淺議項目溝通管理的重要性

摘 要：隨著公司項目的不斷增多，如何更好的進行項目管理已經成為公司面臨的關鍵問題。項目溝通管理是項目管理工作的核心，它貫穿于項目管理的始終，決定著項目管理的成敗。本文從項目溝通管理的定義出發，闡述了項目溝通的重要性，分析了公司項目溝通管理存在的問題，并說明了如何進行有效的溝通以保證項目的順利進行。

關鍵詞：溝通；溝通管理；項目

1 引言

隨著公司和市場不斷發展，項目已成為公司生存的基礎，公司日常的生產經營主要是圍繞著項目開展的，項目管理的成功與否與公司的經濟效益緊密相連，同時又直接左右著公司的市場開拓前景以及戰略目標的實現。而項目溝通管理，作為項目管理工作的核心，它貫穿于項目全生命周期之中，包括啟動、規劃、實施、控制、收尾等全過程。項目溝通管理的目的是要保證項目相關信息能夠及時準確地采集、傳遞和保存，在項目的組織與實施過程中，如果缺乏有效的溝通，項目經理就難以做出正確的決策，此外還會出現項目運行效率、質量不佳，并無形中增加了項目的成本，最終還會導致項目的失敗。而良好的溝通既是實現項目管理目標的主要方式和工具，也是項目順利進行的重要保障。

2 項目溝通管理概述

2.1 項目溝通管理定義

溝通就是信息的交流。溝通可以是通信工具之間的信息交流，如電報、電話、傳真等；也可以是人與機器之間的交流；還可以是人與人之間的交流。項目溝通管理就是確定項目干系人對信息與溝通的需要，主要包括誰需要何種信息、何時需要以及如何將其交到他們手中，同時保證及時、恰當地生成、搜集、傳播、存儲、檢索和最終處置項目信息所需要的過程。設別項目干系人的信息需求，并確定滿足這些需求的合適手段，是項目成功的重要保證。在以往項目經理高級培訓調查問卷中關于溝通在項目經理日常工作中的所占百分比問題，許多項目經理的回答都是溝通占了日常工作的70%-80%，從中我們不難看出溝通在項目管理中是何等重要，而溝通的好壞很大程度上影響著項目的成功與否。

2.2 項目溝通管理作用

項目溝通管理的原則是雙贏，通過溝通管理可以達到以下作用：一是明確項目總目標，使項目參與者對項目總目標達成共識；二是可以化解組織之間的矛盾和爭執，促使項目團隊成員在行動上協調一致，共同完成項目總目標；三是可以使各項目團隊成員、各部門互相了解、建立和保持較好的團隊精神，使團隊成員積極地為項目工作；四是可以使項目團隊成員行為一致，減少摩擦和對抗，化解矛盾，提高組織效率。

3 項目溝通管理的重要性

3.1 管理項目和團隊的重要手段

在項目的執行過程中，項目經理作為項目的管理者，需要通過各種手段和途徑將意圖傳遞給項目團隊成員，保證團隊內外部信息傳遞的暢通，使團隊成員能夠正確理解和執行項目經理的意圖，如果溝通不暢，團隊成員就不能正確理解和執行領導意圖，項目就不能按項目經理的意圖進行，最終導致項目混亂甚至失敗。

3.2 決策和計劃的基礎

任何決策都會涉及到干什么、怎么干、何時干等問題。項目經理在項目管理過程中要想做出正確的決策，必須以準確、完整、及時的信息作為基礎。決策大致分為兩種方式，一是項目經理通過溝通等途徑獲得大量的信息，然后進行決策，或者要求團隊相關成員給出決策建議。二是項目團隊成員主動和項目經理進行溝通，提出自己的決策建議，供項目經理參考，而形成決策。這兩種決策方式中，溝通無疑是最基礎的、最有效的。

