行政單位加強(qiáng)檔案管理的措施

王向武

摘 要：檔案管理工作是行政單位公務(wù)工作的組成部分。檔案管理工作的強(qiáng)化，既可以促進(jìn)行政單位檔案管理水平的有效提升，也可以讓行政單位的社會(huì)管理能力得到強(qiáng)化。本文主要從行政單位檔案管理工作中存在的問(wèn)題入手，對(duì)加強(qiáng)檔案管理的措施進(jìn)行了探究。

關(guān)鍵詞：行政單位；檔案管理；

檔案管理工作是事關(guān)行政單位重要事務(wù)信息記錄的重要工作。目前我國(guó)大多數(shù)行政單位均已經(jīng)構(gòu)建了較為成熟的檔案管理體系。在多種因素的制約下，檔案安全管理問(wèn)題已經(jīng)成為事關(guān)檔案管理工作的重要問(wèn)題。信息技術(shù)的應(yīng)用，也要求行政單位檔案管理部門(mén)借助電子化的檔案管理體系對(duì)檔案管理信息的實(shí)效性進(jìn)行提升。

一、行政單位檔案管理工作中存在的問(wèn)題

1.對(duì)檔案管理工作缺乏認(rèn)識(shí)

行政單位檔案在提升行政單位管理水平、推動(dòng)社會(huì)發(fā)展的過(guò)程中發(fā)揮重要的作用。檔案安全意識(shí)的缺失，是行政單位工作人員對(duì)檔案管理工作缺乏認(rèn)識(shí)的表現(xiàn)。一些工作人員僅僅將檔案管理工作看作是文件、材料和報(bào)表等內(nèi)容的收集整理工作，因而對(duì)檔案管理工作缺乏重視。檔案資料缺失是行政機(jī)關(guān)在對(duì)檔案管理工作缺乏認(rèn)識(shí)的情況下所產(chǎn)生的問(wèn)題，由此而引發(fā)的泄密問(wèn)題會(huì)給行政機(jī)關(guān)日常工作的開(kāi)展帶來(lái)一些不利影響。

2.安全管理制度、檔案保管設(shè)施不完善

檔案安全管理制度的缺失，是一些行政單位在檔案管理工作中存在的突出問(wèn)題。一些行政單位對(duì)檔案存儲(chǔ)制度、分類制度和保密制度缺乏嚴(yán)格規(guī)定，在未對(duì)檔案保障體系和檔案安全檢查機(jī)制進(jìn)行明確的情況下，檔案安全隱患會(huì)成為檔案管理工作的主要影響因素。

3.檔案管理軟硬件條件相對(duì)有限

行政機(jī)關(guān)的檔案管理工作對(duì)檔案管理人員的管理技術(shù)和應(yīng)用于檔案管理的軟硬件設(shè)施有著較為嚴(yán)格的要求。檔案管理軟硬件設(shè)施不達(dá)標(biāo)，也難以讓檔案管理工作應(yīng)有的作用得到發(fā)揮。

二、行政單位加強(qiáng)檔案管理工作的有效措施

1.增強(qiáng)行政單位檔案管理工作的認(rèn)識(shí)

行政單位領(lǐng)導(dǎo)要提高對(duì)檔案管理工作的認(rèn)識(shí)，加強(qiáng)對(duì)檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)力度，強(qiáng)化檔案管理人員的安全意識(shí)。構(gòu)建檔案安全管理責(zé)任制，將檔案工作提升到與業(yè)務(wù)工作和行政工作同等重要的高度，促進(jìn)檔案工作人員更好地履行自身職能。

