大數(shù)據(jù)背景下事業(yè)單位電子檔案信息化管理探討

賈海云

摘 要：大數(shù)據(jù)背景下事業(yè)單位電子檔案信息化管理工作不僅意味著挑戰(zhàn)，同時(shí)也意味著機(jī)遇。這就需要各個(gè)事業(yè)單位高度重視電子檔案信息化管理，基于此，本文概述了大數(shù)據(jù)，闡述了大數(shù)據(jù)對(duì)事業(yè)單位電子檔案信息化管理的主要影響，對(duì)大數(shù)據(jù)背景下加強(qiáng)事業(yè)單位電子檔案信息化管理的策略進(jìn)行了探討分析。

關(guān)鍵詞：大數(shù)據(jù)；事業(yè)單位；電子檔案；信息化管理；影響；策略

大數(shù)據(jù)背景下的事業(yè)單位電子檔案信息化管理工作載體、儲(chǔ)存方法均發(fā)生了巨大變化，事業(yè)單位電子檔案信息化管理工作必須采取有效策略應(yīng)對(duì)大數(shù)據(jù)時(shí)代帶來(lái)的挑戰(zhàn)以及抓住各種機(jī)遇。以下就大數(shù)據(jù)背景下事業(yè)單位電子檔案信息化管理進(jìn)行探討。

一、大數(shù)據(jù)的概述

大數(shù)據(jù)是指種類多、數(shù)據(jù)流量大、容量大特性且價(jià)值高的復(fù)雜數(shù)據(jù)集合。大數(shù)據(jù)技術(shù)就是從各種各樣類型的數(shù)據(jù)中，快速獲得有價(jià)值信息的能力。大數(shù)據(jù)技術(shù)的特征主要表現(xiàn)為：第一、數(shù)據(jù)體量巨大。從TB級(jí)別，躍升到PB級(jí)別；第二、數(shù)據(jù)類型繁多，包括網(wǎng)絡(luò)日志、視頻、圖片、地理位置信息等等。第三、處理速度快，可從各種類型的數(shù)據(jù)中快速獲得高價(jià)值的信息；第四、只要合理利用數(shù)據(jù)并對(duì)其進(jìn)行正確、準(zhǔn)確的分析。業(yè)界將其歸納為4個(gè)“V”——Volume（大量）、Variety（多樣）、Velocity（高速）、Value（價(jià)值）。

二、大數(shù)據(jù)對(duì)事業(yè)單位電子檔案信息化管理的主要影響

大數(shù)據(jù)對(duì)事業(yè)單位電子檔案信息化管理的影響主要表現(xiàn)為：（1）提升檔案管理工作效率。通過大數(shù)據(jù)技術(shù)的有效應(yīng)用，事業(yè)單位電子檔案信息化管理工作能夠針對(duì)相關(guān)的信息資料進(jìn)行更為全面的收集、聚類、分類以及相關(guān)性分析，可以針對(duì)相關(guān)數(shù)據(jù)的聯(lián)系進(jìn)行深入的分析，事業(yè)單位電子檔案信息化管理相關(guān)的流程均能夠利用大數(shù)據(jù)技術(shù)來(lái)開展，使得檔案管理工作的效率得以大幅提升，為事業(yè)單位各項(xiàng)決策的制定提供更為準(zhǔn)確的依據(jù)。（2）達(dá)成科學(xué)化管理的目的。事業(yè)單位傳統(tǒng)的檔案管理通常都是基于經(jīng)驗(yàn)來(lái)開展，檔案大部分時(shí)候的作用僅僅在于收藏、記錄，為事業(yè)單位各項(xiàng)工作的支持相對(duì)較為有限。通過大數(shù)據(jù)技術(shù)的應(yīng)用，使得事業(yè)單位各項(xiàng)工作的開展均能夠與檔案管理進(jìn)行全面的對(duì)接，相關(guān)的檔案數(shù)據(jù)處理能夠?qū)崿F(xiàn)信息化管理的同時(shí)，也可以進(jìn)行有效的對(duì)比，各項(xiàng)工作的開展均能夠獲得基于大數(shù)據(jù)分析后的信息支持，真正達(dá)成量化管理的目標(biāo)，保障各項(xiàng)工作開展。