3.3 建立和改善人際關系必不可少的條件

項目中涉及到的干系人很多，包括項目團隊、供應商、業主及發起人等，建立有效的溝通平臺，及時得到信息溝通，意見交流，將許多獨立的個人、團體、組織貫通起來，成為一個整體，從而減少人與人的沖突，改善人與人、人與團隊之間的關系，對項目的順利推動提供有力保障。

3.4 減少管理成本的有效手段

溝通在項目管理中也會發生成本，項目溝通管理的成敗直接影響項目管理的有效性和項目成本的控制。良好的溝通，有機會避免一些增加項目成本和項目管理難度的問題，溝通成本一般取決于組織中項目管理的協作性，也就是說取決于項目團隊成員之間的溝通能力。

4 項目溝通管理存在的問題

4.1 缺乏有效的溝通

在項目管理過程中時常出現這種現象：客戶在檢查項目階段成果時，發現曾經要求的某個產品特性或功能并沒有包含在其中，客戶認為之前以口頭的方式反映給了項目組的成員，而項目經理卻一無所知；或在設計過程中，技術人員設計出的內容與用戶提出的設計要求大相徑庭，需要重新設計，從而既浪費了寶貴時間，又延誤了合同的兌現，給公司造成不必要的損失。這些問題都是由于缺乏有效的溝通引起的。

4.2 溝通渠道不暢通

由于公司組織架構為職能式，各職能部門較多，導致項目溝通的節點多，溝通渠道數量大，上下溝通及其困難。且各部門間各自為政，往往因利益得失而發生互不溝通的情況。項目管理者在溝通上的時間和精力太多，此外由于公司高層和項目經理事務繁忙，且項目團隊成員分布在各職能部門，要想深入的了解項目的運行情況和存在的問題，只能通過會議、書面報告等形式進行，由于會議時間有限，且問題反饋較晚，往往已超過了問題最佳解決時間，從而延誤了項目進度。

4.3 溝通態度不正確

在項目管理過程中，往往會出現由于項目管理者不正確的溝通態度，而導致的信息傳遞障礙。第一種，項目經理和團隊成員都是專業化較強的人員，容易導致“我以為”的錯誤，以為溝通過，別人就清楚了；以為沒有反饋，就是沒有意見了；有時候太過主觀，認為有些東西不說，對方也知道，太過自信。第二種，不敢溝通，不敢和客戶溝通、不敢越級溝通、不敢與上級領導直接溝通，害怕被拒絕，害怕溝通中遇到的阻力；第三種，懶得溝通，認為這么簡單的東西不用溝通，憑自己的理解就可以完成等等，從而導致出現偏差，影響項目順利進行。

4.4 信息傳遞層次多

在項目管理過程中，溝通信息傳遞中間層次多，從而導致信息在傳遞過程中容易產生失真。一項研究表明，公司辦公會的決定通過五個等級后，信息損失達80%。這是因為，在信息傳遞時，各層次都會花時間把接收到的信息進行甄別，一層一層的過濾，在過濾的過程中還摻雜了大量的主觀因素，尤其是當發送的信息涉及到傳遞者本身時，往往會由于心理方面的原因，造成信息失真，可能會導致項目中的信息傳遞錯誤引起風險。

5 項目溝通管理的有效對策

5.1 制定項目溝通管理計劃

項目溝通管理計劃（見圖1）是對于項目全生命周期的溝通工作、溝通方法、溝通渠道等各個方面的計劃與安排，是項目溝通管理的一項重要工作，也是項目執行計劃的一部分，是實現有效溝通的基礎和依據。項目溝通管理計劃應在項目啟動前編制完成，并在項目的執行過程中根據計劃實施的結果進行定期檢查，同時依據條件變化及時進行修訂，保證溝通管理計劃的持續適用性。溝通管理計劃要全面、清晰、內容精簡，主要包括以下內容：（1）識別項目的溝通對象即項目干系人。明確在項目執行過程中誰需要信息，需要什么樣的信息，什么時候需要，怎樣獲得。（2）確定溝通內容。溝通管理計劃要明確溝通的內容，縮小信息范圍，減少不必要的信息交流，使不同的溝通對象獲取各自所需的信息。（3）明確溝通頻率。什么時間進行溝通，多長時間進行溝通，避免過多的溝通造成信息重疊。（4）明確溝通方式。針對不同的溝通對象，確定不同的溝通方式，根據不同的溝通目的，采取不同的溝通手段。（5）明確溝通責任。由誰負責溝通，溝通的標準是什么，溝通的效果如何。在溝通過程中出現問題及沖突時，誰應該負責并進行補救，確保溝通繼續并有效的進行。