2.對(duì)檔案安全管理措施進(jìn)行強(qiáng)化

健全檔案管理機(jī)制，對(duì)檔案安全管理基礎(chǔ)工作和檔案資料保密工作進(jìn)行強(qiáng)化，是對(duì)檔案安全管理機(jī)制進(jìn)行強(qiáng)化的有效措施。在構(gòu)建獨(dú)立化的檔案管理部門(mén)以后，行政單位需要為檔案管理部門(mén)配備專業(yè)化的檔案管理人員。從人員和制度兩方面入手，對(duì)檔案安全管理保障體系進(jìn)行完善，可以為檔案業(yè)務(wù)的規(guī)范執(zhí)行提供保障。為了在對(duì)檔案管理機(jī)制的規(guī)范性進(jìn)行強(qiáng)化的基礎(chǔ)上，提升檔案安全管理水平，行政單位需要從檔案材料的收集整理和檔案材料的轉(zhuǎn)入、轉(zhuǎn)出過(guò)程等方面入手，對(duì)檔案管理工作中的基礎(chǔ)性工作進(jìn)行強(qiáng)化。在檔案管理設(shè)施的應(yīng)用過(guò)程中，行政單位需要遵循獨(dú)立化、規(guī)范化和安全化的原則。針對(duì)檔案材料管理工作中的保密工作，行政單位需要指派專人負(fù)責(zé)檔案室的管理工作。檔案存儲(chǔ)場(chǎng)所不得允許無(wú)關(guān)人員隨意進(jìn)出。為了對(duì)檔案安全管理體系進(jìn)行強(qiáng)化，行政機(jī)關(guān)也需要在檔案存儲(chǔ)場(chǎng)所中應(yīng)用報(bào)警裝置和攝錄裝置。對(duì)于一些事關(guān)國(guó)家安全和國(guó)家機(jī)密的檔案資料，行政機(jī)關(guān)需要根據(jù)《檔案法》和《保密法》的規(guī)定，對(duì)檔案信息的保密級(jí)別和保密期限進(jìn)行明確，并要嚴(yán)格執(zhí)行檔案保密級(jí)別調(diào)整制度。

3.加強(qiáng)檔案管理電子化建設(shè)

電子化檔案管理體系的應(yīng)用，可以在降低檔案信息管理成本的基礎(chǔ)上，提升檔案管理工作的服務(wù)功效。制度創(chuàng)新和管理創(chuàng)新是推進(jìn)行政單位檔案管理電子化建設(shè)的有效措施。自上而下的電子檔案管理制度的構(gòu)建，可以讓電子檔案的制作工作得到規(guī)范。電子檔案與網(wǎng)絡(luò)辦公一體化系統(tǒng)的有效整合，可以為行政機(jī)關(guān)局域網(wǎng)內(nèi)的信息共享提供技術(shù)支持。對(duì)硬件設(shè)備和應(yīng)用程序的維護(hù)工作進(jìn)行強(qiáng)化，是促進(jìn)檔案管理電子化效率提升的有效方式。對(duì)電子化檔案管理工作所依賴的技術(shù)和數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)進(jìn)行有效保存，可以為新型管理技術(shù)的推廣提供幫助。在電子化檔案管理體系的建構(gòu)過(guò)程中，行政單位需要對(duì)高素質(zhì)檔案人才隊(duì)伍在檔案管理工作中的重要性充分尊重，進(jìn)而在培養(yǎng)高素質(zhì)復(fù)合型人才的過(guò)程中，對(duì)他們的事業(yè)性和奉獻(xiàn)精神進(jìn)行強(qiáng)化，對(duì)檔案管理專門(mén)人才的成長(zhǎng)規(guī)律和流動(dòng)規(guī)律進(jìn)行關(guān)注，可以讓行政單位借助最佳人才結(jié)構(gòu)開(kāi)展檔案管理工作，因而在加強(qiáng)檔案管理的過(guò)程中，行政單位也需要對(duì)檔案管理人員的工作積極性進(jìn)行充分調(diào)動(dòng)。

總之，行政單位檔案在提升行政單位管理水平、推動(dòng)社會(huì)發(fā)展的過(guò)程中發(fā)揮重要的作用。增強(qiáng)對(duì)檔案工作的認(rèn)識(shí)、加強(qiáng)檔案安全管理措施和構(gòu)建電子化檔案管理體系，是促進(jìn)行政單位檔案管理科學(xué)發(fā)展的有效措施。

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