三、大數(shù)據(jù)背景下加強(qiáng)事業(yè)單位電子檔案信息化管理的策略

1、加強(qiáng)軟硬件基礎(chǔ)建設(shè)。大數(shù)據(jù)背景下要想進(jìn)一步提升事業(yè)單位電子檔案信息化管理的水平，全面加強(qiáng)軟硬件基礎(chǔ)建設(shè)是其基礎(chǔ)所在。大數(shù)據(jù)技術(shù)的應(yīng)用對(duì)檔案管理軟硬件的要求極高，對(duì)應(yīng)的配套設(shè)施要求也需要更為完善，比如高性能計(jì)算機(jī)、互聯(lián)網(wǎng)、掃描儀、檔案管理軟件等諸多方面。而要想全面完善事業(yè)單位電子檔案信息化管理軟硬件基礎(chǔ)設(shè)施，需要依靠巨大的資金作為支撐。這就需要事業(yè)單位將檔案信息化建設(shè)納入到未來(lái)發(fā)展的戰(zhàn)略與規(guī)劃當(dāng)中，主動(dòng)制定一套系統(tǒng)的發(fā)展計(jì)劃，全面加大檔案管理方面的投入力度，促進(jìn)檔案信息化建設(shè)的有序推進(jìn)。與此同時(shí)，事業(yè)單位還應(yīng)當(dāng)在內(nèi)部宣傳檔案管理信息化建設(shè)的重要作用，使得各個(gè)部門都能夠意識(shí)到檔案管理信息化建設(shè)的重要性，在日常工作進(jìn)程中給予良好的支持，各方面之間的工作得以有效協(xié)調(diào)，為檔案管理信息化建設(shè)的推進(jìn)奠定扎實(shí)的基礎(chǔ)。

2、加強(qiáng)檔案大數(shù)據(jù)管理平臺(tái)建設(shè)。大數(shù)據(jù)背景下的事業(yè)單位電子檔案信息化管理要想將不同部門的檔案信息資料整合到同一個(gè)平臺(tái)中運(yùn)行，關(guān)鍵在于能夠建立健全大數(shù)據(jù)管理平臺(tái)，依次存放各個(gè)部門相關(guān)的信息資料，同時(shí)整理相關(guān)行業(yè)領(lǐng)域的信息資料?；谏鲜龃髷?shù)據(jù)管理平臺(tái)，針對(duì)整個(gè)事業(yè)單位檔案信息資料進(jìn)行有效的收集、整合以及共享之后，可以綜合利用大數(shù)據(jù)技術(shù)，實(shí)現(xiàn)事業(yè)單位檔案信息資料的可視化，便于針對(duì)相關(guān)數(shù)據(jù)進(jìn)行更為深入的對(duì)比分析。比如，事業(yè)單位職工隊(duì)伍當(dāng)中各個(gè)職稱的占比，通過該平臺(tái)能夠進(jìn)行直觀的展示，并且可以直接與其他事業(yè)單位之間進(jìn)行對(duì)比，能夠直觀的了解自身在上述方面存在的優(yōu)劣勢(shì)。除此之外，通過大數(shù)據(jù)管理平臺(tái)，能夠直觀展示各種檔案資源，事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)層僅僅需要簡(jiǎn)單的檢索就能夠了解相關(guān)的內(nèi)容，真正為管理層各項(xiàng)決策的制定奠定扎實(shí)的基礎(chǔ)，保障決策制定的科學(xué)性、合理性。

3、強(qiáng)化檔案資料挖掘開發(fā)。隨著信息技術(shù)的快速發(fā)展，大部分事業(yè)單位電子檔案信息化管理工作均已經(jīng)開始進(jìn)行信息化建設(shè)，但這種信息化建設(shè)大部分時(shí)候往往局限在硬件方面，檔案信息資料方面的挖掘開發(fā)工作仍舊存在較大滯后性。大數(shù)據(jù)背景的檔案信息化建設(shè)工作對(duì)檔案資料挖掘開發(fā)工作要求極高，需要事業(yè)單位在檔案管理信息化建設(shè)的進(jìn)程中以檔案資料挖掘開發(fā)作為核心，針對(duì)各個(gè)機(jī)構(gòu)雜亂的檔案信息資料進(jìn)行全面的整合，將其全面納入到統(tǒng)一的系統(tǒng)當(dāng)中，并建立相應(yīng)的檔案管理體系，使得事業(yè)單位內(nèi)部能夠形成良好的溝通機(jī)制，使得檔案資料挖掘開發(fā)能夠形成科學(xué)的分級(jí)管理體系，保障檔案資料挖掘開發(fā)的有序推進(jìn)。需要注意的是，事業(yè)單位針對(duì)檔案信息資料所進(jìn)行的挖掘開發(fā)并非進(jìn)行簡(jiǎn)單的整合，而是需要針對(duì)零散的檔案信息資料實(shí)施再分類處理，全面保障檔案資料挖掘開發(fā)的質(zhì)量。