圖1 項目溝通管理計劃

5.2 靈活運用各種溝通形式

在項目管理中，溝通形式是多種多樣的。其中包括口頭的、書面的或者圖表的、靜態的或者動態的、正式的或非正式的、主動提供或者按要求提供，也可以通過多種媒介，如紙質文件或者電子版方式。一般口頭溝通和書面溝通使用較多?？陬^溝通包括談話、會議、評審、討論等，這一方式簡單有效，更容易被大多數人接受。口頭溝通過程應該明確、坦白，避免因用詞不當或個人思想等因素隱瞞事實或造成理解上的差異。書面溝通包括通知、文件、備忘錄等，大多用來進行通知、確認和要求的活動，其優點是可以作為資料長期保存，反復查閱。在項目溝通過程中，要養成良好的溝通習慣，做到該今天的溝通的，不拖到明天溝通；該用書面溝通的不用口頭溝通等。

5.3 建立有效暢通的溝通渠道

在項目管理中，項目經理應根據項目的特點及項目信息量，選擇合適的項目組織結構，合理分配項目中橫向和縱向的信息流動，使各部門和團隊成員都能獲得準確固定的信息來源。此外，可建立多種溝通平臺，如微信群、公司即時通訊（RTX）等，最大程度保障溝通順暢，使得信息在傳遞過程中保持原始狀態，不失真。還可建立溝通反饋機制，對于重大問題的溝通或者多人間的溝通，必須要求信息接收方對信息的溝通結果進行確認，以確保信息的準確有效。

5.4 建立良好的溝通環境

為了促進項目團隊成員間的交流與溝通，使其在相互熟悉了解的過程中建立起友誼和信任，減少沖突，提升團隊的合作意識，強化團隊成員以實現項目目標為重的思想，項目經理應建立一個非常完善的溝通交流環境，如進行團隊建設、經驗交流會、周末拓展訓練等活動，通過這些來改善團隊成員之間的人際關系，提升團隊的凝聚力以及整體的競爭力。

5.5 掌握高效的溝通技巧

溝通技巧無論在外部干系人還是項目團隊內部都十分重要。在溝通前，項目管理者首先要弄清楚溝通的目的和對方的要求，在確定溝通目標的前提下，做好相應準備，并根據不同的目的選擇不同的溝通形式。其次，要善于聆聽。在與對方溝通時要精力集中，并積極判斷思考，領會對方的意圖。此外，應避免無休止的爭論。在溝通過程中不可避免的會在技術、方案等方面出現分歧導致無休止的爭論且極大的浪費時間，在這種情況下，應本著一切從項目實際出發，分析并解決問題，通過詳細的協商平衡，達到對問題的最優解決，項目經理此時應發揮自己的權威性，充分利用自己對項目的決策權。

6 結語

項目溝通管理作為項目管理工作中的核心，貫穿于現代項目管理的其他的八個管理領域當中，是現在項目管理中的溝通紐帶。對于一個項目來說，項目溝通管理的主要目標和作用是維護和處理好客戶、供應商、團隊內部等所有干系人的關系，并且在項目執行過程中及時發現存在的問題并解決。做好項目溝通管理，才能充分調動所有項目干系人的工作積極性和創造性，對項目起到整體推進作用，確保項目最終獲得成功。

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作者簡介：

董建寶（1982.09），男，漢族，河北唐山人，大學本科學歷，中車唐山機車車輛有限公司，工程師，主要從事軌道車輛項目管理工作。