺寸.參數(shù)等按符合性項目處理，在記錄表格上甚至打√或打×，這種做法使得在實際操作時，項目之間容易混淆，也不利于后續(xù)開展統(tǒng)計分析，同時，過程的可追溯性變差；有的記錄對事件過程表述含混不清，甚至自相矛盾.讓人看后一頭露水。

3.3 缺乏對記錄的整理和加工

各種記錄表格存檔混亂，沒有制定歸檔要求或是沒有按要求整理，造成查找使用不方便。沒有根據(jù)記錄中的數(shù)據(jù)開展統(tǒng)計分析，從中吸取有價值的信息，從而喪失改進的機會。

3.4 弄虛作假

有些同志平時工作不認真，不重視，當檢查或?qū)徍藭r，就突擊補填表格。應(yīng)付檢查，把質(zhì)量記錄作為一種負擔，而不是作為一種責任。個別人填表格，而大多數(shù)人未介入，表面看起來，記錄齊全，但問題很多，前后矛盾，難以應(yīng)對詢問和檢查。

針對以上問題，總體的做法應(yīng)建立健全各項規(guī)章制度，使各項工作有章遵循，怎么干就怎么寫，寫的必須符合規(guī)范要求，可操作性強，在制度上不能有漏洞。

4 體會

質(zhì)量記錄是一種證據(jù)，也是實施管理行為的一種依據(jù)，組織管理者應(yīng)給予高度的重視，各層次作業(yè)人員應(yīng)改變“做而不記”的觀念，不斷挖據(jù)記錄的潛在價值。記錄的真正價值除了提供“做”的證據(jù)外，關(guān)鍵在于記錄的使用，特別是用于提供信息并做出決策活動，記錄的真實性、及時性將被顯在地體現(xiàn)出來。其次，借鑒成功企業(yè)記錄的管理模式，進行有目的的消化吸收，是提高記錄管理水平的一個途徑。

參考文獻

[1]中航工業(yè)試飛院質(zhì)量手冊.

[2]航工業(yè)試飛院程序文件.