4、加強(qiáng)檔案管理隊(duì)伍培訓(xùn)教育。大數(shù)據(jù)背景下對(duì)事業(yè)單位電子檔案信息化管理工作提出了諸多要求，同時(shí)也對(duì)廣大檔案管理人員的綜合素質(zhì)提出了更多的要求，檔案管理人員不但需要具備檔案管理知識(shí)、檔案業(yè)務(wù)知識(shí)以及信息技術(shù)知識(shí)等，并且還應(yīng)當(dāng)系統(tǒng)學(xué)習(xí)大數(shù)據(jù)相關(guān)的知識(shí)內(nèi)容，才能有效保障大數(shù)據(jù)技術(shù)的有效應(yīng)用。這就需要各個(gè)事業(yè)單位高度重視檔案管理隊(duì)伍的培訓(xùn)教育，通過以下兩點(diǎn)措施來(lái)提升檔案管理隊(duì)伍的整體素質(zhì)：其一，主動(dòng)引入專業(yè)的檔案管理人才與信息技術(shù)人才，建立健全人才引進(jìn)、流動(dòng)機(jī)制，針對(duì)檔案管理隊(duì)伍進(jìn)行不斷的優(yōu)化；其二，事業(yè)單位需要綜合參考檔案管理事業(yè)未來(lái)的發(fā)展戰(zhàn)略，同時(shí)綜合參考大數(shù)據(jù)技術(shù)未來(lái)發(fā)展態(tài)勢(shì)，全面加強(qiáng)檔案管理隊(duì)伍的培訓(xùn)教育，通過多元化的方式來(lái)開展培訓(xùn)教育工作，真正將檔案管理隊(duì)伍打造成一支綜合素質(zhì)過硬、專業(yè)技術(shù)強(qiáng)的綜合型人才隊(duì)伍。

5、加強(qiáng)大數(shù)據(jù)思維宣傳教育。大數(shù)據(jù)背景下要想促進(jìn)事業(yè)單位電子檔案信息化管理的順利推進(jìn)，思維的轉(zhuǎn)變是先決條件。這就需要各個(gè)事業(yè)單位在內(nèi)部樹立現(xiàn)代化的管理理念，全面加大大數(shù)據(jù)思維的宣傳教育力度，使得內(nèi)部職工均能夠意識(shí)到大數(shù)據(jù)的重要性，主動(dòng)投入到事業(yè)單位電子檔案信息化管理中來(lái)。具體來(lái)說(shuō)，事業(yè)單位電子檔案信息化管理部門應(yīng)當(dāng)組織檔案管理人員進(jìn)行系統(tǒng)的培訓(xùn)教育，系統(tǒng)介紹大數(shù)據(jù)技術(shù)概念、優(yōu)勢(shì)、特征，并主動(dòng)邀請(qǐng)相關(guān)專家，進(jìn)一步提升檔案人員信息素養(yǎng)。與此同時(shí)，事業(yè)單位還應(yīng)當(dāng)在內(nèi)部廣泛宣傳大數(shù)據(jù)思維，使得其他部門的職工均能夠意識(shí)到大數(shù)據(jù)對(duì)事業(yè)單位發(fā)展的重要性，能夠主動(dòng)配合檔案信息化建設(shè)的開展。

結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，為了做好大數(shù)據(jù)背景下事業(yè)單位電子檔案信息化管理工作，必須針對(duì)大數(shù)據(jù)技術(shù)進(jìn)行全面分析，通過加強(qiáng)軟硬件基礎(chǔ)建設(shè)、加強(qiáng)大數(shù)據(jù)管理平臺(tái)建設(shè)、加強(qiáng)檔案資料挖掘開發(fā)工作、強(qiáng)化檔案管理隊(duì)伍培訓(xùn)教育以及加強(qiáng)大數(shù)據(jù)思維宣傳教育等策略，從而提高事業(yè)單位電子檔案信息化管理水平。

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